Construire un process : pourquoi et comment ?
Julia Je crois ne pas me tromper quand je pense écrire l’article de blog le plus réclamé depuis que je te partage mon organisation au quotidien ici ou sur Instagram 😄 . Les process, c’est ce qui drive ma vie professionnelle depuis plusieurs années. Je voulais donc faire un article complet à ce sujet pour que, toi aussi, tu puisses comprendre les tenants et les aboutissants de ceux-ci pour ton entreprise et pour ton propre bien-être.
Créer des process, ça veut dire systématiser son entreprise. Et donc prendre le soin de ranger toutes les tâches à faire dans notre quotidien surchargé quelque part. Sans mes process, je ressemblerais à un abricot sec, vidée de toute énergie parce qu’épuisée, à m’éparpiller partout 😅
Pourquoi mettre en place des process ?
- Pour rester organisé(e). Comme je le disais dans cette introduction, créer des process ça consiste à ranger touuuutes les tâches que nous avons à faire. Il est possible de les ranger par thématiques, par journées, par clients… ici, ton imagination sera ta seule limite. C’est se créer des routines, des « roadmaps » à suivre, tout simplement. Et c’est cette facilité d’exécution qui te donnera une sérénité d’esprit précieuse 🙂 . Pour ma part, ils sauvent ma santé mentale ! Je n’ai plus qu’à suivre mes process plutôt que de me dire sans cesse « Ok, je dois faire ça dans quel ordre déjà ?! » 😅
- Pour être professionnel(le). Les process apportent une cohérence d’ensemble, pour touuutes les actions que tu mènes dans ton business. Donc, en plus de te donner de la tranquillité d’esprit, ils te permettent de dégager une image professionnelle au quotidien. Nos clients apprécient notre constance. Par exemple chez nous, tous les premiers jours ouvrés du mois, ils reçoivent les statistiques de leurs réseaux sociaux ainsi que la facture correspondante. Tous – les – mois. Sans faute. Sans process, je ne pourrais pas être aussi fiable et aussi professionnelle dans mes actions. Si je prends l’exemple des formations, si je n’avais pas de process en place, alors je n’aurais jamais de feedbacks sur les formations. Parce que je ne penserais pas à te les demander, tout simplement 😉
- Pour faire grandir ton entreprise. Ici, les process prennent une autre dimension. Lorsqu’on se lance en Freelance, on est solo. Et donc les process ne concernent que nous. Mais si un jour tu souhaites faire passer ton entreprise au step du dessus, alors peut-être devras-tu déléguer des missions. C’est à ce moment-là qu’ils deviennent encore plus précieux car ils vont te permettre de déléguer en toute sérénité une partie de tes missions opérationnelles, notamment 😎
Étape 1 : on repère les récurrences, les répétitions
La première étape est de rassembler toutes les choses que tu fais de façon récurrente : chaque jour, chaque semaine, chaque mois, chaque année. Et, parce que je sais qu’il est difficile d’imaginer ces récurrences lorsqu’on fait ça pour la première fois, voici mes propres exemples :
- tous les mois, je facture nos clients
- toutes les semaines, je programme mes posts Instagram
- tous les mois, je planifie mes articles de blog
- tous les mois, je mets en oeuvre ma stratégie social media…
Prends le temps qu’il te faut pour dresser la liste la plus complète possible (quitte à faire une pause dans ton vidage de cerveau pour mieux y revenir un peu plus tard), car il existe beaucoup beaucoup de choses que l’on fait de manière répétitive sans même s’en rendre compte ! 😅 Cette liste va vraiment être ta base de travail, alors n’hésite pas à y écrire la moindre chose que tu fais plusieurs fois dans une journée, une semaine, un mois ou une année.
Étape 2 : on décortique
Le but de cette seconde étape, est de prendre CHACUNE des récurrences listées, et de les décortiquer. Pour que ce soit plus concret, prenons ensemble l’exemple de ma mission « facturer les clients » 🥂 Je vais lister toutes les choses que je fais, dans l’ordre, pour arriver au résultat final : facturer un client.
- je fais le point avec Julie sur ce que l’on facture et à qui
- je vérifie que le travail est bel et bien terminé (et donc facturable)
- je remplis notre tableau de suivi et de récap’ des facturations sur Google Drive
- je réalise les factures correspondantes sur mon outil de facturation (Quickbooks actuellement)
- je fais un export PDF de la facture
- je range cette facture dans le dossier DropBox du client correspondant
- je renomme la facture « J&J-Facture-MoisAnnee-Client »
- j’écris et j’envoie le mail qui accompagne la facture pour mon client.
Tu vois ici, chaque étape, même la plus évidente, est écrite. D’apparence, ça parait complètement stupide d’écrire qu’il faut aller ranger la facture dans le dossier du client. Et pourtant, ça fait clairement partie du process. Et surtout, si un jour je suis malade, ou que je ne veux plus honorer moi-même ce process, je pourrais le transmettre à n’importe qui !
