9 tâches à inscrire sur la to-do list mensuelle de ton business

1. La facturation et la comptabilité
2. Le nettoyage de ton espace de travail
3. Le suivi de tes projets et objectifs
4. La gestion de tes clients et prospects
5. La collecte et l’analyse de tes KPIs
6. Le ménage dans ta liste d’e-mails
7. La création et la programmation de tes prochains contenus
8. Un bilan émotionnel et plus personnel de ton aventure entrepreneuriale
9. L’organisation et le planning du mois à venir

La facturation et la comptabilité

On commence par des tâches paaas du tout excitantes, mais néanmoins fondamentales : la gestion des factures, la comptabilité et le suivi financier. Non seulement tu ne peux pas y échapper, mais en plus, c’est vraiment la base de la base pour faire fonctionner ton business. 💰

Concrètement, voici les différentes choses à faire chaque fin/début de mois en ce qui concerne la gestion comptable et financière de ton entreprise :

• Éditer tes factures pour le mois qui se termine et les envoyer à tes clients.
• Faire un récap’ des factures toujours en attente, et de celles qui ont été encaissées durant les 30 derniers jours.
• Lier tes factures à tes encaissements.
• Effectuer une relance si tu as un retard de paiement.
• Compléter ton livre des recettes, mais aussi ton registre des achats avec toutes tes dépenses et tes frais professionnels (même si ton statut ne permet pas de les déduire).
• Déclarer ton CA mensuel sur le site de l’URSSAF (sauf si tu as opté pour une déclaration trimestrielle).
• Déclarer et payer la TVA en ligne si tu es assujetti.e à cette taxe.
• Vérifier que tu es à jour dans le règlement de tes cotisations sociales.
• Checker que tu ne dépasses pas le seuil de chiffre d’affaires et de TVA en micro-entreprise.
• T’assurer qu’il reste assez d’argent dans ta trésorerie pour les dépenses à venir (si tu as des prélèvements programmés, si tu as souscrit à des abonnements mensuels, ou si tu as prévu de remplacer du matériel défaillant par exemple).

Ajoute à cela certaines tâches administratives qu’il faut effectuer à une période donnée de l’année : la CFE, la déclaration de tes revenus pour les impôts, le téléchargement de certains justificatifs annuels, etc.

💡 Si tu veux gagner un maximum de temps dans la réalisation de toutes tes tâches mensuelles (celles dont on vient de parler, mais aussi celles que l’on va évoquer par la suite), tu as la possibilité de te créer un modèle de bilan à compléter chaque mois. Par exemple, avec Notion qui permet d’organiser tout ton business au même endroit : cet outil est TELLEMENT puissant pour avoir une vue d’ensemble sur ton entreprise. 😍

Ainsi, tu pourras mettre en place des process clairs (étape par étape), et formaliser tout ça sur ton espace de travail Notion. Si tu décides de déléguer une partie de ton activité entrepreneuriale plus tard, tu sauras quelles informations transmettre à ton ou ta prestataire (comptable, assistante virtuelle, etc.). 🙂

Le nettoyage de ton espace de travail

Chaque mois, c’est aussi l’occasion de cleaner ton environnement de travail physique et virtuel. 🧹

➖ Il y a tout d’abord ton bureau et toute la paperasse à trier, à jeter ou à classer précieusement dans des classeurs.

Je sais que tout le monde n’est pas une toquée de l’organisation et du rangement (je suis sûre que tu vois de qui je parle 😂), et qu’il y a même des personnes qui n’ont aucun souci à bosser dans le chaos total.

Mais, fais-moi confiance : tu seras beaucoup plus efficace et concentré.e dans un espace de travail organisé et épuré, où chaque chose est à sa place. D’une part, ça t’allégera l’esprit. Et, d’autre part, ça te permettra de retrouver plus rapidement un document dont tu as besoin pour un projet ou pour l’administration.

➖ En plus de ton bureau, il y a aussi tooouut ton espace de travail numérique. Je parle de ta boîte mail, de ton dossier de téléchargements qui est plein à craquer (on a tous le même, je te rassure 🫠), des mises à jour à effectuer sur ton ordinateur, de la sauvegarde de tes documents ou encore des éléments à archiver sur l’espace Notion de ton entreprise.

Bref, opération cleanage, tri et rangement de tout ce qui demande à être remis en ordre afin de démarrer un nouveau mois en toute sérénité. 🙌🏻

Le suivi de tes projets et objectifs

Avoir une bonne organisation mensuelle en freelance, c’est aussi faire un point régulier sur tes différents projets. Le but est d’évaluer leur niveau d’avancement et de t’assurer d’aller toujours dans la bonne direction.

➖ Où en es-tu dans les projets en cours ?

➖ Si tu collabores avec d’autres personnes, où en est chaque membre de l’équipe ?

➖ Est-ce que toutes les deadlines ont été respectées ?

➖ S’il y a du retard, comment l’expliquer ? Et que peux-tu faire pour y remédier ?

➖ As-tu atteint tes objectifs mensuels ?

➖ Quels sont tes prochains goals pour le mois qui arrive ?

Et quand j’évoque la notion de « projets », je ne fais pas uniquement référence aux missions clients et à tes ventes. Je pense aussi aux side projects que tu aimerais lancer en parallèle de ton activité principale : concevoir une toute nouvelle offre, créer un produit digital, auto-éditer un livre, apprendre une nouvelle compétence ou encore partager ta passion sur un blog.

