7 outils pour tracker son temps efficacement

Sommaire

1. Pourquoi tracker son temps en tant qu’entrepreneur(e) ?
2. Les secrets d’une routine de time tracking efficace
3. 7 outils de qualité pour tracker ton temps

Pourquoi tracker son temps en tant qu’entrepreneur(e) ?

On va commencer par un gros cliché sur le time tracking : non, ça ne sert pas à prouver à tes clients que tu bosses vraiment (si tu es prestataire de services). Évidemment, certain(e)s entrepreneur(e)s peuvent l’utiliser dans cet objectif, en cas de facturation au temps avec décompte d’heures à l’appui par exemple. 📊

Mais heureusement, les outils de time tracking ont bien plus à offrir.

Si on reste dans le domaine de la facturation, c’est tout simplement un excellent indicateur de la rentabilité de tes offres. Ici, je vais m’adresser à tous les freelances qui facturent “environ 3 jours de travail” pour une mission qui en prend en réalité 5.

💰 Si ça t’est déjà arrivé, ou que c’est une problématique récurrente dans ton activité, je ne peux que te conseiller de te mettre à suivre ton temps de travail réel. En ayant une idée précise du temps que tu passes sur ta mission, tu pourras enfin ajuster tes offres et tes tarifs en te basant sur des données réelles (et en comptant une marge pour les imprévus ! ☝🏻) et non sur tes intuitions.

Au-delà de mieux rentabiliser tes journées, le time tracking va surtout t’aider à mieux te connaître.

Tu verras certaines tendances se dessiner dans ton quotidien au fil du temps, et notamment tes pics de productivité. Je parle des moments de la journée – et de la semaine – où tu deviens une vraie machine de guerre. ⚡️

Tu pourras par exemple t’apercevoir que tu es capable d’enchaîner des heures de deep work tous les mardis et jeudis matin, mais que tu as du mal à tenir le rythme les mercredis. Et c’est normal, personne ne conserve un même niveau d’efficacité 24/24. En sachant ça, tu éviteras de te caser des tâches longues et complexes sur ces blocs de temps identifiés où ton temps de concentration est moindre.

🧐 Le time tracking, c’est aussi le meilleur moyen de prendre conscience de certaines habitudes, bonnes ou mauvaises.

C’est l’outil qui te montre la vérité (même si ça pique parfois) sur la manière dont tu utilises vraiment ton temps. Ces tâches que tu pensais rapides, mais qui te bouffent un temps monstrueux, ces moments à scroller sur Instagram qui durent “5 minutes”, ces journées où l’équilibre pro/perso est un concept lointain… Toutes ces choses apparaîtront noir sur blanc et t’aideront à prendre les bonnes décisions pour améliorer ton organisation.

Le plus beau dans tout ça : une fois que tu as mis en place ta routine de time tracking, ça devient aussi naturel que de checker tes mails le matin. Et les insights sur ton quotidien sont juste dingues et très révélateurs de la réalité. 🙌🏻

Les secrets d’une routine de time tracking efficace

Parlons justement routine. On ne va pas se mentir : le piège le plus récurrent avec les outils de time tracking, c’est d’oublier de les lancer et de les arrêter. Notre objectif, c’est bien d’avoir une vision réelle de la répartition de notre temps, et non des statistiques faussées parce qu’on aura oublié de l’arrêter 54 fois dans l’année. 😅

☕️ Comme toujours, une routine efficace est une routine aussi naturelle que boire son café le matin (ou son thé). Et pas question d’alourdir davantage ton quotidien.

1️⃣ Automatiser, c’est la clé. Si tu es du genre tête en l’air, les outils de time tracking automatisés sont faits pour toi (je t’en présente juste après). Ces apps suivent automatiquement le temps passé sur chaque logiciel et site web.

2️⃣ Ne crée pas une nouvelle habitude, associe-la à un rituel déjà existant. Par exemple :

• Tu allumes ton ordinateur le matin = tu ouvres ton tracker en même temps que tes autres logiciels de travail.
• Tu switches de tâche ou de projet = tu vérifies que ton tracker est en route et dans la bonne catégorie.
• Tu prends ta pause déjeuner = tu arrêtes ton tracker après avoir coché les tâches accomplies dans ta to do list.

3️⃣ Fais simple. Sauf si tu te sers d’un outil de time tracking pour obtenir un décompte d’heures pour un client, oublie les catégories ultra-précises de type “Sous-tâche n°456 du projet client X”.

