Productivité : tout sur le Deep Work

1. C’est quoi le deep work ?
2. Te concentrer profondément sur tes missions complexes
3. Planifier tes sessions de Low et Deep Work
4. Dire bye bye aux distractions

C’est quoi le deep work ?

Le Deep Work est un peu la réponse à toutes les distractions de notre quotidien. En tant qu’entrepreneur.e, je pense bien sûr à la boîte mails, aux notifications, appels clients, idées imprévues… Bref, toutes ces petites choses qui t’empêchent d’être pleinement focus sur ton travail. Au-delà de te distraire, ce sont surtout des choses qui te donnent le sentiment d’être surchargé.e. Du coup, c’est aussi la pression et le stress qui empêchent ton cerveau d’exploiter pleinement son potentiel 🧠.

Le Deep Work est donc une capacité à développer pour accomplir un travail de qualité, en mode ultra-focus. C’est un super pouvoir de concentration pour atteindre ses objectifs dans les temps. Et on le sait, le temps est souvent l’ennemi n°1 dans l’entrepreneuriat. Le Deep Work est donc à associer à une bonne organisation de travail pour ne plus lui courir après ⚡️. Pour bien comprendre comment ça fonctionne, il faut différencier deux types de tâches :

➖ Le travail low : ce sont toutes les « petites » tâches qui ne nécessitent pas 100% de tes compétences. En tant que freelance, c’est tout ce qui est lié à la gestion (des emails, des commentaires & co compris), la logistique, l’administratif voire la facturation. Même si, on est bien d’accord, ce dernier point mérite toute ton attention 😅. Je prends ces exemples pour que tu comprennes bien que ces tâches-là ne créent pas beaucoup de valeur dans ton quotidien. Ce sont des tâches pas forcément fun certes, mais surtout faciles à effectuer. Et elles mobilisent généralement beaucoup moins de temps que la seconde catégorie de tâches ⤵️

➖ Le Deep Work : à l’opposé, cette méthode de travail est réservée aux tâches les plus complexes. Celles qui nécessitent le plus de RAM, de compétences, de réflexion, de concentration, etc. Ce sont généralement les tâches qui se situent dans ta zone de génie, que ce soit pour toi-même ou tes clients en freelance. Lors de sessions de Deep Work, tes efforts sont entièrement tournés vers la tâche en cours, ce qui crée de la valeur et améliore tes compétences 🧐

Il s’agit donc de trier tes tâches pas uniquement par ordre de priorité, mais aussi par niveau de difficulté / valeur ajoutée / concentration requise. Alterner travail low et Deep Work t’aidera à mieux utiliser ton temps et ton cerveau ✌️

Te concentrer profondément sur tes missions complexes

Tu l’auras compris, le Deep Work te permettrait donc de rester concentré.e plusieurs heures sur une tâche. En théorie, il n’y a rien de plus simple. En pratique, toi et moi savons que c’est bien plus complexe que ça n’en a l’air 😂. Pour obtenir ce super pouvoir de concentration, rien de tel qu’un bon entraînement avec quelques bonnes pratiques :

✔️ Commence par clarifier ta to do list. Passer rapidement en mode Deep Work nécessite de savoir exactement ce que tu as à faire, et comment le faire. L’idéal est de ne pas te laisser emporter par des pensées qui t’éloignent de ton objectif. De type : « bon, on fait quoi maintenant ?« , « mince, par quoi je commence ?« , « Comment je fais ça déjà ? » etc. 💭 Ici, on va droit au but avec des objectifs, un plan d’actions et une to-do précise. Quelques minutes de planification te feront gagner un temps précieux et pleinement opérationnel. Tu ne dois pas te poser de questions sur l’intérêt d’effectuer une tâche, ou sur le bon process à suivre. Si tu n’as pas d’outils pour ça, je te recommande vivement de t’intéresser à Notion pour la gestion de ta to do 🔥

✔️ Prioriser tes tâches. Pour bénéficier du pouvoir du Deep Work, tu dois bien sûr apprendre à trier et prioriser chacune de tes tâches. Il faut bien faire la différence entre ce qui va te demander plus ou moins d’énergie. L’objectif est ensuite d’articuler tes journées de travail autour de ces 2 catégories (low et deep work). Ça veut aussi dire qu’il n’est plus question de repousser les tâches les plus complexes. Ce sont celles qui devront être programmées sur les moments stratégiques. Typiquement, je te conseille par exemple de commencer ta journée par le plus difficile si tu te sens énergisé.e à ce moment de la journée ⚡️. On reparle de l’organisation en mode Deep Work juste après ! 🤓

