OBM et assistante virtuelle : quelles différences entre ces deux métiers ?

Sommaire

1. Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? (AV)
2. Qu’est-ce qu’une office business manager ? (OBM)
3. Assistante virtuelle vs office business manager : quelles différences ?

Qu’est-ce qu’une assistante virtuelle ? (AV)

Avant d’entrer dans le vif du sujet, une petite précision sémantique s’impose. ⤵️

Assistante virtuelle, assistante digitale, secrétaire virtuelle ou adjointe virtuelle : ces dénominations désignent sensiblement le même job, exercé en très grande majorité par des femmes (d’où la féminisation du nom). Dans ce billet, on va utiliser le terme le plus employé à ce jour, à savoir celui d’assistante virtuelle. 😉

👩🏻‍🦰 Une assistante virtuelle est une prestataire indépendante qui propose des services de secrétariat et de gestion administrative aux entrepreneur.e.s qui travaillent en ligne. Dans certains cas et selon les profils, une AV peut aussi fournir des prestations plus spécifiques telles que la rédaction de contenus, la création de visuels pour les réseaux sociaux, l’intégration d’articles dans WordPress, le montage vidéo ou encore la gestion d’une chaîne YouTube.

☝🏼 C’est toute la complexité de résumer un métier du numérique exercé en freelance : chaque personne décide plus ou moins des services qu’elle propose en fonction de ses compétences et de ses envies, quitte à pousser un peu loin le cadre défini initialement (notamment quand on a des « mad skills » à valoriser = des compétences originales et atypiques vis-à-vis de son cœur de métier).

Ce qui est sûr, c’est que le rôle d’une assistante virtuelle se limite à un appui opérationnel. Rien ne l’empêche d’être force de proposition, mais sa mission consiste essentiellement à t’assister dans la réalisation de tâches administratives et bureautiques.

Des exemples de tâches à déléguer à une assistante virtuelle freelance :

• traiter les mails dans ta boîte de réception ;
• trier et numériser ta paperasse ;
• gérer ton service client ;
• créer des bases de données pour ton entreprise (sur un outil d’organisation comme Notion ou tout autre service du même type) ;
• saisir des données en ligne ;
• assurer l’archivage de tes fichiers et ressources numériques ;
• éditer tes factures et tes devis ;
• envoyer une relance à un.e client.e en cas de retard de paiement ;
• suivre et gérer les commandes auprès de tes fournisseurs ;
• planifier et organiser tes déplacements ;
• rechercher et collecter des informations sur internet ;
• rédiger, relire, mettre en page et/ou traduire des documents.

🖥️ Dans les faits, l’assistante virtuelle s’adapte à tes besoins et aux outils que tu utilises au quotidien dans ton business (ce qui explique son statut de « couteau suisse »). Elle doit déjà avoir une certaine maîtrise technique des logiciels et des applications les plus courants dans l’univers de l’entrepreneuriat, de façon à être opérationnelle très rapidement.

Tu t’en doutes, les compétences à avoir en tant qu’assistante virtuelle indépendante sont assez variées ! Bien sûr, en tête de liste, on retrouve l’organisation et la gestion du temps, deux conditions essentielles pour t’épauler efficacement dans l’exécution de tes tâches quotidiennes. Mais, il faut aussi avoir des connaissances administratives solides, disposer d’un bon relationnel, faire preuve de flexibilité et se montrer très autonome. 😊

Qu’est-ce qu’une office business manager ? (OBM)

Aussi appelé office manager, online business manager, digital business manager, chief operating officer (COO) ou plus communément bras droit, le job d’office business manager fait partie des nouveaux métiers du web qui sont en train d’émerger ces dernières années. 👀

On ne va pas se leurrer, les OBM sont aussi très majoritairement des femmes, au même titre que les AV. D’ailleurs, il y a une raison toute simple à cela : le métier d’OBM est une évolution possible de celui d’assistante virtuelle. Tu vas vite comprendre pourquoi. 😄

➡️ Comme son nom l’indique, l’OBM occupe une posture de manager au sein de ton entreprise. La principale différence entre assistante virtuelle et OBM repose sur ce critère clé. Bien sûr, en étant en soutien opérationnel, une assistante virtuelle reste responsable de la bonne exécution de ses tâches. Mais, ça ne va pas aussi loin que les missions d’une OBM.

👩🏽 L’office manager, quant à elle, peut à la fois faire office d’exécutante et de copilote stratégique. Ses missions fondamentales sont de superviser et de coordonner les différents aspects de ton business tels que la gestion de projet, le travail d’équipe, les procédures pour telle ou telle tâche, ou bien le sourcing de prestataires en freelance.

Encore une fois, j’insiste sur ce point : tout dépend des missions et des pans de ton activité que tu souhaites lui attribuer. Cependant, quels que soient les objectifs que tu lui assignes en priorité, elle travaillera toujours en étroite collaboration avec toi. Tu pourras la solliciter pour qu’elle partage son point de vue ainsi que ses idées pour le développement et la croissance de ton entreprise. 🙂

Quelques exemples de tâches que tu peux confier à une OBM :

• gérer ton courrier et ta boîte mail ;
• répondre à certains types de messages ;
• planifier tes rendez-vous et tes appels ;
• organiser tes réunions et tous les évènements qui rythment ton emploi du temps ;
• assurer le traitement et le suivi des démarches administratives, juridiques et comptables (facturation, notes de frais, déclarations obligatoires aux organismes, gestion des impayés, etc.) ;
• recruter du personnel salarié ou des freelances ;
• optimiser tes process, ton système d’information ou ton système d’organisation afin d’améliorer ta productivité ;
• soigner ta relation client ;
• superviser tes campagnes marketing ;
• assurer l’onboarding de tes élèves si tu fais de la formation en ligne (ou de ta clientèle si tu fais du coaching ou de l’accompagnement) ;
• mettre en place et suivre des indicateurs clés de performance (KPI) ;
• entrer des données dans tes tableaux de bord ;
• faire du reporting.

