Backpack du Freelance : les indispensables au quotidien
Julia 🧠 BACK TO BASICS aujourd’hui ! 🤩J’avais envie d’un billet un peu large, un peu exhaustif sur le volet administratif & organisationnel dont nous avons tous besoin au quotidien en Freelance. Si tu as envie de créer ta propre micro-entreprise ou que tu viens juste de débuter, je suis certaine que la suite de ce billet va beaucoup t’aider ! Et si tu es déjà installé(e) depuis plusieurs années, peut-être que cet article sera une piqûre de rappel ou de nouvelles idées à mettre en place dans ton quotidien 😉
Des papiers partouuuut
🗂Plus les années passent, plus on se rapproche d’un monde 100% numérique. Maaais ce n’est pas encore tout à fait le cas 😄. Il est donc, selon moi, essentiel que tu optes pour du matériel de classement de documents. J’ai personnellement une grosse pochette, divisée en plusieurs intercalaires où j’entrepose tous les documents que je reçois et qu’il faut conserver (je suis de la team « si c’est pas utile ou indispensable je jette »).
Mes intercalaires sont les suivants :
- documents légaux : INSEE (tu sais le doc avec ton numéro de SIRET, ton code APE et tout et tout), et tous les papiers qui concernent directement l’ADN de ta micro-entreprise.
- banque & assurances : tous les docs liés au compte en banque de ta micro-entreprise et aux assurances souscrites (responsabilité pro notamment).
- impôts : ici je place mes déclarations de revenus. Même si officiellement c’est lié à la vie perso, pour moi c’est classé en pro car 100% de mon revenu (quand j’étais encore en micro) était lié à ma micro-entreprise.
- URSSAF : tous les documents liés à cet organisme. Donc les courriers classiques, mais tu peux aussi y entreposer tes relances d’impayés ou toute autre correspondance avec eux que tu souhaites conserver.
- Mutuelle : tous les docs liés à mes remboursements santé.
Autres intercalaires possibles : retraite complémentaire, clients (si jamais tu dois conserver des réponses à des appels d’offres ou encore des devis ou contrats signés par exemple), notes (ce qui ne rentre dans aucun des autres intercalaires mais que tu veux conserver « au cas où » 😄).
Un compte bancaire dédié
💶 Pour facturer tes clients, il te faut un compte bancaire dédié à ta micro-entreprise. Contrairement à ce que les banquiers veulent te faire croire : il n’est pas obligatoire que celui-ci soit professionnel. L’essentiel c’est que celui-ci sépare l’argent reçu de la part de tes clients, de l’argent donné par ta mamie une fois par an.
J’ai donc personnellement commencé avec un compte courant classique dédié à ma micro-entreprise (en plus de mon compte courant « normal » du coup) à la Caisse d’Epargne. Ça a duré plusieurs années. Jusqu’à ce que je passe à la TVA. À ce moment-là, j’ai été contrainte de changer de banque pour mon compte dédié à ma ME : les impôts ne pouvaient pas prélever la TVA dessus (alors que soit disant c’est quand même possible mais boooooon, j’avais pas envie de me prendre la tête).
Je suis donc passée chez Qonto. Et là, ça a été le coup de foudre virtuel (car oui, c’est une banque exclusivement en ligne). Peut-être qu’un jour je ferais un billet dédié à comment ça fonctionne chez Qonto, mais je peux déjà te donner quelques détails qui font la diff’ pour moi :
- le site & l’application sont intuitifs, modernes et agréables à parcourir
- le service client est hyper réactif et hyper précis dans ses réponses
- j’ai récemment ouvert un compte pour la SAS : en 3h c’était plié (compte fonctionnel, RIB & co) et en 3 jours j’avais les cartes bancaires dans ma boîte aux lettres (pour te donner une petit comparaison, avec la banque Nuger, on a mis 6 semaines pour que tout soit opérationnel).
- je peux lier des documents à chacune de mes dépenses si je le souhaite
- je peux catégoriser mes dépenses et mes revenus (genre ça c’est un repas, ça c’est du matériel, ça c’est le paiement d’un prestataire… etc), et donc en faire des stats.
- le prix mensuel
Et plus les mois passent, plus je serais en mesure de rajouter des éléments à cette liste 📢 ! (si tu utilises mon lien de parrainage, tu peux gagner 10€). Mais bref, Qonto ou une autre banque, l’essentiel est que tu aies un compte dédié à tes revenus générés via ta micro-entreprise.
