10 conseils pour organiser ses journées

1. Reconnaître ses pics de productivité
2. Se laisser (vraiment) le temps
3. Faire les choses les plus pénibles en premier
4. Ne pas s’oublier soi-même
5. Donner des rituels à son cerveau
6. Savoir identifier ses priorités
7. Se fixer des rendez-vous réguliers
8. Utiliser un bon outil d’organisation
9. Anticiper les imprévus
10. Batcher, batcher et batcher

Reconnaître ses pics de productivité

…et les exploiter à fond ! 🚀 Normalement, tu peux clairement les identifier puisque ce sont tous les moments où tu te sens pousser des ailes. Ce sont toutes les fois où tu constates que tu as abattu un travail de dingue : soit en très peu de temps, soit parce que tu as terminé une mission très compliquée bien plus facilement que tu ne l’aurais pensé. Dans mes contenus, je compare ces moments de productivité à des moments de « transe » : comme si j’avais eu un shot de Redbull dans les veines et que plus rien ne pouvait m’arrêter. Je n’ai plus faim, je n’ai plus soif, je n’ai plus sommeil. Plus rien ne compte à part la mission que je suis en train de faire. Juste, je trace ! 😊

Il est, selon moi, hyper important de les détecter pour pouvoir les exploiter le plus souvent possible et de la manière la plus intelligente possible dans ton quotidien. Pour ma part, ces moments-là se reproduisent presque tous les matins (excepté le mardi, si tu me suis sur Instagram alors tu sais 😅) de 7h30 à 13h. C’est mon moment. Evidemment, c’est assez courant d’être plus productif le matin : notre esprit est reposé, plus vif, plus alerte et plus enclin à assimiler des informations et à les traiter comme il se doit. Maaaaais, encore une fois, ça dépend de chacun d’entre nous. Je connais aussi des entrepreneur.e.s qui ont la tête dans le 🍑 le matin mais carburent à 300% en fin d’après-midi ou en soirée !

Alors, je t’invite vivement à rester attentif.ive à ces moments-là pour pouvoir planifier les missions/les tâches les plus compliquées dans ta journée. Pour te donner des exemples sur mes missions du matin, on retrouve : tous les brainstormings liés à la stratégie, tout ce qui concerne les chiffres (l’analyse de statistiques, la comptabilité…), la rédaction importante (publicité, pages de vente, newsletters marketing…), ou encore les emails qui nécessitent des explications poussées et/ou délicats à rédiger 📍

Se laisser (vraiment) le temps

La grosse connerie qui était à l’origine de beaucoup beaucoup de frustrations dans mon ex-quotidien de freelance était de ne pas me laisser suffisamment de temps pour faire les choses. C’est souvent ce qu’il se passe lorsqu’on fait une mission pour la première fois. Par exemple tu dois, pour la première fois de ta vie, écrire 30 publications Instagram pour ton business. De façon logique : tu ne SAIS PAS combien de temps ça va te prendre, puisque tu ne l’as jamais fait. Et ça vaut aussi pour une première mission pour un client. Mais parce qu’il faut bien mettre ça dans ton planning, tu vas y accorder arbitrairement une durée X. Admettons une matinée de 4 heures.

De manière tout à fait logique ensuite, au bout de 4h de boulot, tu vas probablement te rendre compte que tu es loin d’avoir terminé. Première réaction : “je suis une merde”. Seconde réaction : “je suis frustré.e”. Autant te dire que c’est tout sauf productif ! 🤯

Ici, mon conseil est simple : laisse-toi du temps. Beaucoup de temps. N’est-ce pas plus valorisant de terminer plus tôt que ce que tu avais prévu plutôt que de manquer de temps pour terminer tes missions ? 🙂 Dans mon planning, j’ai désormais un réflexe : quand je fais quelque chose pour la première fois, j’estime un temps à passer et je double celui-ci dans mon planning. Quand je pense qu’une mission va me prendre 2h, j’en planifie au moins 3, voire 4. Depuis, je ne suis plus frustrée ni déçue de moi-même 🙏

Faire les choses les plus pénibles en premier

Ecrire cette partie me rappelle à quel point je suis une feignasse en vrai. J’ai toujours été comme ça : « oh la flemme 😩 ». Je sais que ça n’en a pas l’air quand on voit tout le travail abattu chaque jour ou tous les contenus créés. Et pourtant, je fais partie des feignasses. Quand j’aime pas un truc, j’ai pas envie de le faire. Heureusement, quand on gère notre propre business, on fait en sorte de toujours kiffer nos quotidiens. Maaaaais il y a forcément des choses moins fun que d’autres à accomplir dans une journée !