Souvent, pour m’aider à les écrire, j’imagine ma maman faire le travail à ma place. Et je t’assure qu’elle aurait besoin de chacune de ces étapes pour bien faire le travail 😂 . Imaginer une personne tierce prendre les missions internes à ton entreprise peut t’aider à entrer dans les détails. Ici, pour que ce soit un process le plus précis et le plus complet possible, il faudrait que je rajoute le lien vers le tableau Google Drive et les identifiants DropBox également.
Tu vois le niveau de détails ? C’est ce qui fait la force d’un process réussi. Et c’est ce qui t’empêche clairement de te demander sans cesse « Attends, je dois faire comment ici déjà ? » ou encore « Dans quel ordre j’avais fait ça le mois dernier/l’année dernière déjà ?! ». En résumé : tu gagnes du temps, tu gagnes en confiance en toi. Puisque tout est écrit quelque part 🙂
Étape 3 : on choisit un outil
Étape, encore une fois, très importante : il faut stocker/rassembler tes process au même endroit. J’ai tendance à penser que quand tout est à sa place, alors mon cerveau est rangé lui aussi 😎 . Lorsque le but est de rassembler des textes, rangés dans des catégories, à un seul endroit, je pense instinctivement à 3 outils :
- Trello. Qui va te permettre, notamment, de ranger tous les process à « étapes ». Par exemple, chez J&J, on a un tableau dédié à nos articles de blog. Un article de blog circule d’une colonne à une autre, au fil de sa vie (il passe de l’idée à la rédaction, et de la rédaction à l’illustration, pour faire court). ⚡️ UPDATE 2021-2022 : à ce jour, tout a été basculé sur Notion, y compris la gestion et la rédaction de nos articles de blog.
- Notion. Cet outil (collaboration commerciale) permet de vraiment ranger les process dans des catégories dédiées (et c’est ce qui me plait le plus), et d’écrire des choses plus complètes, plus documentées. Comme tu peux le voir ci-dessous, j’ai compartimenté notre entreprise en sous-parties bien distinctes. Et j’ai ensuite écrit mes process en détail pour chaque domaine (comme le tri de mes subscribers sur Convertkit par exemple).
Si tu veux utiliser cet outil pour organiser ta propre entreprise, tu peux mettre la main sur nos propres tableaux de bord Notion. 🤗
- ClickUp. Qui a sensiblement les mêmes fonctionnalités que Notion & Trello, avec encore une autre organisation. Il est bien plus complet (puisqu’il a presque toutes les fonctionnalités de Trello et de Notion réunis) et permet de faire beaucoup beaucoup plus de choses notamment en termes de to do list ou de travail en équipe. Pour en savoir + sur cet outil, je te laisse parcourir leur site web qui sera bien plus efficace que mes mots 😄
Étape 4 : on reste flexible
Un process écrit n’est jamais terminé. Car, même s’il est le plus complet possible, il doit évoluer avec toi, avec ton organisation et tes besoins. Par exemple, si tu te rends compte qu’une étape supplémentaire serait la bienvenue, ou encore si l’outil que tu utilises a changé un paramètre qu’il te faut rajouter dans tes process : tu dois les mettre à jour pour qu’ils soient toujours fiables.
Les process peuvent aussi être amenés à changer lorsque tu délègueras du travail à une personne extérieure. Celle-ci sera certainement force de proposition pour aller plus vite/aller plus en détail/apporter de nouvelles idées. Les regards extérieurs sur nos propres process sont hyper bénéfiques pour les rendre encore plus complets et précis 🙏 . Il faut donc savoir être flexible et avoir la volonté de revenir sur un travail déjà effectué pour le rendre encore meilleur 🙂
Étape 5 : déléguer et/ou automatiser
Aujourd’hui avec Julie, nous en sommes à cette étape, ce qui me permet de t’en parler un peu plus en détail. Lorsque tu as sous les yeux ta liste de process que tu mets en oeuvre chaque année, chaque mois, chaque semaine ou chaque jour, tu es en mesure de prendre du recul et de savoir :
- quels sont les process qui ne peuvent pas se passer de ton propre cerveau
- quels sont les process qui te font perdre du temps et qui ne nécessitent pas forcément ton cerveau pour être menés à bien
- quels sont les process qui mériteraient d’être automatisés pour te libérer du temps
- quels sont les process qui ne t’apportent pas de retour sur investissement et qui pourraient être réagencés ou supprimés
- …
Suite à cette analyse, tu vas donc être en mesure de déléguer certains process ou d’en automatiser d’autres pour te libérer du temps (le nerf de la guerre lorsqu’on est Freelance et/ou entrepreneur). Tu peux déléguer à un Freelance dont le process est l’expertise (par exemple déléguer la rédaction d’articles de blog, déléguer la mise en oeuvre de publicités sur Instagram, déléguer la comptabilité…), ou tu peux automatiser certaines actions avec des outils dédiés (par exemple Zapier) 🙂 . Ces outils vont, par exemple, mener des actions automatiquement (supprimer des membres inactifs dans ta base de données, te créer des cartes Trello, te mettre des rappels…) = gain de temps de dingue ! 😍
Cette notion de process est-elle plus claire ? :)
Les process dans ton quotidien professionnel
🤓 À quoi sert un process dans une entreprise ?
