Je délègue pour la première fois : 5 étapes à suivre

1. Étape 1 : Lister les tâches à déléguer de façon précise
2. Étape 2 : Sélectionner la bonne personne à qui déléguer
3. Étape 3 : Transmettre un brief et des process clairs
4. Étape 4 : Structurer et suivre la délégation de tes tâches
5. Étape 5 : Oser demander des corrections si c’est nécessaire

Étape 1 : Lister les tâches à déléguer de façon précise

Cette étape peut venir avant ou après la recherche du bon profil de prestataire. Mais je te conseille tout de même de la réaliser en priorité. Avec une idée très précise de tes besoins, il te sera plus facile de cibler tes futurs partenaires et d’échanger avec eux.

📍 Commençons par la liste détaillée des missions que tu souhaites déléguer en freelance. Elle doit être la plus précise possible. Et ce, même si tes besoins évolueront certainement avec le temps et en fonction du feeling avec l’autre personne. À l’instant T, réfléchis à toutes les tâches que tu vas confier et détaille-les point par point. N’hésite pas à estimer le temps et les compétences nécessaires pour les réaliser.

Prends aussi le soin de poser tes tâches à déléguer sur un calendrier. La temporalité de tes besoins sera vite abordée durant tes futurs entretiens avec les potentiels freelances compétents. Il faudra en effet matcher aussi bien avec ses compétences qu’avec sa personnalité et sa disponibilité 🤓

💡 Bien sûr, n’oublie pas de te questionner sur le budget dédié à la délégation ! Comme tu le sais, les tarifs peuvent énormément varier d’un freelance à l’autre. Même si je te conseille de ne pas baser ton choix sur les tarifs des « candidats », ça n’en reste pas moins un élément essentiel qui doit être cohérent avec tes capacités.

Étape 2 : Sélectionner la bonne personne à qui déléguer

C’est toujours le point le plus délicat : comment trouver la personne à qui déléguer en freelance ? Tout dépend de la mission que tu souhaites confier et de ce que tu attends de ta collaboration avec l’autre. On le sait très bien Julia & moi : trouver LA bonne personne à qui confier une partie de son business est parfois très complexe 😬

Dans un premier temps, je te conseille de définir à l’avance le profil idéal pour répondre à ton besoin. Bien sûr, il s’agit d’aller chercher une expertise précise. Mais sache que « recruter » un.e freelance pour bosser avec toi se fera aussi sur des critères subjectifs. L’affect et le feeling entrent totalement en jeu, surtout s’il s’agit d’une collaboration très régulière et à long terme 💛

Tu peux ensuite sourcer des freelances et entrepreneur.e.s par toi-même, via LinkedIn et les autres réseaux sociaux. Mais tu peux aussi faire appel à des spécialistes du recrutement (comme Les Nouvelles Recrues par exemple ✌️).

Une fois que le processus de recrutement est lancé, n’hésite pas à échanger en profondeur avec chaque candidat.e. Pose toutes les questions qui te paraissent importantes : sur les compétences, le parcours, des missions précédentes, des projets réalisés, les points forts & faibles de la personne… 💬 Bien sûr, tu peux aussi consulter leur profil sur les réseaux sociaux, leurs avis clients & références, etc.

Étape 3 : Transmettre un brief et des process clairs

L’étape du brief est cruciale lorsque tu décides de déléguer des tâches de ton entreprise. Lorsque tu commences à collaborer avec une autre personne, elle ne connaît rien de toi et de ton business. Cette personne est peut-être actuellement dans ton audience. Mais elle n’est pas dans ta tête, et elle ne connaît pas tes process en backstages 💭

Tu as donc deux choses à faire pour faciliter son arrivée dans ta vie d’entrepreneur.e :

🗒 Transmettre un brief détaillé et précis pour donner toutes les consignes à ta ou ton prestataire. Il ou elle a besoin de savoir précisément ce que tu attends : tes objectifs, ta stratégie, les résultats attendus, les spécificités de la mission, la deadline souhaitée, etc. En bref : ton brief doit être le plus complet possible pour que tout soit fluide entre vous !