Ici, pas de secret : il faudrait pouvoir faire ces choses pénibles en premier dans sa journée. La raison est simple : pour en être débarrassé.e ! Quand nous étions plus jeunes, combien de fois nous avons entendu nos parents nous dire « allez, fais-le, après tu seras débarrassé.e ! ». Bah écoute, j’ai gardé la même technique ! 😂 Et ça fonctionne plutôt bien, parce que cette pensée me permet de me raccrocher à : « après, tu feras que des trucs trop cool ! ».

L’ultime solution aux choses pénibles serait de les déléguer. Mais, avec l’expérience, je sais que nous n’avons pas toujours les moyens de déléguer et qu’on n’a pas toujours trouvé les personnes de confiance pour le faire à notre place 🙂

Ne pas s’oublier soi-même

En tant que Freelance ou entrepreneur, nous sommes souvent obsédés par la productivité, quel qu’en soit le prix à payer. Et ça donne des trucs pas hyper sains au fil du temps : on saute des repas, on ne fait volontairement pas de pauses, on fait passer notre santé au second plan, on passe moins de temps avec nos proches… J’ai longtemps fait passer le travail avant tout le reste, notamment dans mes premières années en freelance. Mais j’ai compris que l’équilibre vie pro/vie perso était essentiel si je voulais garder mon indépendance professionnelle et faire grandir mon business au fil des années 🌱

Au quotidien, ça se matérialise de différentes manières (et ici aussi, ça dépend des besoins, des personnalités…) :

• je prends le temps de manger tous les midis (parfois il est midi, parfois il est 13h, parfois 14h, mais je fais toujours une pause dej’)
• je m’accorde systématiquement 20 minutes de « chill » après avoir mangé (je lis, je somnole, je joue, je traine sur YouTube…)
• je m’accorde le droit de prendre une pause goûter à 15h27 ou une douche à 11h14 si j’en ai envie

Ponctuer sa journée de travail par des moments pour soi est, selon moi, très important. Mais ça peut être beaucoup d’autres choses que mes propres habitudes : faire une sieste, faire le ménage/du rangement, 20 minutes de marche, faire de la méditation… D’autant plus qu’une petite pause ou un brin d’air sont parfois nécessaires pour réfléchir calmement, retrouver sa motivation ou évacuer un bon coup 😌

Donner des rituels à son cerveau

Certains l’appellent plutôt : le pouvoir des habitudes. Moi je suis un peu tarée, et je considère mon cerveau comme étant un être humain à part entière 🧠. De ce fait, je lui donne des rituels du matin et du soir. Ou plutôt : de début de journée de travail et de fin de journée de travail ! Ça consiste à commencer mes journées de travail de la même manière et de toujours les terminer de la même manière.

🌤 En pratique, voici mon rituel du matin :

• je me lève et j’allume la machine à café
• pendant que le café coule, je fais pipi
• je bois mon café, et je check toutes les notifications
• je me lave les cheveux en réfléchissant à la journée qui m’attend = mon cerveau comprend que ma journée peut commencer.

🌙 Mon rituel du soir :

• je vérifie que ma to do list est terminée et que les mails « faciles à répondre » ont tous été traités
• 18h, ma publication du soir (parfois en post, parfois en story) est publiée sur Instagram, ça marque le début de la fin de journée ⚡
• je prends ma douche et je laisse partir (au maximum) toutes les problématiques de la journée avec l’eau = mon cerveau comprend que c’est la fin, qu’il est temps de déconnecter et de ne plus penser au travail.

Evidemment, ces rituels ne sont pas 100% infaillibles. Mais ils ont le mérite de structurer ma journée et d’aider mon cerveau à se connecter/se déconnecter. Et le rythme de nos vies est tellement dense, qu’il faut parfois trouver des stratagèmes pour nous aider à tout gérer au mieux 🙂. C’était le mien !