Au risque de me répéter, cette liste est non exhaustive. Si tu es à la recherche d’un bras droit digital, c’est à toi d’établir une fiche de poste très précise en fonction de tes problématiques actuelles et des « hard skills » (= les aptitudes professionnelles) à mobiliser. 📝

Quoi qu’il en soit, les compétences d’une OBM ressemblent fortement à celles d’une assistante virtuelle et sont également très diversifiées. Dans l’idéal, il faut déjà avoir de l’expérience en gestion administrative et comptable, des connaissances de base en ressources humaines, une excellente organisation et une certaine aisance avec les outils digitaux.

Niveau soft skills, il est aussi question d’autonomie, d’esprit d’initiative, de capacité d’analyse, d’adaptation et de polyvalence. Et, bien entendu, d’aimer travailler à plusieurs étant donné qu’on peut être amené.e à chapeauter une équipe. 🫱🏼‍🫲🏼

⚡ Chez J&J, nous avons décidé d’embaucher Lise, une office manager salariée à temps plein en janvier 2022. Auparavant, c’était à une office manager freelance que nous avions confié des missions de gestion quotidienne. Notre but : nous concentrer sur nos zones de génie et libérer un temps précieux afin de développer nos projets (et notre chiffre d’affaires par la même occasion).

Actuellement, Lise nous épaule quotidiennement pour la partie customer care de notre business, mais aussi pour l’administratif, la communication, la coordination de notre équipe de freelances, et j’en passe. Clairement, il a fallu 7 à 8 mois d’onboarding intense pour qu’elle s’imprègne totalement de nos projets, de notre vision, de nos méthodes, etc. Mais aujourd’hui, sans exagérer, elle sauve notre quotidien et empêche nos cerveaux de devenir de vrais abricots secs. 🫶🏼

Assistante virtuelle vs office business manager : quelles différences ?

Compte tenu des deux descriptions de métiers que je viens de partager avec toi juste avant, je pense que maintenant, tu saisis mieux la différence entre OBM et assistante virtuelle. 🙂

Je vais tout de même synthétiser tout ce qui a été dit et expliciter au maximum mon propos. 👇🏼

➖ L’assistante virtuelle exécute ta stratégie et t’aide à réaliser des tâches opérationnelles grâce aux instructions détaillées que tu lui donnes (= tes fameux process d’entrepreneur.e ou de freelance). Son travail repose principalement sur de l’assistance administrative, technique et commerciale. Elle va suivre ta feuille de route et prendre en charge certaines actions que tu n’as pas le temps ou l’envie d’effectuer toi-même.

➖ L’OBM te seconde au quotidien et met la main à la pâte puisqu’elle t’aide à concrétiser ton plan d’actions, la roadmap que tu as élaborée pour structurer et orienter ton activité dans la bonne direction. Toutefois, la mission d’une OBM est beaucoup plus large et implique davantage de responsabilités que celle d’une AV. En effet, elle peut guider ta stratégie, initier des changements positifs et te suggérer des pistes d’améliorations dans l’intérêt de ton business. Elle participe ainsi au développement de ton entreprise, tout en allégeant ta charge de travail sur le terrain.

💰 En toute logique, la facturation d’une assistante virtuelle sera bien différente de la rémunération d’une OBM. Une AV indépendante facture généralement sur le principe du tarif horaire ou d’un forfait décidé en amont. Globalement, le budget mensuel va alors dépendre du nombre d’heures passées sur les missions qui sont assignées.

À l’inverse, du fait de son rôle de bras droit et d’appui stratégique, une OBM freelance aura plus tendance à fixer un revenu mensuel en tenant compte de la valeur apportée. Mais, comme toujours, chaque indépendant.e et chaque entrepreneur.e a sa propre manière de facturer ses services et ses compétences. Ce n’est donc pas une généralité à prendre à la lettre.

En définitive, il y a une réelle différence entre assistante virtuelle et OBM : d’un côté, on a un rôle opérationnel pur et dur, et de l’autre une mission plus large qui mixe exécution + stratégie. Il faut bien comprendre que la profession d’OBM s’inscrit dans la continuité du poste d’assistante virtuelle : on part du même socle de compétences à la base, mais le niveau d’implication et de responsabilité augmente de façon notable.

En tout cas, que tu aies pour projet de recruter une assistante virtuelle ou une OBM, je ne peux que t’encourager à bien préparer le terrain en cleanant ton business en profondeur. Pour ce faire, télécharge gratuitement notre programme « Objectif minimalisme » et clarifie au maximum tout ce qui touche à ton entreprise : ton positionnement, tes process, le profil de ton client idéal, tes offres ou encore tes méthodes de gestion du temps. 🤗

La distinction entre OBM et AV est désormais claire pour toi ? 🤓