4 actions pour pérenniser son business

1. Prioriser
2. Systématiser
3. Automatiser
4. Externaliser

Prioriser

Aaaaah, les priorités. Difficile de les déterminer n’est-ce pas ?  Et pourtant… sans connaître les priorités dans ton entreprise, tu vas perdre un temps FOU (!!!) à déterminer quoi faire et sur des tâches/missions qui ne sont pas vraiment importantes. Sans priorités tu vas te jeter partout à la fois, sans plan d’action, sans ligne directrice pour au final réaliser des choses médiocres. On sait que commencer 27 choses sans rien terminer est bien moins efficace que de faire les choses les unes après les autres mais en les menant toutes à bien 

 Concentre-toi sur ce qui compte réellement. C’est à dire, ce qui t’apporte de l’argent. Dans mon entreprise, je sais que ce qui me fait gagner de l’argent en premier lieu ce sont mes prestations en social media management. Je vais donc assez naturellement prioriser mes clients en social media management dans ma journée. Ce sont eux qui passent en premier, et donc toutes les tâches qui en découlent (stratégie, gestion et animation de comptes sociaux, publicités…). Ensuite, je sais que ma seconde source de revenus est le blog sur lequel tu te trouve, alors je vais me concentrer sur l’élaboration de contenus qui viennent répondre à mon objectif de générer du chiffre d’affaires grâce à mes produits digitaux. En aucun cas aller partager mes articles de blog sur Twitter me rapporte de l’argent, ni de poster une story sur Instagram : ce ne sont donc pas des tâches prioritaires, elles ne comptent pas réellement.  Concentre-toi donc sur des actions qui vont directement venir répondre à tes objectifs (et souvent, notre objectif principal en tant que Freelance ou entrepreneur, c’est gagner de l’argent pour vivre). En passant trop de temps sur le reste, tu n’optimises pas ton temps, et donc… tu perds de l’argent.

 Concentre-toi sur 3 tâches prioritaires à réaliser par jour. Pas plus, ça ne sert à rien. Il est inutile de mettre la barre trop haut. Si je me fixais 25 tâches prioritaires dans une journée, et que je ne parvenais pas à toutes les mener à bien, cela génèrerait des sentiments comme : la frustration, le stress, la déception. Et autant te dire que tout ces sentiments-là ne sont pas les bienvenus dans mon entreprise. Alors limite-toi à 3 tâches prioritaires par jour. Moins mais mieux, toujours ! Par exemple, dans mon entreprise, les tâches prioritaires pourraient être : envoyer des devis, honorer mes contrats et créer du contenu. Ce ne sont pas des tâches qui me prennent 10 minutes, mais plutôt plusieurs heures. Le reste du temps, je réalise des tâches moins importantes (aux yeux de mon business en tout cas) : faire du sourcing, réaliser des templates Instagram spécial Freelance, répondre à une interview par email, enregistrer un podcast…  Garde en tête que tu dois déterminer 3 tâches prioritaires à réaliser par jour, mais pas plus.

 Concentre-toi sur une chose à la fois. Ne mets pas ton énergie partout. Il n’y a pas un jour qui passe sans que l’un(e) d’entre vous me confie qu’il/elle est perdu(e) car elle ne sait plus où donner de la tête entre la création de contenu, la prospection, la création d’un site web, la stratégie sur les réseaux sociaux, la publicité Facebook/Instagram, une formation à lancer, un produit digital à mettre en ligne, les mails à traiter… Un seul mot à dire : discipline  UNE CHOSE À LA FOOOOOIS !  Tu ne pourras pas être efficace partout en te jetant partout. Le meilleur moyen d’agir est de déterminer ce qui compte vraiment, et à ordonner tout ça. Si ton objectif est de lancer une formation en ligne, tu ne pourras pas en parallèle créer un site internet dédié à ton activité. Enfin si, tu pourras, mais soit tu termines lessivé(e) et dégoûté(e), soit tu as 238 cerveaux frais et disponibles tous les matins. Et ça n’existe malheureusement pas Alors concentre-toi sur ton objectif, et ne le lâche pas des yeux tant qu’il n’est pas atteint. Tu passeras à l’objectif suivant APRÈS.

Systématiser

Toujours dans notre même objectif de gagner du temps et donc de l’argent, systématiser devient très vite vital. Systématiser se fait généralement en trois étapes plutôt claires :

Lister toutes les choses que tu fais régulièrement (genre quotidiennement ou de façon hebdomadaire). Par exemple : je publie tous les lundis un nouveau billet sur le blog, je publie tous les jours sur Instagram, je planifie des épingles sur Pinterest toutes les semaines, je lance des publicités Facebook pour mes clients toutes les semaines, je m’occupe quotidiennement de la modération des pages Facebook de mes clients… etc, etc. Ce sont des actions récurrentes. Et parce que ce sont des actions que l’on retrouve tous les jours, toutes les semaines, tous les mois… il faut les systématiser pour te faire gagner du temps.