✔️ Éviter (absolument) le multi-tâches. Je dirais que faire du multi-tâches est l’opposé même du concept du Deep Work. Dans la première situation, tu as l’impression de gérer plusieurs choses à la fois, mais tu n’en termines qu’une toute petite partie. Dans la seconde, tu concentres toute ton énergie sur la réalisation d’une tâche de A à Z. Tu vas donc gagner du temps (en ne passant pas du coq à l’âne) et sans doute réaliser un travail de meilleure qualité. Pour cela, tu as aussi besoin d’estimer le temps passé sur une tâche (en sachant qu’il vaut toujours mieux prévoir + large que pas assez). Ça t’aidera à savoir ce que tu peux réellement englober dans ta session de Deep Work 📦

Planifier tes sessions de Low et Deep Work

🗓 Passons à la pratique ! Depuis longtemps, Julie et moi raisonnons en blocs de temps dans notre agenda. Chaque bloc est destiné à la réalisation d’une tâche ou d’un groupe de tâches liées. Le concept est simple : on compartimente notre to-do list en rassemblant les tâches similaires sur une même période. 📍 Par exemple : par client, par thème, par importance, etc. Jusqu’à aujourd’hui, cette organisation par bloc fonctionne pour nous et nous permet d’être efficaces. Mais comme tu l’as vu, les blocs de temps Deep work ont fait leur apparition sur nos plannings depuis peu. Concrètement, il s’agit de se planifier un gros bloc de 3 ou 4 heures pendant lequel on restera 100% focus sur une seule chose. Et pour se laisser un peu de flexibilité, on choisit la tâche à effectuer selon la motivation, l’énergie et le mood du moment 👌

➡️ Entrer dans un état profond de concentration n’arrive pas toujours sur commande. C’est pourquoi tu peux prévoir tes blocs de temps à l’avance, mais pas forcément les sujets précis sur lesquels tu travailleras. Planifier des tâches précises à réaliser dans ta journée peut avoir un côté décourageant. Si tu as le temps de tout faire, c’est une fierté. Si tu as mal estimé ton temps de travail ou ta capacité de concentration, tu seras frustré.e. Planifier des sessions low et deep work t’offrira donc plus de flexibilité. Bien sûr, il faut être au clair sur tes deadlines, certaines tâches devant être réalisées à un moment bien précis ⏳

Sache qu’il y a aussi différentes façons de tester le mode deep work dans ton agenda :

✔️ Sortir complètement de ton quotidien pour une courte période (ou philosophie monastique). Ici, il s’agit carrément de partir t’enfermer quelque part, loin de tes habitudes, pour avancer sur un projet de grande envergure. Oui, un peu comme un.e écrivain.e qui loue une cabane au fond des bois pour écrire son prochain roman 😅. C’est quelque chose que l’on expérimente de temps en temps avec Julie, seules dans notre coin ou ensemble 🤓. Et ça nous permet de nous consacrer entièrement à un gros projet et d’avancer beaucoup plus vite qu’en temps normal !

✔️ Planifier un long bloc de plusieurs heures (ou philosophie bimodale). C’est le cas que l’on a déjà vu : un bloc de 4 à 6 heures pour être 100% focus sur une grosse tâche. C’est un moment où tu dois te mettre dans de bonnes conditions de concentration. Ça veut dire : t’isoler du reste du monde et mettre une playlist dans tes oreilles (tu du choix spécial concentration sur Youtube ou Spotify en termes de playlists d’ailleurs 🎧). Autour de ce bloc de temps, tu peux articuler d’autres petites tâches rapides ou très simples à effectuer (low work).

