Comment faire un break sans perdre de clients ?

1. La checklist pour panifier tes vacances en freelance
2. Communiquer avec tes clients avant ton break d’été
3. Automatiser ou déléguer des tâches pour déconnecter en vacances
4. Lâcher prise en vacances quand on est freelance, c’est possible ?

La checklist pour panifier tes vacances en freelance

Tu le sais sans doute déjà, mais prendre des vacances quand on est à la tête d’une micro-entreprise ou d’une société, ça ne se fait pas aussi « facilement » qu’en tant que salarié. Il ne suffit plus de poser ses dates de congés et d’attendre la validation d’un supérieur, et tout se prépare suffisamment à l’avance pour que ton activité puisse tourner sans toi ✌️

Il est donc indispensable de prévoir tes jours de repos suffisamment à l’avance en tant que freelance, déjà pour t’organiser toi-même, mais aussi pour que tes clients s’organisent de leur côté.
Alors ok, tu es indépendant.e et donc, par définition, libre dans tes choix et ton planning. Mais si tu es là, c’est que ton travail tient une place relativement importante dans la vie de tes clients et que tu ne peux pas te permettre de les lâcher comme bon te semble 🤗

C’est donc parti pour la checklist édition « préparation de vacances en freelance » ⤵️

✔️ Si c’est possible, prévois tes dates de repos au moins plusieurs mois ou semaines à l’avance, surtout si tu t’absentes sur une longue période. Je ne t’apprends rien, mais c’est en effet un peu plus de boulot de préparer une absence de 3 semaines qu’un long weekend de 4 jours 🗓
Cela dit, ne te décourage pas pour autant et prévois le temps dont tu as réellement besoin pour décompresser / renouveler ton cerveau / recharger tes batteries. C’est vraiment important pour le bien-être de ton activité (et surtout le tien 🙏).

✔️ Il est parfois difficile de savoir combien de temps on peut vraiment se permettre de passer en dehors de son business.
Un petit conseil si c’est ton cas : demande-toi quelle durée de congés n’aurait aucun impact sur ton activité ? Pendant combien de temps peux-tu laisser tes clients en solo, ou entre les mains d’un collègue freelance ? Combien d’avance peux-tu prendre dans ton travail sans trop t’épuiser ?

✔️ Ça y est, tu connais tes dates de vacances ? Note-les dans ton agenda !
De cette manière, ce n’est pas gravé dans la roche mais presque. Ça t’évitera en tout cas d’accepter un nouveau contrat à la dernière minute, pour au final repousser tes vacances de freelance ou les annuler (on sait que certains d’entre vous ont du mal à dire non 👀).

C’est good pour toi côté planification ? On passe à la suite 👇

Communiquer avec tes clients avant ton break d’été

Évidemment, la première étape est d’amorcer le sujet de tes vacances avec tes clients 📍 On ne peut que t’encourager à faire preuve de transparence et d’honnêteté avec les personnes qui font appel à tes services ou consomment tes produits.
Tes clients peuvent tout à fait comprendre que, comme toute personne sur terre, tu as besoin de repos (et par là, j’entends bien sûr full repos : pas de sollicitations non urgentes ou de missions de dernière minute sur ta période de vacances ❌).

✔️ Lorsque tu planifies suffisamment tôt tes vacances d’été en freelance, tu es en mesure de les annoncer à tes clients tout en proposant une manière de s’organiser tous ensemble en amont.
N’hésite pas à proposer un call ou une petite réu’ pour aborder ta charge de travail, les prochaines deadlines, ce que tu peux boucler avant de partir, ce qui peut attendre ton retour, etc. 💬 Une bonne manière de rassurer tes clients, et de leur prouver une fois de plus que tu les chouchoutes et ne les abandonnes pas du jour au lendemain, même quand tu pars en congé 😅

✔️ Même si c’est parfois intimidant de prononcer le mot « vacances » devant un client quand on est freelance (peur qu’il s’en aille voir ailleurs pendant ce temps-là, qu’il te voit comme un.e pro de la procrastination, etc.), je te déconseille fortement de partir sans prévenir 🙏
En fait, il n’y a rien de tel pour perdre la confiance d’un client s’il n’obtient aucune réponse à ces sollicitations sans savoir pourquoi, et surtout si la deadline d’une mission freelance tombe en pleins congés improvisés 😬

✔️ Ton activité entraîne un nombre important de clients ou de prospects ? C’est peut-être le cas si tu vends des produits digitaux ou des formations en ligne, et que tu es donc régulièrement contacté.e par tes apprenants ou des personnes intéressées.
Dans ce cas, utilise tes canaux de communication habituels et publie ton annonce de vacances. Tu peux aussi leur prévoir un process pour les demandes d’informations et urgences : un message automatique, un renvoi vers une page web de FAQ, etc. 🤖

