Objectif diplomatie dans ma vie de Freelance

1. Quelques pré-requis
2. La diplomatie avec ses clients
3. La diplomatie avec ses collègues freelances
4. La diplomatie avec les autres

Quelques pré-requis

Selon moi, la diplomatie n’est pas innée, ce n’est pas un don de la nature ou quelque chose dont on hérite.  Bien sûr, selon notre caractère/personnalité, notre éducation, notre expérience de vie…etc la diplomatie peut être plus naturelle chez certains d’entre nous. Mais quoi qu’il en soit, c’est quelque chose qu’on peut acquérir / travailler / affiner avec le temps ! 

Cependant la diplomatie requiert tout de même certaines composantes indissociables (mais, j’insiste, ces capacités peuvent se travailler donc on n’abandonne pas sous prétexte qu’on « n’est pas comme ça de base » !), notamment  :

 Connaitre les bases du respect au sens large (politesse, savoir-vivre, langage…etc)
 Savoir être à l’écoute de l’autre
 Savoir réfléchir avant de parler
 Bien choisir ses mots, ses tournures de phrases et son ton (je sais, c’est plus facile à l’écrit qu’à l’oral !)
 Savoir gérer ses émotions et garder la maitrise de soi

Le but de la diplomatie ? Il peut y en avoir mille selon le contexte et les situations. Mais, en règle générale, l’objectif de la diplomatie vise la paix et le bien-être.   Ne pas heurter quelqu’un / éviter un conflit ou en sortir / ne pas envenimer une situation / faire passer un message en douceur…etc.

La diplomatie avec ses clients

J’ai choisi ce cas de figure en premier car c’est, selon moi, celui où la diplomatie ET la non-diplomatie peuvent avoir l’impact le plus fort pour ta vie professionnelle.  Dans notre parcours de freelance, combien de fois avons-nous eu l’envie d’envoyer chier un client ? Combien de fois avons-nous eu les nerfs à vif au point d’avoir envie de poser une bombe chez ce même client ? Combien de fois avons-nous du prendre sur nous pour ne pas le faire ?

 Réponse : PLEIN !

Que ce soit en MP sur nos comptes Instagram (Julia & Julie) ou encore par mails, vous êtes nombreux à nous demander des conseils pour gérer des situations difficiles avec vos clients.  Sachez qu’on les vit tout autant que vous et que la recette n’est pas miracle, simplement la diplomatie peut être un ingrédient important. Quelles que soient la nature du « conflit » avec ton client, la gravité de la situation et finalement ton envie de continuer à travailler avec lui, il faudra quoi qu’il en soit passer par la case diplomatie.

Facture impayée, travail critiqué à tort, décision incohérente, demande irréaliste, mauvaise foi, multiples retouches injustifiées… je pourrais lister 1001 exemples de situations qui peuvent nous irriter et/ou nous tourmenter en tant que prestataire.  Mais ta réaction, en tant que professionnel(lle), doit refléter les valeurs que tu portes et l’image que tu souhaites véhiculer.

C’est là qu’intervient la nuance entre : être diplomate et s’asseoir sur son intégrité morale.

La diplomatie, ce n’est pas mentir.
La diplomatie, ce n’est pas cautionner l’incautionnable.
La diplomatie, ce n’est pas non plus se laisser marcher dessus.

 Tout réside finalement dans la manière de dire et de faire.

Voici quelques ingrédients qui peuvent t’aider à réagir avec diplomatie :

 Ne jamais être grossier, irrespectueux ou agressif même si ça pourrait être légitime. Sache que ça te portera toujours préjudice et que ça aura toujours tendance à décrédibiliser toutes les choses censées et fondées que tu dis autour.
 Se concentrer sur les faits : c’est-à-dire réagir avec raison & logique plutôt qu’avec émotions & opinions.
 Trouver des compromis : l’idée étant de tenter de satisfaire au mieux les deux parties dans un schéma gagnant-gagnant.
 Te poser la question : à quel point le jeu en vaut la chandelle ? Ou plutôt, quel est le prix du combat en comparaison du gain au final. Et aussi, combien de temps puis-je me permettre de perdre ici ?