✔️ Planifier des blocs de temps plus courts mais réguliers tout au long de la semaine. C’est aussi ce qu’on appelle la philosophie rythmique. Une technique similaire à Pomodoro : des sessions plus ou moins longues (à partir de 30 minutes) entrecoupées de mini-pauses pour t’aérer l’esprit. Cette méthodologie est très répandue pour arriver au bout d’une to-do list. En revanche, je ne suis pas certaine qu’elle colle parfaitement au modèle Deep Work. Être profondément focus demande un peu plus de temps ⏱

💡 Tu as remarqué que chaque manière d’intégrer le Deep Work est rattachée à une « philosophie ». Ce sont les définitions données par Cal Newport, l’auteur de Deep Work : Rules for Focused Sucess in a Distracted World 🇺🇸. C’est donc de lui que nous vient principalement la notion de Deep Work. Si tu veux creuser ce sujet de ton côté, tu sais désormais où trouver l’inspiration 🤗

Dire bye bye aux distractions

De manière évidente, le Deep Work n’est pas compatible avec toutes les petites distractions du quotidien. Je ne vais pas te faire ici une liste de conseils pour être plus productif.ve en freelance. Aujourd’hui, j’en profite plutôt pour te dire que ta capacité à être focus dépend surtout d’une démarche volontaire. Voire d’auto-displicine très disciplinée 😂. Se mettre en mode deep work, ce n’est pas uniquement couper ton téléphone et fermer ta boîte email. Bien sûr, c’est nécessaire pour ne pas être dérangé.e toutes les 5 minutes. Mais il s’agit surtout de te mettre toi-même en condition de travail intense. C’est donc surtout un effort mental pour couper ton cerveau et le canaliser sur une seule chose. Et je te rassure : ce n’est (généralement) pas possible de le faire une journée entière.

➡️ On estime qu’il n’est possible d’être 100% focus que pendant 3 ou 4 heures par jour. Ces quelques heures vident littéralement tes batteries. Mais elles te permettent de réaliser une montagne de travail en y mettant le meilleur de toi-même. Le reste de la journée n’est pas improductif pour autant. Mais tu peux plus facilement te permettre de laisser la place aux imprévus et aux distractions 👋

Concrètement, ce que tu peux faire pour trouver cette détermination en toi :

✔️ Prévoir où, quand et comment tu vas travailler (classique). On a déjà vu la planification de sessions low et deep work. Pense aussi à favoriser un espace de travail propice. Que tu aies ton propre bureau fermé ou non, tu dois pouvoir te détacher de toute gêne environnante. Concrètement : un espace de travail minimaliste, un bureau d’ordinateur ou des outils cleans, un process simple, etc.

✔️ Trouver une routine qui favorise ton passage au mode Deep Work. Ça peut être le fait de prendre une bouffée d’air en allant marcher et en profiter pour commencer à cogiter. Mais aussi : prendre une bonne douche juste avant de t’y mettre, faire une séance de méditation pour vider ton sac de pensées, etc. 💭 C’est vraiment une question de personnalité et de sensibilité.
Avoir une routine est bien plus qu’une bonne résolution. Au fil du temps, elle donne à ton cerveau certains automatismes que l’on recherche ici 🧠

✔️ Changer ta manière de mesurer ta productivité. On sait tous que rester 8 heures par jour à son bureau ne veut pas dire être efficace pendant 8 heures. Et on sait tous qu’il n’est pas toujours possible d’atteindre ses objectifs quantitatifs de travail pendant ces 8 heures. Plutôt que de placer le curseur de productivité sur le nombre de tâches réalisées, place-le sur le nombre d’heures en mode deep work. Cette manière de voir les choses te permettra de te sentir plus accompli.e à la fin de ta journée de travail. Tu sauras que tu as réalisé x vraies heures de travail focus, et qu’il est temps de déconnecter sans culpabiliser 😎

Pour terminer, je te dirais que le Deep Work peut aussi s’accompagner d’une réduction de tes tâches « mineures ». Ici, je pense aussi bien aux petites choses à automatiser dans ton business qu’à ce que tu peux déléguer. Ça peut donc être des missions importantes pour toi, mais sur lesquelles tu ne veux/peux plus consacrer ton temps et ton 🧠. En freelance, tu es par définition seul.e à la barre et il est donc parfois difficile d’arriver à déclencher cet état de focus intense. Pourtant, tu verras que déléguer efficacement est sans doute l’investissement le plus précieux dans ton activité. C’est en tout cas un de ceux qui te permettent de travailler plus souvent en mode Deep Work 💪