Créer des systèmes. Une fois toutes tes récurrences listées, il faut en créer des systèmes. Moi j’appelle ça des “process” (j’en parle tout le temps dans mes rapports de revenus d’ailleurs de ces fameux “process” à créer). C’est à dire créer, à l’écrit ou dans ton cerveau, des lignes directrices, des chemins à suivre. Tu pars donc d’un constat : “Je dois être active sur Instagram régulièrement”. Qui t’amène à une prise de décision : “Je vais publier tous les jours”. Qui t’amène à l’intégrer dans ton emploi du temps : “Je dois publier une photo + une légende sur Instagram par jour”. C’est mon process Instagram. Et tu peux faire ça pour plein d’autres choses ! Un process “réponse à un devis”, un process “article de blog”, un process “nettoyage de mon ordinateur”, un process “fin de contrat avec un client”. Je t’apprends à construire un process ?

Optimiser les systèmes. Une fois tes systèmes sous les yeux, il va te falloir prendre un peu de recul pour les optimiser : c’est à dire les rendre les plus efficaces possibles pour te faire gagner du temps. Pour mon process “publier tous les jours sur Instagram”, j’ai décidé d’écrire tout mon contenu 1 mois à l’avance. Certes ça me prend plusieurs heures, mais au moins c’est fait pour le mois, je n’ai pas à revenir dessus tous les jours. Pour mon process “article de blog”, je t’ai détaillé les étapes dans un récent article. Pour mon process “nettoyage d’ordinateur” (qui consiste à supprimer les fichiers inutiles dans mon dossier téléchargements, ranger ce qui doit être conservé, etc), j’ai décidé de le faire tous les vendredis à la fin de ma semaine de travail, pour commencer le lundi matin avec un espace de travail clair et rangé.

Automatiser

Arrivé(e)s à un certain stade dans notre entreprise une chose est sure : nous ne pouvons plus TOUT faire. Les journées ne font que 24 heures et nous n’avons qu’un cerveau à notre disposition jusqu’à ce que la science nous trouve une solution pour en avoir plusieurs. C’est à ce moment-là que les automatisations entrent en jeu !  À un moment donné, l’automatisation de son business devient vital. Je le ressens pleinement aujourd’hui dans ma propre entreprise : je ne peux plus tout assurer toute seule. Automatiser, c’est tirer parti des outils à notre disposition pour nous aider à accomplir plus de choses, sans perdre de temps. Mais il n’y a rien de plus parlant que les exemples :

 J’automatise l’envoi de ma newsletter backstage tous les dimanches. C’est l’outil Convertkit dont je t’ai déjà parlé qui m’aide à envoyer cette newsletter pendant que je profite de mes amis, de ma famille, bref de mon dimanche tranquille !

 J’automatise l’épinglage de 50 nouvelles épingles Pinterest par jour, grâce à l’outil Tailwind.

 J’automatise la publication de mes posts Facebook grâce à Agorapulse.

 J’automatise l’envoi de mes workbooks et autres contenus gratuits ainsi que la récolte d’environ 50 nouvelles adresses emails par jour encore une fois grâce à Convertkit.

Imagine le temps que ça me prendrait si je devais faire tout ça À LA MAIN moi-même !  L’en-fer. Alors oui, la plupart de ces outils sont payants, mais leur prix est largement rentabilisé par rapport au temps qu’ils me font gagner et que je peux donc investir dans des tâches prioritaires qui me font gagner de l’argent directement 

Externaliser

La dernière action que tu peux mettre en place pour gagner du temps et pour pérenniser ton business est d’externaliser certaines tâches. Sous-traiter est une étape non négligeable pour toi et ton business. Je l’ai vécu pas plus tard que cet été, et c’est un sacré pallier ! D’abord parce qu’il est toujours délicat de faire entrer quelqu’un dans tes process et lui confier une partie de ton travail, mais aussi parce qu’il est très bizarre de se retrouver, au départ, avec du temps libre pour la première fois depuis longtemps !  Après, on s’habitue trèèès vite !  Certaines tâches que requiert ton entreprise peuvent être faites par quelqu’un d’autre, pour plusieurs raisons :

 parce que cette personne les fera mieux que toi, ou plus efficacement (car c’est son domaine d’expertise). Par exemple je délègue la rédaction de mes pages de vente et mes publicités à mon binôme de travail Julie, qui est rédactrice web depuis bientôt 10 ans. Tout comme elle me délègue toute la partie “process” de son travail car je suis davantage organisée et synthétique dans mes pensées qu’elle.

 parce que ce sont des tâches non prioritaires. Et que donc ce ne sont pas des tâches qui occupent de la manière la plus intelligente ton temps. Par exemple, je délègue très facilement le sourcing de contenus (qui prend un temps fou, mais qui ne me rapporte pas d’argent directement, loin de là), mais aussi le contenu de la page Facebook du blog. Déléguer ces petites tâches me permets de me concentrer sur les choses qui comptent vraiment et que je ne peux pas déléguer (parce que ce sont des tâches qui ont besoin de mon cerveau/de mon expertise – genre la mise en place d’une stratégie social media).