🛠 Prévoir un process clair. Au-delà de la transmission du brief, tu dois aussi réfléchir à la forme de votre collaboration. Par ici, j’entends : quand et comment allez-vous communiquer ? Sur quels outils allez-vous collaborer ? De quelles ressources l’autre personne a-t-elle besoin ? De quels accès dans ton activité (site web, blog, plateforme, etc.) ?

Parfois, cette étape de transmission nécessite un temps d’adaptation ou de formation de ton nouveau partenaire. Parfois, tu devras prendre soin de préparer un tutoriel pour guider le ou la freelance qui travaille avec toi. Tout ça va s’affiner dans le temps. Déléguer des tâches à d’autres personnes, c’est aussi apprendre à se connaître et à co-construire des process ensemble 😄

Étape 4 : Structurer et suivre la délégation de tes tâches

Peu importe les missions que tu délègues, je te rappelle une condition essentielle : tu dois y consacrer du temps. Bien sûr, tu délègues pour te consacrer à d’autres tâches et projets. Mais ton ou ta prestataire aura besoin d’un suivi de qualité. D’une part, tu as besoin de contrôler le travail réalisé. D’autre part, le ou la freelance qui bosse pour toi est une vraie personne. Elle a donc besoin de tes retours et de tes réponses à ses éventuelles questions.

🗓 Il est donc nécessaire de planifier des créneaux suffisants dans ton agenda pour réaliser ce suivi. Parfois, des points hebdomadaires ou mensuels sont indispensables (s’il s’agit de déléguer sur le long terme). S’il s’agit d’une mission ponctuelle, je te conseille de prévoir un moment disponible lorsque la cloche de la deadline sonne ⚡️

💬 Si la communication et le suivi sont importants, tu dois quand même garder en tête que ton prestataire est un indépendant. Ce n’est pas un.e salarié.e. Il ne s’agit donc pas d’être intrusif dans son quotidien. Il me semblait important de te rappeler ce point important, car je sais que déléguer des tâches pour la première fois te met dans une posture de manager inhabituelle 😅

À l’issue des premières missions déléguées, n’hésite pas à proposer de faire le point ensemble. Tous les retours sont importants, négatifs comme positifs. Certaines choses sont d’ailleurs parfois à ajuster. Et féliciter un travail de qualité est aussi à réaliser sans hésitation pour booster l’autre personne 🙌.

Étape 5 : Oser demander des corrections si c’est nécessaire

Cette dernière étape n’est (heureusement) pas toujours nécessaire. Bien sûr, il est possible d’avoir de très bonnes surprises et de réaliser que tu viens de « recruter » le ou la freelance idéal.e 🥰. Cela dit, le contraire peut aussi se produire et c’est toujours un moment délicat à passer.

Si tu n’es pas satisfait.e par le travail réalisé par ton ou ta prestataire, ne reste pas dans le silence. Pour commencer, la personne à qui tu as délégué aura toujours besoin d’avis honnêtes et constructifs pour sa propre évolution. Commence donc par analyser ce qui ne va pas : est-ce que la personne a respecté le brief mais pas le niveau d’exigence attendu ? Est-ce que tu détectes des malentendus ou des choses incomprises ? Est-ce que le ou la prestataire n’est tout simplement pas suffisamment compétent.e ? 🤔

Tu estimes qu’il est nécessaire d’effectuer des corrections sur le travail délégué ? Parles-en (dans le respect du devis initial ou du contrat bien sûr). Les débuts d’une collaboration sont toujours délicats. Il se peut que le freelance à qui tu délègues ait besoin de temps pour s’adapter. Dans ce cas, voyez ensemble la meilleure façon d’améliorer vos process. Dans d’autres cas, c’est la collaboration qui ne marche tout simplement pas. Et il vaut mieux la stopper pour rester sur de bonnes relations professionnelles 🤗

Nous voilà arrivés au bout des principales étapes pour déléguer pour la première fois en tant que freelance. N’oublie pas non plus que faire entrer une autre personne dans ton activité, c’est une préparation mentale en soi 😅. Ça veut dire faire confiance à l’autre et lui confier une partie de ton bébé, en quelque sorte. Ça ne sera pas forcément parfait dès le début de votre collaboration. Mais avec un peu de management et beaucoup d’échanges, je te promets que c’est aussi une belle aventure ✨