Focus sur Notion Calendar (ex-Cron Calendar) pour gérer ton agenda d’entrepreneur.e

Sommaire

1. Cron Calendar, c’est quoi ?
2. Les 5 points forts de Cron Calendar pour gérer et partager ton agenda en ligne
3. Notre avis sur l’outil de calendrier Cron

Cron Calendar, c’est quoi ?

Notion Calendar (ex Cron Calendar) est un logiciel qui sert de calendrier en ligne et d’agenda partagé.

Cet outil est disponible sur tous les systèmes d’exploitation (Mac OS, Windows ou Linux). Tu peux télécharger gratuitement l’application, ou accéder à la version web à partir des principaux navigateurs : Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ou encore notre chouchou Arc Brower.✌🏻

Il existe aussi une version mobile de Cron Calendar sur iOS, élue application de l’année deux années de suite par Product Hunt. 😎

➡️ Pour la petite histoire (qui n’est pas si anodine que ça comme on va le voir un peu plus loin dans ce billet), Cron a été racheté par Notion il y a quelques mois déjà. L’outil se définit aujourd’hui comme un calendrier nouvelle génération, spécialement dédié aux professionnels et aux équipes. L’objectif selon Ivan Zhao, co-fondateur et PDG de Notion : « aider les gens à collaborer plus facilement ».

Les 5 points forts de Cron Calendar pour gérer et partager ton agenda en ligne

La puissance de Cron repose sur ses 1001 fonctionnalités hyper ingénieuses. Si, en apparence, l’interface ressemble quelque peu à celle de Google Agenda, la réalité est tout autre. Dès la première utilisation, tu vas forcément t’apercevoir des différences en termes d’ergonomie, de fluidité et de praticité. Je te propose de découvrir ensemble les principaux avantages de Cron Calendar pour gérer ton agenda, optimiser ton temps et travailler à plusieurs. 😉

1. Une interface épurée et ergonomique

L’un des plus gros atouts de Cron, c’est qu’il te permet de mieux visualiser ton emploi du temps. L’interface de l’outil est très épurée. Résultat, la lisibilité et la clarté visuelle sont optimales : tu repères facilement les informations dont tu as besoin, sans avoir à cliquer partout. 👀

Rien à redire non plus au niveau du design qui est minimaliste, élégant et convivial. C’est un véritable plaisir d’utiliser l’outil chaque jour, et de pouvoir personnaliser les couleurs de chaque évènement en cohérence avec mon univers (pastel comme tu t’en doutes 🤭).

Quand tu ouvres le logiciel Cron Calendar en version web, tu as :

• À gauche, un menu qui te permet de naviguer rapidement entre les semaines/mois, ainsi que la liste de tes collaborateurs pour visualiser leurs propres agendas. Ces données sont récupérées et synchronisées directement depuis Google Agenda.
• Au milieu, le calendrier que tu peux présenter avec 3 vues différentes (jour, semaine ou mois entier).
• À droite, une barre latérale où s’affiche le détail de chaque évènement enregistré dans ton emploi du temps. Un clic pour montrer ces infos, deux clics pour les modifier.

🗓️ Ce qui est vraiment utile, c’est que tu as la possibilité de personnaliser l’affichage du calendrier en décidant de faire apparaître (ou non) les numéros de chaque semaine, les week-ends ou encore les évènements que tu as déclinés. Il te suffit de cliquer sur le bouton en haut à droite de ta photo de profil pour accéder à ces paramètres.

Une fois que tu as quitté le logiciel pour commencer à travailler, tu as un petit onglet qui reste apparent sur la barre de menu de ton ordinateur (sur Mac). En cliquant dessus, tu fais réapparaître ton emploi du temps d’aujourd’hui et des jours suivants. Ça te montre également combien de temps il te reste avant ta prochaine réunion par exemple. ⏱️

Bref, grâce à l’application Cron, tu peux visualiser en un clic le déroulé de ta journée, en éclipsant le reste de ton programme hebdomadaire ou mensuel. C’est parfait pour rester focus sur ta to-do quotidienne, sans que ton esprit soit noyé d’informations ou pollué par les autres tâches à effectuer plus tard. 👌🏻

2. Une gestion du calendrier en ligne plus performante

Toutes les fonctionnalités de Cron Calendar ont été pensées pour rendre la gestion de ton agenda en ligne plus efficace au quotidien.