Le but, c’est de tracker les différents postes de “dépenses temps” dans ton quotidien. Je te conseille donc de privilégier des grandes catégories qui te serviront toute l’année. Par exemple :

• Mission clients et/ou production ;
• Administratif ;
• Marketing et communication ;
• Développement business ;
• Pauses et temps off (oui, ça compte !).

4️⃣ Mets-toi un petit rappel le temps de prendre le pli. Un petit post-it sur le coin de ton écran, une notification programmée à heure fixe pour checker ton time tracking, un widget sur ton téléphone… Bref, trouve un petit truc qui te le rappelle si c’est nécessaire. Avec le temps, tu n’en auras sans doute plus besoin.

5️⃣ Si tu es adepte du journaling (ou pas), fais un petit debrief en fin de journée. Intègre le fait de vérifier ton tracking du jour à la clôture de ta to do list et/ou à ton moment d’écriture. ✍🏻

Enfin, si tu continues d’oublier des blocs de temps malgré tout ça, sache que la grande majorité des outils de time tracking te permettent d’ajuster du temps manuellement. Tu peux toujours rectifier pendant que c’est encore frais dans ta tête.

Et puis, l’important n’est pas la précision à la minute près, mais plutôt d’avoir une vue d’ensemble fiable de ton temps. ✌🏻

7 outils de qualité pour tracker ton temps

1. Toggl Track : le plus connu

Toogl Track est sans doute la référence incontournable des outils de time tracking sur le marché. C’est aussi l’un des plus anciens (lancé en 2006, rends-toi compte du dinosaure d’internet 😅).

Simple mais puissant, il est très facile d’utilisation et dispose d’une application mobile et bureau, en plus du site. Concrètement, c’est un outil de time tracking tout ce qu’il y a de plus classique : suivi du temps passé en arrière-plan, chrono qui se lance en un clic, minuteur Pomodoro disponible, reporting, etc. Tu peux également catégoriser chaque bloc de temps et le lier à un projet, un client ou un tag. 🏷️

Si tu utilises Google Chrome, tu peux aussi utiliser son extension pour tracker le temps passé sur une application ou un site web. Et si tu souhaites l’automatiser, il te faudra installer l’application bureau.

Ce qui rend Toggl Track très cool :

• Son interface épurée et sa prise en main très facile.
• Son reporting très pratique pour visualiser ta semaine, ton mois ou même ton année.
• La possibilité d’intégrer ton agenda (Google Calendar ou autre) pour voir le planning prévu versus le temps réellement passé sur chaque tâche.

Ce qui est moins cool sur cet outil :

• Certaines fonctionnalités plus poussées ne sont pas disponibles en version gratuite. C’est notamment le cas si tu souhaites intégrer plusieurs utilisateurs si tu bosses en équipe, si tu souhaites convertir du temps en facture, ou encore créer des templates de projets.
• Les intégrations natives sont peu nombreuses et se limitent à certaines applications comme Asana, Google Calendar ou encore Jira.

2. Timing : mon choix

On passe directement à l’outil de time tracking que j’utilise moi-même : Timing. Attention, c’est un outil uniquement disponible sur MacOS pour le moment. 🍏

Son plus gros point fort, c’est clairement de pouvoir tracker son temps sans même y penser. C’est un outil qui ne nécessite aucun effort. J’entends par là qu’il enregistre automatiquement toutes les activités réalisées sur ton Mac et les catégorise intelligemment, y compris des réunions en visio, des appels, etc. Bien sûr, tu peux y ajouter des blocs manuellement pour toutes les tâches en dehors de ton ordi, ou encore le synchroniser sur un iPhone.

Team tête en l’air = c’est pour toi ! 😎

Et là aussi, Timing peut comparer les blocs de temps enregistrés avec le planning initialement prévu, ou encore produire des rapports détaillés au quotidien et sur des périodes plus longues. Bref, tout ce qu’on attend d’un bon outil de time tracking.

Timing ne dispose pas de version gratuite, mais tu peux l’obtenir avec +250 autres applications Mac et iOS de qualité via Setapp (lien affilié). De quoi largement rentabiliser ton investissement en profitant de pleiiiin d’autres outils super utiles.

Pourquoi j’ai choisi Timing :

• La représentation visuelle de la journée de travail sous forme de timeline.
• Le côté zéro effort pour tracker le temps, parce qu’on a suffisamment de choses à penser au quotidien. 😋
• La précision dans la détection des activités réalisées, ce qui donne une vue d’ensemble ultra-précise de comment nos semaines s’articulent.
• La quantité d’outils et d’applications qu’il est capable de tracker : sites web, outils collaboratifs, prises de notes, logiciels de bureau, de développement, de production… C’est notamment l’un des seuls outils qui intègre Arc, notre navigateur web.