Savoir identifier ses priorités

L’un des grands fléaux des freelances et entrepreneur.es, c’est probablement le fait de tout considérer au même niveau. Dans un cerveau pas encore initié à l’organisation, tous les projets et toutes les tâches ont la même importance et la même urgence. Heureusement, c’est loin d’être vrai. Sinon, nous serions probablement tous en erreur 404 🤪

De cette tendance à ne rien prioriser vient la tendance à blinder ses journées d’une part. Mais aussi le fait de s’éparpiller à vitesse grand V au moment de construire son planning de la semaine ou du mois. Et c’est normal, si tu n’as ni priorités clairement identifiées, ni deadlines précises, ni niveaux d’importance définis, tu ne sais juste pas quoi caser (ni où, ni comment) dans tes journées. D’ailleurs, les imprévus peuvent aussi poser de nombreux problèmes dans un tel scénario : tu as juste l’impression de devoir répondre à tout et tout de suite. Tu t’interromps pour être au top sur tous les fronts en même temps, entraînant du multi-tasking et des pertes de temps un peu partout ❌

Bref, si tu te reconnais là-dedans il faut clairement revoir l’ordre de tes priorités (c’est un peu strict dit comme ça mais… je t’assure que c’est libérateur 👌). Et ici, tout dépend de tes objectifs (= ce qui est important pour toi là maintenant) et de tes engagements (= tes clients ou d’autres personnes qui comptent sur toi par exemple). Évidemment, construire ta propre roadmap d’entreprise à court terme (et encore plus à moyen et long terme), ça ne se fait pas en claquant des doigts. Mais c’est bien cet exercice précieux qui t’aidera à y voir clair dans ta charge de travail et à mieux organiser ton quotidien 🔍

Se fixer des rendez-vous réguliers

Tout comme des routines que tu peux adopter pour démarrer ou clôturer tes journées, tu peux aussi te planifier des créneaux réguliers à l’avance. Pour te donner des exemples, nos agendas ne sont pas remplis à 100% pour le mois ou le trimestre entier à venir. En revanche, nous savons déjà à quel moment nous allons/devons réaliser certaines choses dans les prochaines semaines. Par exemple :

• Nos points comptabilité ou nos rendez-vous avec notre comptable. Pendant ce point, on va rassembler un maximum de tâches administratives liées à la facturation, à la gestion de contrats, aux statistiques financières, etc.
• Nos réunions mensuelles et nos plages de brainstorm 💬. Puisque ce sont de gros créneaux mensuels (respectivement 1 journée complète et plusieurs demi-journées par mois), ces derniers sont forcément placés bien bien à l’avance dans nos plannings. C’est d’autant plus le cas parce qu’il est nécessaire de préparer ces sessions à l’avance chacune de notre côté 💭
• Certaines tâches hebdomadaires liées à nos contenus, à nos clients ou à d’autres projets longs. Des créneaux dédiés à l’une de ces thématiques sont programmés à l’avance dans notre planning de la semaine, toujours au même endroit. Par exemple, Julie fait une dernière vérification des articles du blog de la semaine suivante tous les vendredis matin 🗓

👉 Plus tu pourras planifier de blocs dédiés à une famille de tâches à l’avance, plus il te sera facile d’articuler le reste autour sans toucher à ces créneaux indispensables. À toi de réfléchir à ce qui est récurrent dans ta semaine ou ton mois (et ça peut généralement être le cas de la facturation et l’admin’, la production de contenus, le CEO day, etc.).

Utiliser un bon outil d’organisation

Bon clairement, si tu nous connais déjà bien, tu sais qu’on ne pouvait pas parler d’organisation sans évoquer Notion. On croise parfois des freelances et entrepreneur.e.s ayant des soucis de gestion du temps parce qu’ils n’ont tout simplement pas encore trouvé la bonne méthode… ou le bon outil ! C’était par exemple le cas de Julie avant qu’elle ne croise sur sa route mes habitudes de toquée de l’organisation 🤪

Si tu fais encore partie des entrepreneur.e.s qui s’organisent “sur le papier”, via une montagne de notes et post-it, ou via… rien 😅 : je ne peux que te recommander de tester un outil fait pour ça. Il en existe des tas (Trello ayant été notre outil principal pendant longtemps). Aujourd’hui, c’est clairement Notion qui sauve notre cerveau en plus de nous aider à planifier chacune de nos journées 💛

Puisque nous avons une vision 360° de nos objectifs et projets, nous savons très clairement comment articuler nos journées. Mais aussi OÙ le faire. Chaque semaine, nous prenons quelques minutes pour planifier ou vérifier que tout concorde dans nos plannings respectifs sur Notion. Le matin, nous n’avons pas grande-chose d’autre à faire que d’ouvrir notre espace et de consulter l’ordre du jour (que tu vois régulièrement dans nos stories Instagram d’ailleurs 👌).