À titre d’exemples, on peut citer :

• La facilité avec laquelle tu peux « ajouter un compte de calendrier » plusieurs fois depuis Google Calendar afin de tous les centraliser au même endroit.
• La possibilité de « bloquer un évènement » sur ton emploi du temps personnel pour que le créneau concerné apparaisse comme occupé dans ton calendrier dédié au travail (et vice-versa).
• La fonction « Repeat » pour répéter un évènement à la fréquence souhaitée (chaque jour, un jour précis de la semaine, toutes les deux semaines, tous les mois, etc.), avec une date de fin si tu le souhaites.
• Le widget en version mobile sur iOS qui permet d’afficher les évènements à venir sur ton écran d’accueil, voire sur ton écran de verrouillage si tu actives cette option.

3. Une prise de rendez-vous facile et rapide

Ce qui est extrêmement appréciable, c’est que Cron Calendar dispose également d’une super fonctionnalité pour partager tes disponibilités avec un.e client.e ou un.e membre de ton équipe.

➖ Si tu veux proposer tes dispos à une personne « extérieure » à ta team (= dont tu n’as pas accès à l’agenda sur Cron), ça se passe sur la barre latérale de droite, en cliquant sur le bouton « Share availability ».

Avec ta souris, tu vas sélectionner les créneaux horaires disponibles dans ton emploi du temps, puis appuyer sur « Create ». Le logiciel va alors générer un petit texte avec la liste de tes disponibilités, à copier-coller dans un mail ou un message privé par exemple. 📨

Mais, ce qui est encore plus génial, c’est que l’outil génère aussi un lien vers un formulaire de réservation. Si tu connais l’outil Calendly, ça y ressemble beaucoup : l’utilisateur peut sélectionner un jour en particulier afin d’afficher tous les créneaux disponibles à cette date, puis réserver celui qui l’intéresse.

➖ Si tu veux checker les dispos d’un.e ou plusieurs membres de ton équipe afin de planifier un rendez-vous en commun, tu as juste à entrer le nom de chaque personne dans le champ « Meet with » sous « Quick meeting ».

En un coup d’œil, tu repères les créneaux durant lesquels vous êtes tous et toutes disponibles en même temps, avec une vue qui permet de tenir compte du fuseau horaire de chaque personne (indispensable pour les entrepreneur.e.s qui travaillent en remote). Dans la foulée, tu crées l’évènement qui va apparaître dans chaque agenda concerné. 🙌🏻

Enfin, autre avantage de Cron en matière de gestion des rendez-vous (que ce soit au sein de ta team ou avec d’autres humains), c’est l’intégration en native de Zoom et de Google Meet. Là encore, il suffit d’un clic pour créer le lien d’une réunion, en paramétrant en amont ton outil de visioconférence préféré.

Une fois ta visio planifiée, tu retrouves systématiquement le lien de connexion dans le détail de l’évènement, accompagné de la liste des participant.e.s. Si cette liste est trop longue, Cron privilégie les noms des principaux contacts de ton répertoire. 🙂

4. Des raccourcis clavier pour aller plus vite

Bien que la prise en main de ton calendrier en ligne Cron soit déjà hyper facile et rapide grâce à son ergonomie, tu peux aller encore plus vite en utilisant les raccourcis clavier disponibles sur l’outil.

⌨️ En gros, plus besoin de cliquer : tu utilises juste quelques touches de ton clavier afin d’accéder rapidement à une fonctionnalité précise. Selon la commande, ce raccourci se résume même parfois à une seule lettre !

👉🏻 Pour afficher la liste de ces raccourcis, tu peux faire Command + K sur Mac ou Ctrl + K sur Windows.

Quelques exemples de raccourcis clavier sur Cron qui se révèlent très utiles :

• Créer un évènement (C).
• Revenir à aujourd’hui sur le calendrier (T).
• Voir le calendrier d’un autre membre (P).
• Afficher uniquement la vue « journée » (1 ou D).
• Afficher uniquement la vue « semaine » (0 ou W).
• Voir la semaine suivante (J).
• Voir la semaine précédente (K).