Ce qu’on apprécie moins sur cet outil :

• Pas grand chose, si ce n’est qu’il n’est pas gratuit et exclusivement sur Mac. 🤷‍♀️

3. Clockify : le plus complet en version gratuite

Clockify est l’alternative la plus connue à Toggl Track, et également l’un des plus complets en version gratuite. En bref, il te faudra passer à une version payante uniquement si tu souhaites tracker et ajuster l’activité d’une équipe (gestion des congés comprise) ou suivre des données de rentabilité très précises. ⏱️

Pour un freelance ou un(e) entrepreneur(e) solo, il a tout ce qu’il faut : suivi en temps réel, ajout manuel de blocs de temps, tracker de tâches et projets y compris temps facturable, Pomodoro, synchronisation avec Google Calendar, templates de projets, application mobile, etc. Bref, le package complet. 📦

Il propose notamment des fonctionnalités qui sont habituellement payantes chez ses concurrents. Par exemple : le suivi des heures facturables et l’attribution de taux horaire par projet, des rapports partageables à un tiers, etc.

Ce qui rend Clockify cool :

• La version gratuite ultra-complète pour un(e) entrepreneur(e) solo.
• Sa simplicité d’utilisation tout comme Toggl Track.
• Son reporting très visuel et détaillé.

Ce qui est moins cool :

• Son design est un peu daté, mais c’est une question de goût !
• Peu de personnalisation puisqu’on a affaire à un outil quasi gratuit.

4. Memtime : le plus simple d’utilisation

Si tu avais envie de tester mon choix (Timing) mais que tu n’es pas dans un environnement Apple, Memtime va te plaire. C’est une alternative tout à fait comparable. 🤓

Tout comme Timing, c’est un outil (payant) qui promet d’abord un time tracking automatique sur les apps et logiciels sur lesquels tu travailles. Et tout comme Timing, tes données sont sécurisées car enregistrées uniquement sur ton appareil.

Memtime se vend comme l’outil le plus simple pour tracker son temps avec l’interface la plus minimaliste qui soit. C’est pas faux ! Mais, il est si minimaliste qu’il te faudra un abonnement un peu plus cher que le basique pour accéder à certaines fonctionnalités : intégrations, tracking des appels téléphoniques, etc.

Cela dit, c’est loin d’être indispensable si tu souhaites uniquement un outil de time tracking simple et pratique ! 🙌🏻

Ce qui rend Memtime cool :

• Son interface minimaliste et simple à prendre en main.
• Sa courbe d’apprentissage quasiment nulle : tu le lances et voilà.
• La synchronisation entre tous les appareils.

Ce qui est moins cool sur cet outil :

• L’outil ne peut pas tracker certains logiciels de travail en local à l’inverse de Timing (comme la suite Adobe).
• Peu de fonctionnalités avancées si tu veux aller plus loin que le simple time tracking (il fait le boulot parfaitement cela dit).

5. Forest : le plus ludique

On va sortir un peu des outils classiques pour parler de celui-ci qui s’apparente quasiment à un jeu mobile. L’app Forest te propose de transformer ta productivité en forêt virtuelle qui grandit lorsque tu restes focus. 🌳

Tu l’auras compris, on n’est donc pas du tout sur du time tracking classique, mais bien sur une expérience ultra-ludique. Forest mise à fond sur la gamification pour te motiver à rester concentré(e), bien qu’il permette tout de même de suivre ton temps et de catégoriser les heures.

L’application intègre un système Pomodoro pour te lancer dans une tâche (des sessions de travail de 25 minutes). Tu obtiens ensuite des récompenses selon ta progression (de nouvelles espèces botaniques par exemple).

Côté tracking, on retrouve bien sûr l’historique de tes sessions pour savoir comment se répartit ton temps réel, mais aussi des statistiques sur tes pics de concentration dans la journée, etc.

Ce qui fait que Forest est cool :

• La gamification peut être ultra-efficace pour rester focus, on est donc aussi sur un objectif de concentration et plus seulement sur du suivi du temps.
• L’app est particulièrement adaptée si tu travailles déjà habituellement avec la méthode Pomodoro.
• Son design est super mignon, notamment les widgets que tu peux installer sur ton téléphone pour garder un œil sur ta forêt. 🥰

Ce qu’on apprécie moins :

• Forest n’est clairement pas adapté si ton besoin est avant tout de suivre ton temps avec précision, et d’obtenir un reporting précis.
• Des fonctionnalités de catégorisation de blocs de temps très limitées (quelques tags uniquement).