Exemple #1 : un client me demande de rédiger un article de blog dont le sujet n’est absolument pas pertinent mais il y croit dur comme fer. 

Je vais expliquer que je comprends ce qu’il dit mais que je considère que son choix n’est pas approprié pour telle et telle raison factuelle. Je lui rappelle que je ne peux travailler que sur des choses auxquelles je crois profondément et que je préfère donc qu’il fasse appel à quelqu’un d’autre.

Exemple #2 : un client me dit que mon prix est trop élevé et me demande de le baisser. 

Je réponds calmement que : mes prix sont calculés de manière sur-mesure en prenant en compte plusieurs critères (temps, valeur, expérience…) et que je ne vais malheureusement pas pouvoir revenir dessus.

Exemple #3 : un client de longue date n’est plus aussi rigoureux qu’avant dans ses briefs, ne paye plus ses factures en temps et en heure, je dois toujours le relancer pour mener à bien mes missions et pour percevoir mes rémunérations. 

Après 2 ou 3 échanges où j’explique l’importance et l’enjeu de revenir à un fonctionnement plus fiable, si rien ne change, je vais finalement préférer mettre fin à cette collaboration.

La diplomatie avec ses collègues freelances

Nous sommes très nombreux à faire partie du monde de l’entrepreneuriat et du freelancing, et nos chemins se croisent un peu partout : sur les réseaux sociaux, au sein de communautés, sur des évènements ou encore sur des projets communs (que ce soit en tant que prestataires pour un même client ou dans le cadre d’une sous-traitance de mission par exemple) ♥️

Dans ces joyeuses rencontres, combien de fois avons-nous eu à répondre à une question ou une remarque déplacée ? Combien de fois avons-nous eu la désagréable sensation d’être pris à parti ou d’être assimilé(e) à quelqu’un/quelque chose qui nous ne convenait pas ? Combien de fois avons-nous eu à faire face à une critique qui nous touche sincèrement ?

 Réponse : PLEIN !

Ici, les enjeux de la diplomatie sont différents de celle qui concerne nos propres clients, mais elle a tout autant un rôle à jouer.

Répondre à un commentaire inapproprié voire haineux, exprimer un désaccord sur une idée, prendre ses distances par rapport à une situation, avoir l’impression d’être « ponctionné(e) » sans retour, se sentir jugé(e) sans légitimité…  là aussi, les exemples de cas sont nombreux et, là aussi, la diplomatie peut être utile pour accompagner tes réponses/réactions.

Tu peux reprendre les mêmes ingrédients que ceux que j’ai listés précédemment pour tes clients, et rajouter ceux-ci :

 Utiliser l’humour / détendre l’atmosphère / injecter de la légèreté et de la distance
 Privilégier le positif au négatif
 Donner des arguments tangibles
 Éviter de se justifier à outrance
 Inspirer fermeté et confiance en soi sans tomber dans le mépris ou la condescendance

Exemple #1 : l’un de mes concurrents directs me suit sur les réseaux et passe son temps à chercher « la petite bête » comme s’il voulait me piéger et je sens son côté déloyal à 1000 km. 

Je réponds à ses commentaires de manière détachée (lui donner trop d’importance pourrait l’encourager à continuer) mais toujours de manière cordiale.

Je sais que ce qu’il essaye de faire croire publiquement ou de déclencher en moi, je ne vais donc pas rentrer dans son jeu. Je vais me concentrer sur des faits concrets, sur des techniques officielles…etc et exclure la dimension subjective de mes réponses.

Exemple #2 : un collègue freelance m’envoie des messages trèèèèès régulièrement pour savoir comment faire telle chose / savoir comment moi je ferais à sa place dans telle situation / connaitre mon astuce pour telle problématique / l’outil que j’utilise pour telle mission / le prix que j’applique pour telle prestation….etc je pense que tu as cerné le truc. 

