5 étapes pour passer d’une organisation en solo à une organisation à plusieurs

Sommaire

1. Les pré-requis pour passer d’un business en solo à un business à plusieurs
2. Étape 1 : définir les rôles et les responsabilités de chacun
3. Étape 2 : optimiser tes process
4. Étape 3 : choisir les bons outils pour travailler à plusieurs
5. Étape 4 : apprendre à gérer différemment ton temps
6. Étape 5 : communiquer et faire des points régulièrement

Les pré-requis pour passer d’un business en solo à un business à plusieurs

Avant toute chose, il me semble essentiel de m’attarder sur les pré-requis pour passer du solopreneuriat à un business à plusieurs. À mon sens, sans ces conditions, il va être très difficile (voire impossible) d’œuvrer de concert avec d’autres personnes.

Considère ces pré-requis comme des fondations assez robustes pour te permettre de déléguer ou de travailler en équipe de façon sereine et efficace. 🫱🏻‍🫲🏻

1️⃣ Déjà, il faut se préparer mentalement à sortir du solopreneuriat, ou du mode freelance en solo si tu préfères.

Passer ce cap implique de lâcher prise, d’accorder sa confiance à d’autres humains ou encore de sortir du perfectionnisme. Bref, d’entrevoir la fin de ton business en solo comme un évènement positif, la preuve que ton entreprise grandit et qu’elle peut désormais compter sur l’aide d’autres personnes pour aller encore plus loin.

Y aller à reculons parce que tu sens obligé.e de faire appel à quelqu’un pour te « décharger » d’une partie de ton travail, c’est courir le risque de saboter (consciemment ou non) cette future collaboration. À la place, je t’invite à réfléchir en termes de besoins : que te manque-t-il aujourd’hui pour réaliser tes objectifs ? En quoi travailler à deux ou à plusieurs va te faire progresser ? 🙂

2️⃣ Ça va de soi, mais si tu veux être prêt.e à planifier et organiser un travail d’équipe, il faut déjà avoir une bonne organisation en freelance.

Autrement dit, savoir structurer tes journées, définir des priorités, honorer tes engagements professionnels et terminer tes projets en temps et en heure sans te mettre en situation de souffrance. De même, il est capital d’avoir un environnement de travail propre et organisé, prêt à accueillir d’autres personnes.

N’oublions pas qu’entreprendre devrait être une source de plaisir et d’épanouissement. Cela n’est possible que si tu as le contrôle sur ton temps et ton activité. À l’inverse, si tu subis ton quotidien d’indépendant.e, c’est qu’il faut sans doute consolider ta propre organisation avant d’embarquer d’autres humains dans ton business. 🙏🏻

3️⃣ Autre pré-requis auquel on pense peu : être au clair sur sa vision entrepreneuriale.

En d’autres termes, connaître ton « pourquoi », la raison d’être de ton activité et de tes choix. C’est d’ailleurs le fondement de base chez J&J : on part de nos rêves et de nos ambitions pour les transformer en objectifs avec la méthode OKR, puis on élabore notre propre stratégie et un plan d’actions concrètes.

C’est de là que découlent notre système d’organisation et notre planning d’équipe, puisqu’ils sont construits pour être toujours dans l’action, dans la progression vers nos objectifs du moment et nos intentions pour l’avenir. ✨

4️⃣ Dernier pré-requis si tu veux passer la main à d’autres personnes sur l’opérationnel : pouvoir compter sur des process solides, fiables et efficaces (un process = une succession d’étapes pour réaliser une tâche spécifique). Ce sont des piliers pour bien s’organiser et gagner du temps en solo, mais aussi et surtout lorsque l’on doit bosser en équipe.

Qui plus est, c’est en élaborant tes différents process que tu seras en mesure d’identifier ceux sur lesquels tu dois garder la main, ou (au contraire) ceux qui ne nécessitent pas forcément ton cerveau. ✌🏻

📍 Une petite précision sur tout ce qui vient d’être dit : tu n’as pas besoin d’avoir une organisation parfaite ni d’avoir créé des process ultra aboutis pour être « en droit » de t’associer avec quelqu’un, de recruter un.e salarié.e ou de confier une partie de ton business à des freelances.

Bien sûr qu’il peut y avoir des failles et des améliorations possibles. Ce qui compte avant toute chose, c’est d’avoir une base de travail sur laquelle t’appuyer pour construire une bonne organisation dans une entreprise qui fonctionne à deux, à trois, ou plus.

Étape 1 : définir les rôles et les responsabilités de chacun

Quand tu passes d’une organisation en solo à une organisation d’équipe, le tout premier ajustement à réaliser est de bien définir le rôle, la place et le périmètre d’intervention (voire de prise de décision) de chacun. 👀

De façon assez triviale, on pourrait résumer cette étape à des interrogations toutes simples telles que « qui fait quoi ? » ou « qui est responsable de quoi ? ».