Automatiser ou déléguer des tâches pour déconnecter en vacances

Ton activité de freelance ou d’entrepreneur.e n’a pas nécessairement besoin de s’arrêter quand tu es en vacances. En fait, tu peux même automatiser certaines tâches, voire déléguer ce qui ne peut pas attendre ton retour 🤘

✔️ Organise et planifie ta production de contenus sur le web à l’avance pour rester présent.e pendant tes congés.
Si tu peux prévoir tes moments off, alors tu peux d’ores et déjà prévoir les contenus qui seront automatiquement publiés pendant ton absence avec un outil dédié, qu’il s’agisse de posts sur les réseaux sociaux, d’articles de blog ou de l’envoi de ta newsletter par exemple. Ça nécessite un peu de préparation, mais cette avance que tu prendras te fera encore plus kiffer tes vacances déconnectées 😎

✔️ Programme un message d’absence, même si tu as déjà prévenu tes clients de ton absence (les têtes en l’air ça existe 😇), ou tout simplement à destination de tes nouveaux prospects.
Tu peux par exemple rappeler la date de ton retour au travail, les motifs d’urgence pour lesquels tu restes joignable, les modalités et délais pour obtenir un devis, etc.

✔️ Automatise tout ce qui peut l’être, et notamment toutes les micro-tâches. En fait, c’est même valable en dehors de tes vacances de freelance, puisqu’il existe pas mal de petites automatisations qui te font gagner du temps au quotidien.
C’est notamment le cas avec Zapier qui te permet de connecter plusieurs outils entre eux : pour enrichir ton fichier clients, centraliser tes contenus dans une base de données, être alerté.e de nouveaux achats, etc. 🤖

✔️ Si tu vends des produits digitaux, assure-toi que tout est clean sur l’outil qui héberge ta formation en ligne et que tout le monde a bien accès à tes cours (et notamment si tu débloques tes contenus petit à petit par exemple).
Tu peux éventuellement préparer une petite FAQ, un tutoriel à suivre ou un moyen de contact si l’un de tes clients rencontre un problème pendant tes vacances.

✔️ Enfin, sache qu’en freelance, tu peux aussi déléguer des tâches et missions à d’autres entrepreneur.e.s 🤓 S’il y a des choses dans ton business ou des clients qui ne peuvent vraiment pas se passer de ta présence, n’hésite pas à faire appel à un professionnel en qui tu as confiance pour prendre le relais.
Pour ça, quelques règles d’or pour bien déléguer en freelance : prévenir la personne suffisamment à l’avance, transmettre un brief clair et précis et informer tes clients que tu as recours à de la sous-traitance (la transparence toujours !) 😄

💡 Si tu ne peux pas déléguer en freelance, parce que cela a tout de même une conséquence financière en micro-entreprise, l’autre solution consiste à confier tes clients à un collègue indépendant en ton absence. Tu les laisses ainsi entre de bonnes mains et t’assures de reprendre toutes tes missions de freelance à ton retour.

Lâcher prise en vacances quand on est freelance, c’est possible ?

Maintenant que tu as mis tout ça en place, il est temps d’entrer dans le coeur du sujet : prendre des (vraies) vacances en tant que freelance ! 🏝 C’est peut-être une des choses les plus difficiles et effrayantes pour de nombreux entrepreneur.e.s : se déconnecter réellement du travail (ou même partiellement) pour profiter d’un repos bien mérité 😴

✔️ Si tu as tout de même besoin (ou simplement envie) de suivre ton activité pendant tes congés, je te conseille de te prévoir des horaires précis sur lesquels tu te connecteras à ton business. L’idée est d’assurer une présence minimum (car on sait que nombreux d’entre nous n’y résistent pas, nous les premières 🙋‍♀️), tout en posant des limites pour que les vacances restent… des vacances ! 😎

✔️ Et puis il y a le cas particulier des prospects et nouveaux clients pendant tes vacances, que nous avons déjà abordé un peu plus haut dans cet article. Alors oui, c’est sûr que ça n’est pas forcément bien pris par tout le monde lorsque l’on répond à un lead entrant par un message d’absence en tant que freelance 😅 (mais la plupart des prospects peuvent tout à fait le comprendre, surtout en période estivale !). À toi de voir si tu souhaites faire une exception pour ces personnes et traiter leurs demandes de devis ou d’informations de manière habituelle, ou si tu préfères attendre ton retour de vacances 👋

Il ne me reste plus qu’à te souhaiter bon vent si tu prends des vacances pour te ressourcer 😎 La vie de freelance ou d’entrepreneur.e peut être parfois épuisante, et c’est souvent indispensable de s’arrêter quelques jours pour relâcher la pression, prendre du recul et donner une nouvelle énergie à tes projets. Heureusement, prendre des vacances quand on est freelance, c’est loin d’être impossible avec un peu de préparation et d’organisation ! 🌤