Un outil de facturation puissant & fiable
N’est-il pas temps de remplir ce compte bancaire ?! 😎Pour ça, je ne t’apprends rien : il faut facturer ses clients. Et après avoir essayé plusieurs outils de facturation ces 7 dernières années, je suis tombée amoureuse de Freebe (hop, 2 mois d’abonnement offerts pour tester l’outil en passant par notre lien affilié). Et non je n’exagère pas mes sentiments 😅
Tu sais, quand tu as passé plusieurs années à en CHIER sur comment faire tes factures correctement tout en faisant en sorte qu’elles soient agréables à regarder (c’est toujours plus sympa en gestion, et pour les yeux des clients qu’on se le dise), bah quand tu trouves un outil qui rassemble tout ça, il n’y a qu’une seule réaction possible : 😍. Je t’ai déjà montré les coulisses de mon propre compte Freebe dans un récent billet, je t’invite à aller jeter un oeil !
Planifier ses journées
🍉 J’ai appris à planifier mes journées dès mes premières semaines en Freelance. Ça n’a pas toujours été un succès (dans le sens pas très productif), mais l’envie était là ! Au fil des années, je suis passée par plein d’organisations différentes, et je sais que c’est un volet qui évolue en même temps que nous. Donc si j’avais déjà un conseil à te donner à ce sujet : ne te prends pas trop la tête. La gestion de ton planning va se faire d’elle-même en fonction de tes impératifs et de tes envies 🙂
Par contre, il est essentiel d’avoir un compagnon de route pour nous aider ! Evidemment, il en existe pour tous les goûts : des plannings numériques ou papier. J’ai personnellement pas eu envie de choisir, alors j’ai un agenda papier et un Google Agenda. L’un me permet d’assouvir mon besoin d’écrire et de gribouiller, l’autre me permet de changer mes plans sans avoir à faire des ratures et surtout à synchroniser mon planning avec Julie.
Si tu fais partie de la team papier, je t’ai fait une sélection juste ici.
Une vision d’ensemble
🙏 Je n’ai pris conscience de l’importance de cette vision d’ensemble que trop tard. Et surtout : je n’avais pas trouvé l’outil qui me permettait de voir d’un coup tous mes chantiers en cours, mes objectifs et mes rêves. C’est désormais possible grâce à un espace de travail Notion que j’ai spécialement conçu pour piloter l’ensemble de mon activité et de mes grands projets de l’année 🤩
Ici, il s’agit de ma base de données dédiée à mes objectifs en cours : chacun appartient à un domaine défini et dispose d’une barre de progression (ou d’une croix s’ils n’ont pas encore démarré). Cette vision d’ensemble est précieuse pour se rendre compte des chantiers en cours dans une activité entrepreneuriale. Tu ne le vois pas sur cet aperçu, mais chaque objectif est aussi lié à un ou plusieurs projets, et une temporalité précise. Cela permet de se fixer des objectifs clairs pour se projeter le plus loin possible (ce qui est souvent hyper délicat mais nécessaire) 😄. Mais surtout de suivre l’évolution de chacune des choses que l’on a entrepris pour la mener à bien jusqu’au bout !
C’est l’une des nombreuses bases de données Notion dédiées aux freelances & entrepreneurs qu’il est possible de créer avec cet outil d’organisation génial. Je te mets à disposition mes propres templates Notion dédiés aux entrepreneur.es si tu veux aller plus loin (tu peux y trouver des dashboards avec les thématiques suivantes : planning, cerveau, contenus, emailing, formations).
Comment va ton organisation ?
Les bases de l’organisation en freelance
👌🏻 Quels sont les indispensables à avoir quand on est freelance ?
En freelance, il est primordial de conserver tous tes documents (légaux, bancaires, impôts, URSSAF, etc.), mais aussi d’avoir un compte bancaire dédié et un outil de facturation fiable pour te faciliter la vie.
💻 Quels outils indispensables pour bien s'organiser en freelance ?
Tu peux utiliser un planning numérique ou papier pour planifier tes journées de freelance, ainsi qu’un outil pour fixer les objectifs et actions de ton entreprise dans le temps, comme Trello ou Notion par exemple.
📋 Que prévoir pour lancer ma micro-entreprise ?
Quand tu te lances en freelance, je te conseille de prévoir certains outils et habitudes indispensables pour bien organiser ton quotidien, faciliter ta gestion administrative et la gestion de tes clients.
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Nous y répondrons dans les plus brefs délais.
8 commentaires
Comme d’hab un article précis et clair Merci !
Merci à toi Cécile !
Merci pour cet article complet …
Petite question peut être idiote… j’ai acheté l’année dernière la formation Trello mais comment je fais pour le re-visionner ?
Merci beaucoup
Bonjour Angélique ! Il faut simplement te connecter sur ton compte Teachable :)
Merci pour toutes ces infos !!!
Je suis en cours de changement de banque, et je voulais voir parmi les banques en ligne. Et je me suis rappelée tes stories avec Qonto (et je viens d’avoir une pub sous mes yeux :p )
Du coup tu réponds à pas mal de mes questions ici :)
Merciiiiii
N’hésite pas si tu en a d’autres Karen !
Au top, merci pour ces infos hyper utiles quand tu ne sais par où commencer pour te lancer (comme moi ☝️)
Hello Mélanie ! Avec plaisir :)