Freelances : 7 outils collaboratifs pour travailler ensemble

1. Trello
2. DropBox ou Google Drive
3. Slack
4. Notion
5. Discord
6. Canva
7. Zoom

Trello

Aaaaah, ce bon vieux Trello ! 🤓 Alors, pas vieux dans le sens obsolète hein, bien au contraire. Mais plutôt dans le sens où il est ancestral dans nos habitudes de travail. Trello est un outil gratuit qui a révolutionné ma vie professionnelle en Freelance sur bien des aspects :

• il m’a donné une vision d’ensemble pour mon business : on y retrouve ce que j’ai déjà accompli, mais aussi ce que je m’apprête à accomplir et enfin les choses que je prévois d’accomplir.
• il me permet un lien constant avec nos clients en social media management : il me permet de partager les plans de contenus réseaux sociaux avec eux, de leur demander des validations/des modifications ou encore d’y noter chacun nos idées, nos suggestions ou  y relier nos documents.
• le travail d’équipe est un jeu d’enfant : car c’est bien ce dont il est question ici ! Grâce à Trello, on sait que les informations dont on a besoin sont centralisées sur l’outil, on sait qui doit faire quoi, quand et pourquoi. Et, par le passé, j’ai intégré des équipes social media pour de très grandes entreprises. On m’a dit “voilà le lien de notre Trello commun” …  Je me retrouve dans des tableaux avec plus de 10 personnes, chacun a ses missions, tout est clair, tout est ordonné.

⚡️ Update : aujourd’hui, Notion a remplacé Trello dans notre cœur et nos plannings. On te transmet d’ailleurs nos propres process d’organisation à travers ces templates Notion prêts à l’emploi.

DropBox ou Google Drive

Qu’on se le dise tout de suite : DropBox a révolutionné ma gestion des fichiers dans mes ordinateurs depuis déjà plusieurs années ! Avant même d’être indépendante, on utilisait DropBox à la maison pour stocker (sur le cloud donc) nos photos de vacances avec mes parents, les vidéos (films, séries…) ou encore la musique (tu sais tous les MP3 qu’on téléchargeait sur Emule) 😂

C’est donc assez naturellement que je me suis tournée vers DropBox Business (19,99€/mois) lorsque j’ai eu besoin de stocker mes fichiers liés à mon auto-entreprise (maintenant liés à la SAS), mais aussi liés à mes clients, au blog et à tout ce dont j’ai besoin au quotidien. J’aime particulièrement la fonctionnalité de synchronisation sur tous mes appareils (j’ai très souvent besoin de jongler entre l’iMac, le Macbook, l’iPad et l’iPhone) et le fait de pouvoir choisir ce qui apparait sur ceux-ci ou non (« SmartSync » de son petit nom 🙂).  Google Drive peut aussi être une bonne alternative (moins onéreuse) pour stocker des documents en ligne.

Quel que soit l’outil que tu choisisses ici, tu peux partager et collaborer très facilement avec tes clients, tes prestataires ou des copains indépendants. La mise à jour des documents se fait en temps réel, et c’est hyper fluide pour travailler dans de bonnes conditions 🤗

Slack

Plateforme de communication collaborative, Slack permet notamment de supprimer l’échange d’emails et de communiquer de manière bien plus instantanée avec ses prestataires, ses collègues, ses clients ou encore sa communauté. Cet outil est très répandu car très efficace !

Il est également possible de paramétrer des automatisations (avec Zapier, notamment) pour créer des alertes liées à ton entreprise (un message pour chaque nouvelle commande par exemple) ou carrément connecter d’autres applications à ton espace de travail Slack pour le mettre à ton service au quotidien ⚡️

Notion

Depuis le début de l’année 2020, l’outil Notion a pris le pas sur Trello dans l’organisation globale de notre société. Cet outil offre plus de profondeur, plus de possibilités pour gérer les multiples projets et missions au quotidien : il est tellement devenu un indispensable que j’ai partagé mes propres templates. 💬  Notion est un excellent outil pour travailler en solo, mais il l’est encore plus quand il s’agit de travailler en équipe !

Les options de partage sont nombreuses (invités, membres…) et la collaboration sur les pages et bases de données est hyper intuitive et efficace avec le système de notifications 🙏🏻 Aujourd’hui, c’est notre outil principal pour travailler sur des projets communs avec d’autres freelances (par exemple sur des billets invités), pour nos prestataires (par exemple pour les commandes de visuels) ou encore pour nos clients (nous avons migré tous nos clients en social media sur Notion) 😍

Discord

☕️ Discord est, à la base, un outil créé pour les joueurs en ligne : il leur permet de communiquer à l’oral sur un même game (via des channels vocaux). Mais, au fil du temps, Discord a évolué et se positionne aujourd’hui comme un outil proche de Slack : toujours avec ses channels vocaux, mais aussi écrits. Chez J&J par exemple, nous avons un serveur discord dédié aux étudiants de nos formations.

Il nous permet de communiquer entre nous, de jour comme de nuit, sur des sujets divers et variés (qui peuvent être liés à notre vie professionnelle… ou pas !). Cette « machine à café » virtuelle permet de créer des liens + facilement entre nous, de discuter de manière plus instantanée que sur notre groupe Facebook par exemple 🤗

Mais un serveur Discord peut être adapté de bien des manières pour venir répondre à tes objectifs ! En effet, la principale différence avec Slack, ce sont clairement les channels vocaux qui te permettent de faire des réunions vocales à distance avec ta team ou tes copains indépendants si tu le souhaites, en plus d’être dans un cadre personnalisable : avec des bots (chez nous c’est Popy qui te souhaite une bonne journée, ou qui souhaite les anniversaires des uns et des autres par exemple), des jeux, ou de multiples commandes à personnaliser en fonction de ton secteur d’activité et de tes envies 🤓

Canva

Canva est un outil de conception graphique en ligne et, souvent, la première alternative à Photoshop. Je l’utilise beaucoup pour réaliser mes visuels sur Instagram notamment. Ce qui est assez fantastique avec Canva (et ce qui révolutionne la réalisation de mes propres visuels), c’est qu’il est possible de collaborer sur des projets graphiques avec d’autres personnes en leur ajoutant les droits sur tes fichiers 💻

De cette manière, tu peux inviter tes clients à valider des visuels avant exportation, ou convier un copain freelance à mettre « sa patte » sur ta création par exemple.

Zoom

Depuis que j’ai quitté l’espace de coworking dans lequel je travaillais pour la tranquillité de mon appartement, j’honore quasi tous mes rendez-vous à distance. Pour ça, j’utilise Zoom 🎥  – parfois avec ma webcam, parfois sans ! J’aime beaucoup cet outil (que je switche parfois avec Google Meet) car il me donne accès à pas mal d’options pour mes rendez-vous : je peux enregistrer la session et je peux partager mon écran. Deux fonctionnalités que j’utilise beaucoup 🙏🏻

C’est un excellent outil collaboratif pour les rendez-vous clients, pour les lives thématiques qu’on organise via notre groupe Facebook privé dédié aux étudiants de nos formations mais également pour faire du coworking à distance (lors du confinement n°1, on en a abusé avec Julie & les copains freelances ! 😂).