Que tu sois freelance ou entrepreneur.e, un process te permet de systématiser certains aspects de ton entreprise. Objectif : rester organisé.e avec des routines, être professionnel.le et faire grandir ton activité.
🛠 Comment mettre en place un process en tant que freelance ?
Commence par repérer les répétitions dans ton quotidien comme la facturation de tes clients ou la publication de tes posts Instagram. Tu pourras ensuite décortiquer chaque tâche liée pour ne plus avoir à te poser de questions.
🖥 Quel outil pour créer ses process de freelance ?
Pour stocker tes process au même endroit, tu peux utiliser un outil comme Notion ou ClickUp. Ils te permettront d’y voir plus clair, mais aussi de les mettre à jour et d’identifier ce que tu peux automatiser ou déléguer.
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14 commentaires
Merciiiii pour cet article !!
Franchement c’est top ça permet de bien voir comment procéder.
C’est marrant que ne mets rien du tout sur ton ordi, tout est sur des outils tierces.
J’ai du mal avec Notion, faudrait que je me penche sur le sujet pour arriver à « le dompter ».
Bon faut que je m’y mette en tout cas ! ;-)
Avec plaisir Priscillia ! :)
Je passe par Notion car il me permet de tous les ranger au même endroit. Le système de fichiers « classique » d’un ordi n’est pas assez visuel pour moi :D
Merci pour cet article.
Parfois, j’avais l’impression d’être toquée quand j’éprouvais le besoin et exprimais celui-ci à mon « associé » de noter les process… Ca me rassure sur mon état mental mais surtout sur la validité de cette action. Merci encore ! C’est clair et bien expliqué.
Hello Corinne ! Et non tu n’es pas folle :D C’est un besoin qu’on ne ressent pas tous (par exemple Julie n’a pas du tout ce besoin-là contrairement à moi), mais si comme moi ça te rassure et te rend plus professionnelle, il ne faut pas hésiter ! :)
Bonjour Julia,
Merci pour toutes ces infos.
Tu dis que Click-up est « bien plus complet (puisqu’il a presque toutes les fonctionnalités de Trello et de Notion réunis) et permet de faire beaucoup beaucoup plus de choses notamment en termes de to do list ou de travail en équipe ».
Pourquoi vous ne l’utilisez pas à la place de Trello ?
Hello Marie ! Car nous avons des process hyper simplifiés sur Trello (avec nos clients et nos prestataires notamment). On utilise ClickUp uniquement pour nos process internes, nos tâches internes ou nos projets internes. Finalement, tout ce qui nécessite un accès à une tierce personne = on passe par Trello si c’est pertinent :)
Blog exceptionnel !
Et bien… merci !
Un article top ! Je suis familière de Trello, mais je ne connaissais pas Notion.
Je tenterais à l’occasion, ça sera une bonne expérience !
Merci pour ces retours aussi feelgood que pertinents :)
Merci Roxane ! :)
J’adore te lire !!! Je suis hyper d’accord avec tout ce que tu évoques… mais ça nécessite tellement de temps et de rigueur ! Ce que je n’ai pas du tout :-( Mais j’aimerai tellement être plus organisée, que je lis vos articles avec grand espoir ! Bravo à vous deux en tout cas :-)
Hello Emmanuelle ! La clé des process, c’est de les faire petit à petit (genre 1 par semaine) pour vraiment avancer :)
Bonjour,
On est maintenant en 2022 et si vous lisez ce message et que vous avez le temps d’y répondre (car vous avez super bien organisé vos process ;)) je me demandais si vous utilisiez toujorus clickup ou si vous étiez à 100% sur Notion. Vous dites avoir laissé tombé Trello car vous avez basculé ses fonctionnalités sur Notion, est-ce de même pour Click Up ou pas du tout ?
Je demande car je cherche un outils à investir pour mettre au clair mes process et comme je pars de 0 je voudrais choisir le meilleur (Notion ou ClickUp)
Merci
Bonne soirée
Steve
Hello Steve,
Alors ClickUp n’a fait qu’un passage ultra express dans nos vies, disons que nous l’avons testé :)
Mais après Trello, nous sommes passées progressivement sur Notion et aujourd’hui la quasi totalité de notre business se trouve et se gère sur Notion.
Pour ton besoin actuel et ton hésitation entre Notion et ClickUp, je t’invite à jeter un oeil à cette battle : https://www.idontthink.fr/outil-de-gestion-quoi-choisir-entre-clickup-et-notion/ :)
N’hésite pas si tu as d’autres question, belle journée à toi.