☝🏻 Maiiiis, dans le détail, il faut creuser un peu plus avec un vrai travail d’analyse et de réflexion concernant les besoins et le fonctionnement de ton business :

➖ Quelles sont les connaissances ou les compétences nécessaires pour chaque rôle au sein de ton entreprise ?

➖ Quelles sont les tâches et les projets spécifiques que chaque personne sera chargée de gérer ?

➖ Quelles sont les zones de génie de chaque membre de l’équipe ?

➖ Quel est le niveau d’autonomie accordé à chacun dans l’exécution des tâches et/ou dans la prise de décision ?

➖ Comment les responsabilités de chaque personne se chevauchent-elles ou se complètent-elles ?

➖ Comment les rôles et les responsabilités peuvent-ils évoluer au fur et à mesure que l’entreprise se développe ?

En clair, il s’agit de bien gérer la répartition des tâches, des projets et des responsabilités en fonction des champs de compétences et de l’expertise de chacun. En bref : de créer un cadre d’organisation propice à la réussite individuelle et collective. 🙌🏻

Étape 2 : optimiser tes process

On a déjà évoqué juste avant l’intérêt des process, soit l’importance de systématiser certains aspects de ton entreprise pour mieux les déléguer ou les sous-traiter par la suite.

✔️ Pour rappel, toutes les tâches indispensables à ton business sont concernées : gérer ton administratif et ta facturation, rédiger ou produire du contenu, assurer l’onboarding des nouveaux clients, analyser tes statistiques, etc.

Même si tu as déjà créé tes propres process, il sera sans doute nécessaire d’en faire évoluer certains d’entre eux afin de tenir compte du mode de fonctionnement et des idées de chacun. Ton travail peut se résumer à détailler davantage le process (pour être hyper explicite vis-à-vis de la procédure), mais ça peut aussi demander plus d’ajustements s’il faut « fusionner » ou faire cohabiter deux façons de travailler qui sont très différentes. 🧐

Par ailleurs, au-delà des process liés aux missions que tu souhaites confier à une autre personne, il faut aussi penser à construire des process de délégation très précis. Ceux-ci font tout bonnement partie des process incontournables pour un solopreneur, parce que cela permet de structurer et de faciliter les collaborations.

📝 Concrètement, cela consiste à détailler la manière dont vous allez travailler avec ton associé.e, tes prestataires en freelance ou la personne qui occupe un poste salarié. Une sorte de marche à suivre qui va permettre d’organiser le travail d’équipe.

Quelques exemples de questions à traiter lors de l’élaboration de ton process de délégation :

• Comment vas-tu transmettre chaque demande ?
• Quelle forme prendra ton briefing ?
• Quels sont les types de livrables attendus ?
• Quand et comment doit te parvenir ce travail ?
• À quelle fréquence auront lieu les échanges, les bilans et les feedbacks ?

Évidemment, avoir un process de délégation suppose de faire régulièrement le point sur ce qui fonctionne et ce qui fonctionne moins bien. C’est quelque chose que tu peux faire notamment lors de ton CEO Day si tu en fais un. Si ce n’est pas encore le cas, je ne peux que t’encourager à réserver une ou plusieurs journées à la prise de hauteur sur ton entreprise et toutes tes collaborations. C’est ce qu’on t’apprend à faire dans notre Checklist de l’ombre, un guide gratuit qui t’apprend à mener un CEO Day efficace.

Étape 3 : choisir les bons outils pour travailler à plusieurs

D’un point de vue purement technique, il va aussi falloir penser aux outils dont vous allez vous servir pour travailler à plusieurs.🤓

🛠️ Sache que tu as à ta disposition divers outils collaboratifs pour toutes sortes d’actions : centraliser et mettre à disposition les informations inhérentes à ton business, communiquer en interne, organiser tes calls, partager des ressources ou encore planifier et suivre les projets communs.

À toi de sélectionner ceux qui répondent le mieux à tes besoins en termes d’organisation, de communication et de gestion de projet.

Bien évidemment, ce choix se base sur le coût et les fonctionnalités proposées par chaque logiciel ou application… Mais il est également important de prendre en compte d’autres critères. Je pense à la facilité d’utilisation pour les personnes avec qui tu collabores, ainsi qu’à l’accessibilité selon les appareils (ordinateurs ou mobiles) ou les systèmes d’exploitation (Windows, MacOS, iOS ou Android) de chacun.

💡 Si tu nous suis depuis un certain moment, tu n’es pas sans savoir que chez J&J, nous utilisons Notion pour travailler en équipe.