C’est clairement un gain de temps et une charge mentale en moins au quotidien. Pas besoin d’aller fouiner dans des dizaines de notes et de rappels, tout est là : centralisé au même endroit sur Notion !

Anticiper les imprévus

Ta journée est planifiée de A à Z, tes horaires idéaux sont respectés jusqu’à un moment donné où… un imprévu fout tout en l’air ! 😡 C’est une situation qu’on rencontre tous régulièrement et toujours de manière aléatoire (voire au pire des moments ahah). Un bug technique, une demande urgente d’un client, une urgence personnelle qui ne peut pas attendre… Bref, c’est l’hécatombe dans ton organisation et souvent un retard accumulé tout au long de ta semaine.

C’est ici que je vais être un peu contradictoire avec certains conseils de ce billet : oui, il est plus confortable d’orchestrer un maximum de choses à l’avance si ça te rassure. Mais n’oublie jamais le paramètre de l’inconnu. Si tu ne prévois jamais de créneaux libres (ou de créneaux de “rien” comme on les appelle chez J&J), tu ne pourras tout simplement pas respecter ton organisation.

Pour ce faire, ça peut être par exemple :

• Ne pas surcharger ta journée de travail pour te laisser du temps supplémentaire sur une tâche (cf. conseil n°2 de cet article)
• Ne pas prévoir de travailler 8 heures à plein régime chaque jour : alors déjà, c’est impossible ! 😅 Sauf cas exceptionnels, peu de personnes peuvent rester parfaitement concentrées à 100% sur autant de temps. Ensuite, c’est typiquement ce qui peut rallonger ta journée indéfiniment en cas d’imprévu.
• Prévoir un créneau libre plus ou moins important quelque part dans ta semaine. Ce dernier pourra servir à gérer des imprévus, ou tout simplement à t’accorder un moment de pause, à bosser sur une tâche de ton choix selon ton mood, etc. ✌️

Bien sûr, ça requiert aussi un minimum d’auto-discipline. Il faut bien pouvoir trier les imprévus entre ceux qui ne peuvent vraiment pas attendre, et ceux qui peuvent attendre ton prochain créneau libre. 👉 Est-ce que cet email/appel a vraiment besoin de ta réponse là maintenant ? Ou est-ce la fin du monde si tu réponds 4 heures plus tard voire le lendemain ?

Batcher, batcher et batcher

Ce dernier conseil est sans doute le plus précieux en matière d’organisation au quotidien. Ça revient à te parler une nouvelle fois des fameux blocs de temps consacrés à un même type de tâches. J’insiste sur ce principe car c’est réellement un gain de temps confortable chaque jour. Et c’est surtout une excellente manière de ne pas t’éparpiller entre tes tâches les plus importantes de ta journée de freelance.

Comme tu le sais sans doute déjà, il s’agit ni plus ni moins que de rassembler des tâches similaires entre elles pour les réaliser “à la chaîne”. Par exemple : tes épingles Pinterest du mois, tes posts Instagram de la semaine, etc. Ici, on parle tout de même de blocs de temps importants, puisque le batching de ce type de tâches peut représenter 3 ou 4 heures dans ta journée, voire plus. En bref, on est loin d’une réelle rapidité d’exécution, même si c’est très pratique. ☝️ Maiiiis le batching inclut aussi les micro-tâches qui s’incrustent par-ci par-là dans ta journée.

Pour te donner un exemple, je prévois toujours un petit moment dans ma journée, au début ou à la fin, pour réaliser toutes les tâches prenant moins de 5 minutes. Ça peut-être : passer un appel, envoyer un doc, répondre à quelques commentaires sur Instagram, acheter un jeu vidéo, signer un contrat d’assurance, etc. Bref, tu as compris : tout ce qui peut être enchainé très vite sans polluer mon travail à vraie valeur ajoutée ⚡️

Nous voilà au bout de toutes mes astuces pour mieux structurer ses journées en tant qu’entrepreneur.e. J’espère qu’elles te seront utiles et te donneront envie d’implémenter quelques bonnes habitudes (qui te conviennent à toi 🙏) dans ton propre quotidien. N’hésite pas à jeter un oeil à notre formation Objectif Lune pour apprendre à structurer ton planning sur le looooong terme d’après tes objectifs et ta direction d’entreprise.

Et pour finir, n’oublie pas de parfois te lâcher la grappe et de laisser tomber la perfection. La routine idéale de l’entrepreneur n’existe pas et il faut aussi faire avec ton propre rythme interne et les aléas de la vie 🤗