6. Clockwise : le plus intelligent

Il fallait bien qu’un outil de suivi de temps se mette à l’IA. Et c’est le cas pour Clockwise. 🤖

D’ailleurs, on peut plutôt parler d’un assistant virtuel pour planifier et réorganiser son agenda, puisqu’il fait un peu plus que du time tracking. Ce qui le distingue, c’est sa capacité à analyser et comprendre ton rythme de travail.

L’outil peut notamment te proposer les meilleures plages horaires selon le type de tâches à effectuer, et créer des blocs de temps de façon autonome ou en déplacer d’autres.

🗓️ Certaines fonctionnalités permises par son IA sont dingues pour les agendas les plus complexes. Par exemple : réorganiser entièrement ton planning selon les imprévus, proposer ou reprogrammer des créneaux de réunions avec un simple prompt, te proposer des pauses pertinentes au bon moment, etc.

Mais, tout cela vient évidemment avec un certain coût, bien que la version gratuite soit déjà très pratique !

Ce qui rend Clockwise cool :

• Les fonctionnalités IA qui permettent à l’outil d’apprendre tes habitudes et de te proposer des solutions pertinentes.
• L’intégration parfaite avec ton outil d’agenda classique, et le gain de temps dont tu peux bénéficier dans la gestion de ton planning.
• Particulièrement utile si ton planning est complexe avec de nombreuses réunions.

Et ce qui est moins cool :

• L’outil se focalise plus sur la gestion intelligente de planning plutôt que sur du time tracking pur. Il te conviendra si tu veux aller plus loin et utiliser ses fonctions d’assistant.

7. Everhour : l’outil qui s’intègre à Notion

Everhour est un outil similaire à tous ceux que je t’ai présentés aujourd’hui, à un détail près ! Si  tu travailles sur Notion principalement, c’est un petit bijou qui te permettra de tracker ton temps directement dans tes pages. Oui, c’est un peu Noël avec cet outil. 🎄

En reliant les deux applications, Everhour te permet de lancer et arrêter un chrono directement dans l’interface de Notion. Ainsi, tu obtiens le temps passé sur chacune des tâches d’une base de données (via une propriété de ta base), mais aussi sur la base de données globale. C’est particulièrement utile si tu travailles sur de gros projets comme la création d’une formation en ligne par exemple !

👉🏻 Un bon moyen de te rendre compte de ce qui te prend le plus de temps dans un process complexe, ce que tu pourrais déléguer, réduire, adapter, etc.

En dehors de cette intégration, on retrouve dans Everhour toutes les fonctionnalités nécessaires pour suivre son temps : time tracking simple, management de projets, reporting et statistiques, etc.

Ce qui rend Everhour très cool :

• La possibilité de tracker avec précision son temps de travail dans plusieurs applications de productivité : Notion, mais aussi ClickUp, Asana, Trello, Monday & cie.
• L’interface simple et clean qui s’adapte à tes outils de travail.

Ce qui le rend moins cool :

• L’outil s’adresse plutôt aux équipes et ses fonctionnalités les plus poussées sont disponibles en version payante.
• Peu de fonctionnalités de personnalisation de l’outil.

Que tu cherches à optimiser ton organisation ou à simplement mieux comprendre comment tu utilises réellement ton temps, le time tracking peut être un allié redoutable en cette nouvelle année. Et dans cette liste, j’espère que tu trouveras l’outil qui correspond le plus à tes besoins et objectifs. En résumé : ⤵️

➖ Si tu es du genre à oublier de lancer ou arrêter ton chrono : choisis un outil automatisé comme Timing ou Memtime.

➖ Si tu cherches la simplicité avant tout : Toggl Track ou Clockify seront parfaits.

➖ Si tu as besoin d’une intégration native dans Notion : Everhour est ton meilleur ami.

➖ Si tu (aussi) du mal à rester focus sur tes blocs de temps : essaye Forest.

➖ Si ton planning est un vrai casse-tête : Clockwise peut t’aider.

De mon côté, je vais continuer mon bout de chemin avec Timing qui tracke précisément mon activité sur mes appareils OS (notre lien affilié pour l’obtenir avec Setapp et +250 autres outils).

💭 Quel que soit ton choix, sache que le meilleur outil de time tracking est celui qui s’intègrera le mieux à tes routines du quotidien, celui que tu utiliseras régulièrement sans même y penser !