Après de nombreuses années à exploiter cet outil de façon intensive, je peux dire que nous avons réussi à créer les meilleurs tableaux de bord pour organiser notre activité à plusieurs et collaborer efficacement. Si tu veux t’en inspirer, je t’invite à télécharger ces templates de dashboards Notion et à les dupliquer sur ton propre espace de travail. Tu auras ainsi des modèles que tu pourras personnaliser à ta guise puis proposer à ton équipe afin de mieux travailler ensemble. 😎

Étape 4 : apprendre à gérer différemment ton temps

La transition entre le solopreneuriat et le travail en équipe a nécessairement un impact sur ton planning. Flexibilité et adaptation sont de rigueur !

Au démarrage, tu devras peut-être passer plus de temps à gérer les personnes et moins de temps à faire le travail toi-même, tout particulièrement si tu optes pour la sous-traitance ou la délégation. Cela peut induire des aménagements dans la façon dont tu organisais jusque-là tes journées.

De même, si tu t’associes avec un.e autre entrepreneur.e ou que tu travailles quotidiennement avec un.e salarié.e, il faut prendre en compte divers paramètres propres à chacun tels que :

• le rythme de travail (certaines personnes sont plus productives le matin, tandis que d’autres préfèrent travailler l’après-midi, le soir ou même la nuit) ;
• le mode de travail (avec la possibilité de bosser en remote par exemple ✈️) ;
• les contraintes familiales (les disponibilités varient selon si on a des enfants ou pas, si on occupe le rôle d’aidant.e auprès d’un proche malade, etc.) ;
• les aspirations personnelles (avoir un rythme plus slow, s’engager en tant que bénévole dans une association ou encore trouver plus de temps pour exercer sa passion).

💬 Julie en a brièvement parlé sur ce blog dans notre bilan 1 an après notre passage en société : trouver une bonne organisation à deux a été notre second plus gros challenge lors de la création de J&J SAS. Parmi les mesures prises qui se sont avérées les plus efficaces, il y a eu nos réunions mensuelles, ou encore une nouvelle formule plus probante pour la gestion de nos plannings.

Même si tu as tout bien fait pour préparer le terrain avant tes futures collaborations, c’est petit à petit que vont s’instaurer des habitudes de travail en commun, des petits rituels de gestion et d’organisation. Ça se fera au fil des retours et des propositions d’améliorations qui vont émerger tout naturellement face aux problématiques de chacun. 😉

Étape 5 : communiquer et faire des points régulièrement

Impossible de bien déléguer au sein d’une entreprise ou de collaborer efficacement au sens général du terme sans un minimum d’écoute, de communication, de tolérance et d’empathie.

❌ À vrai dire, on a tendance à réduire une bonne organisation d’équipe au côté pratico-pratique : partager son Google Agenda, coordonner les emplois du temps, mettre en place des routines de travail.

Alors oui, mobiliser des outils performants et adopter des habitudes de travail en équipe, c’est primordial.

Néanmoins, il faut avant tout s’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde. Partager les difficultés de chacun, mettre en exergue les lacunes dans certains process qu’on pensait éprouvés. Résoudre d’éventuels problèmes et intervenir en amont d’un conflit lié à une mauvaise organisation, etc.

➡️ En somme, faire des points fréquents et communiquer régulièrement avec toutes les personnes qui travaillent avec toi, dans le but d’opérer des changements au niveau organisationnel si cela est réellement utile.

Il va sans dire que cela ne pourra pas se faire tous les quatre matins : ton rôle est de juger de la pertinence de mettre à jour (ou non) tes process, tes méthodes de travail ou tes briefs par exemple. 🤔

La preuve qu’à un moment ou à un autre, il va falloir développer ses compétences managériales d’entrepreneur, puisque gérer un business en solo est un tout autre exercice que de gérer une équipe au service de son entreprise (le plus souvent à distance d’ailleurs, par écran interposé 💻).

Et voilà, j’espère t’avoir aiguillé.e concernant cette grande (et belle) étape qu’est le passage d’une organisation en solo à une organisation à plusieurs. Il faut bien comprendre qu’une bonne organisation d’équipe n’est ni figée ni définitive : elle doit surtout évoluer au même rythme que nous et nos besoins à l’instant T. Ce qui te convient aujourd’hui ne sera peut-être pas ce qui cochera toutes les cases demain en termes de performance et de productivité. Encore maintenant avec Julie, on continue d’ajuster et d’affiner notre propre façon de faire, en fonction de nos priorités du moment et de la trajectoire qui se dessine pour J&J. Tu t’en doutes, cela demande une bonne dose d’anticipation, de rigueur ET de flexibilité !

Tu as besoin de soutien et de conseils éclairés pour faire face aux challenges liés à la croissance de ton entreprise (organisation, gestion, technique, mindset, posture de CEO ou encore relations humaines) ? À travers notre programme Level Up, Julie et moi te proposons de devenir tes « associées » le temps d’un accompagnement individuel et 100 % sur mesure. Notre mission : t’aider à franchir de nouvelles étapes clés de ton business grâce à un partage d’expériences, d’idées et de méthodes qui ont fait leurs preuves chez nous. 🤗