5. Une synchronisation avec Notion pour gagner en productivité

On termine avec le dernier point fort de Cron, et non des moindres : sa connexion avec l’outil d’organisation Notion, une nouveauté qui date de l’été 2023. 🥳

Concrètement, tu peux insérer plusieurs liens vers des ressources de ton espace Notion dans le détail de chaque évènement. Que ce soit un bloc de temps dédié à une tâche précise, ou bien un rendez-vous. Autant te dire que c’est hyper pratique pour n’ouvrir que les pages qui t’intéressent à l’instant T !

La manip’ est très simple : après avoir connecté Cron à Notion depuis ton tableau de bord, tu auras un champ « Search Notion or paste link » dans le détail de chaque évènement. Soit tu recherches le nom d’une page précise, soit tu copies-colles le lien de ta ressource.

💡 Si tu partages un évènement avec d’autres membres, sache que ceux-ci pourront voir toutes les ressources Notion qui y sont associées. C’est un bon moyen de partager ta prise de notes lors d’une réunion virtuelle par exemple.

À l’heure où je t’écris cet article, j’attends avec impatience de nouvelles mises à jour pour pousser encore plus loin cette fonctionnalité de synchronisation de Cron avec Notion. Je pense notamment au fait d’intégrer automatiquement sur le calendrier en ligne de Cron une tâche créée dans ton planning sur Notion. Pour l’instant, il faut passer par un outil d’automatisation pour effectuer cette opération, mais qui sait ce que Cron nous réserve dans les mois à venir. 😏

🖥 J’en profite pour te dire que si tu souhaites optimiser la gestion de ton planning sur ton espace de travail Notion, tu peux télécharger mon template spécial planning pour les entrepreneur·es.

Notre avis sur l’outil de calendrier Cron

J’exagère à peine lorsque je parle de coup de foudre pour Cron Calendar. 😂

Si on fait un bref comparatif entre Cron et Google Agenda (l’outil qu’on utilisait jusque-là), le résultat est sans appel pour Julie et moi : c’est bien plus intuitif, plus fluide et plus agréable à utiliser. Et ce n’est pas qu’une question d’apparence, même si le fait que l’interface soit jolie compte beaucoup pour nous. 😇

En réalité, l’outil offre une tonne de fonctionnalités qu’on trouve très pratiques et qui ont véritablement changé la gestion de nos emplois du temps :

• La synchronisation de nos agendas est beaucoup plus efficace avec la vue proposée par Cron. De mon côté, je mets à jour mon calendrier en temps réel avec ce que je compte faire et à quel moment je vais le faire, de façon à ce que Lise et Julie sachent de quoi mon planning sera fait.
• On remplit plus rapidement la description de chaque bloc de temps dans la barre latérale de Cron. Sur Google Agenda, cette tâche était plus pénible puisqu’il fallait cliquer plusieurs fois pour entrer et valider les infos, sans compter que la fenêtre poppait en plein milieu du calendrier. 🥲
• On crée les liens de nos réunions Google Meet en un seul clic, et on les retrouve hyper facilement au moment d’honorer nos rendez-vous (grâce aux rappels ou au contenu de chaque évènement).

Bref, Cron est sans conteste une excellente alternative à Google Agenda. On le considère aujourd’hui comme la meilleure application de calendrier en ligne et surtout le meilleur agenda partagé pour s’organiser en équipe. 🫱🏻‍🫲🏻

J’espère que ce tour d’horizon des points forts et des avantages de Cron Calendar t’a donné envie de tester l’outil ! Tu l’as sans doute compris, il offre une multitude de fonctions avancées qui te permettent d’optimiser la gestion de ton agenda en ligne et d’avoir un vrai planning partagé et synchronisé en temps réel avec toute ton équipe.

Malgré tout, je tiens à te rappeler qu’avant de te jeter sur ton calendrier en ligne pour le remplir de rendez-vous et de sessions de travail, il est nécessaire de bien réfléchir à l’élaboration de ton planning et aux choix de tes tâches.

Si tu as encore du mal à prioriser tes actions et à bien t’organiser, je t’invite à suivre mon programme Objectif Lune : ce n’est ni plus ni moins que la méthode que nous utilisons chez J&J pour construire un planning au service de notre vision et de nos objectifs. Tu pourras ainsi créer ta propre stratégie et définir une feuille de route pour t’assurer d’avancer toujours dans la bonne direction avec ton entreprise. 🤗