Déjà je vais répondre à ses messages QUE lorsque j’en ai le temps, je vais aussi rester brève dans mes conseils et ne pas alimenter nos discussions.

C’est ma manière diplomatique de lui montrer qu’il ne faut pas abuser.

Si l’effet escompté n’est pas là, je vais alors expliquer gentiment que malheureusement je ne peux pas me permettre d’être aussi disponible et que je ne peux pas être son référent dès qu’il a une question. Je vais aussi l’inviter à se mettre à ma place pour l’aider à comprendre qu’on ne peut pas continuer comme ça.

Exemple #3 : un collègue freelance laisse un commentaire sous l’un de mes posts ou l’un de mes articles de blog avec un jugement de valeur qui va m’atteindre directement. 

Là encore, inutile de s’emballer, je vais répondre calmement par un constat d’ordre général et l’inviter à réfléchir sur la notion de « chacun sa vie/son point de vue » ! Mon but est clairement de clore la discussion.

La diplomatie avec les autres

Il existe beaucoup d’autres situations et interlocuteurs avec qui il conviendra d’opter pour la diplomatie en dehors de nos clients et de nos collègues. Des exemples très divers ? 

• Une sollicitation pour une collaboration pas du tout personnalisée voire totalement hors sujet
• Un prospect qui te prend pour un robot ou un objet dès sa première prise de contact
• Une institution ou une administration totalement incompétente ou inefficace
• Un livreur désagréable
• Un commerçant pas du tout commerçant
• Un proche qui dénigre ton activité ou ton statut / qui minimise ton travail / qui considère que c’est à toi de régler une addition parce que « tu as fait un bon CA ce mois-ci » / t’engueule parce que tu déclines une invitation alors que « tu ne fais rien de tes journées » / ne comprend pas comment tu peux être fatigué(e) alors que tu passes tes journées devant un ordi chez toi…. allez j’arrête là, je te vois bondir chez toi aussi parce qu’on est tous confronté à ce genre de remarques/comportements au moins une fois dans sa vie de freelance !

 Alors, pourquoi la diplomatie dans ces cas de figure ? Bah je dirais tout simplement : parce que l’inverse ne sert à rien. Ce n’est pas parce qu’on va perdre son sang-froid ou répondre à ces situations de manière brutale que l’effet sera positif ou que le problème sera réglé pour autant.

 Au mieux, on perd du temps / de l’énergie / de la crédibilité et on ponctionne inutilement nos ressources.

 Au pire, on paye des conséquences de notre réaction non mesurée : on prend une amende pour outrage à agent (vécu, je te confirme la totale inutilité !) / on passe pour un(e) hystérique / on fait de la peine à quelqu’un qui ne pensait pas forcément à mal mais qui manque juste de connaissance ou réalisme….etc.

Pour finir, j’aimerais ajouter que tous ces conseils ne sont pas infaillibles non plus. Les limites ou échecs de la diplomatie peuvent surgir avec la fatigue, le stress, la peine…etc. Encore une fois, nous ne sommes pas des machines et il peut arriver à tout le monde de péter les plombs, d’avoir une réaction inadaptée ou disproportionnée (et il conviendra alors de s’en excuser à froid). 

Enfin, ces conseils ne doivent pas s’appliquer si le cas est intolérable ou que la personne concernée est foncièrement démoniaque. J’y vais un peu fort dans mes adjectifs mais c’est pour que tu comprennes que, parfois, des personnes méritent de « prendre une grosse charge » ! Les personnes réellement malveillantes et toxiques n’ont rien à faire dans ton quotidien, tu as donc le droit de les en exclure sans passer par la case diplomatie… 

 Alors toi, dis-moi, tu es de quelle team : « Zéro tact, jamais, et tu le vis très bien » ou « Diplomatie autant que possible, c’est le prix de mon bonheur » ?