🧭 Logiquement, si tu as établi la feuille de route de ton entreprise, tu as une vision claire et précise des objectifs que tu cherches à atteindre cette année, et de là où tu veux être dans quelques années. Tu sais quelles sont tes priorités, et quel est le plan d’action que tu dois suivre mois après mois.

Clairement, l’une des pires sensations quand on est à son compte, c’est celle de stagner et de voir le temps filer sans savoir quoi faire pour avancer. C’est malheureusement ce qui arrive quand on n’a aucun objectif réel et concret : on s’accroche juste à des attentes, et à une idée approximative d’un CA mensuel à atteindre.

Si tu raisonnes uniquement en ce sens, il paraît logique que tu acceptes tout et n’importe quel projet sans vision stratégique, même si ça ne te plaît pas, que tu es complètement démotivé.e et donc inefficace. 😕

👉🏻 Le suivi de tes projets et de tes objectifs doit apparaître en tête de liste de ta routine mensuelle, voire de ta to-do list hebdomadaire. J’ai mentionné un peu plus haut le fameux CEO day : cette journée entièrement consacrée à la gestion de ton entreprise en freelance est une opportunité de travailler SUR ton business, et pas seulement POUR ton business.

La gestion de tes clients et prospects

Autre action très importante pour la gestion mensuelle de ton business : assurer un suivi de ton portefeuille clients et de ta stratégie de prospection si tu en as une. C’est avant tout une tâche commerciale, mais ça s’inscrit aussi dans une démarche de marketing relationnel.

Bref, c’est capital pour nouer un lien privilégié avec tes relations professionnelles. 🫱🏻‍🫲🏻

D’où l’utilité d’avoir un CRM en freelance, c’est-à-dire un outil qui centralise toutes les informations sur tes prospects, tes clients, tes affiliés ou encore tes partenaires business.

➖ Est-ce que ton répertoire est à jour ?

➖ Est-ce que tes derniers clients t’ont laissé un avis ou une recommandation ?

➖ Est-ce que tu as traité toutes les demandes et sollicitations ? (pour un renseignement, un achat, une collaboration, un partenariat, etc.).

➖ Est-ce qu’il y a des relances à effectuer si tu fais du démarchage par e-mail ?

Sans cette partie de ton bilan mensuel en freelance, il y a fort à parier que tu passeras à côté de belles opportunités pour faire grandir ton business. On ne peut décemment pas mettre en place une stratégie d’acquisition et de fidélisation clients sans un suivi efficace et bien ciblé de ses contacts pro. 🤷‍♀️

La collecte et l’analyse de tes KPIs

On va parler d’une tâche incontournable, mais que bon nombre d’indépendant.e.s oublient de faire apparaître sur leur to-do list mensuelle.

Manque de temps, manque de méthode, peur de constater de mauvais résultats ou juste flemme de s’y mettre : toutes les raisons sont bonnes pour repousser à plus tard l’audit de tes KPIs d’entreprise (Key Performance Indicator en anglais). 🔎

Pourtant, ces indicateurs clés de performance constituent un moyen fiable de mesurer l’efficacité et la pertinence de tes décisions au cours des dernières semaines. C’est ce qui te permet de savoir si ton activité va dans le bon sens, ou s’il faut absolument ajuster le tir dans les jours qui viennent.

➡️ Je te conseille de ne pas attendre ton bilan de fin d’année pour collecter et analyser tes KPIs. Bien sûr, l’objectif n’est pas de nourrir une obsession quotidienne pour tes chiffres et d’être focalisé.e en permanence là-dessus comme si ta vie en dépendait… Le principe est plutôt de faire une veille régulière de tes résultats pour voir où tu en es par rapport à tes objectifs mensuels.

☝🏻 Pas besoin d’avoir un énorme tableau avec pleiiiin de statistiques inutiles. À la place, cible des métriques pertinentes pour chaque domaine clé de ton business : ventes, prospection, site internet, communication sur les réseaux sociaux, campagnes d’e-mailing, publicités, etc.

En réunissant toutes ces données, tu auras un bon aperçu de l’impact de tes actions.

Parmi les KPIs à suivre chaque mois en freelance, tu as par exemple :

• Le chiffre d’affaires (et le résultat net, une fois tes charges déduites).
• Ton taux horaire ou journalier pour les projets du mois (un bon indice pour jauger ta rentabilité).
• Le nombre de demandes entrantes pour de nouvelles missions et ton taux de conversion.
• Le revenu moyen par client.
• Le nombre de visiteurs mensuels sur ton site web pro, leur profil et la répartition du trafic par canal d’acquisition.
• Le taux d’engagement sur ton compte Instagram.
• Le taux d’ouverture, le taux de clics et le nombre de réponses pour tes newsletters du mois.

📊 Chaque entrepreneur.e aura son propre modèle de tableau de bord. Tout dépend des actions commerciales et marketing que tu as mises en œuvre, des priorités que tu as établies pour le mois et de tes objectifs chiffrés. Encore une fois, ça demande d’avoir une roadmap pour ton business, un plan de bataille qui définit où tu veux aller et comment y parvenir.

Le ménage dans ta liste d’e-mails

Chez J&J, le nettoyage de la mailing list, c’est tous les mois. Nous trions ce que l’on appelle les « cold subscribers », autrement dit les contacts qui n’ont pas ouvert nos courriers électroniques depuis plus de 90 jours.

Je te rassure : avant de les supprimer de notre liste de diffusion, nous leur envoyons un mail de relance afin de savoir s’ils souhaitent rester inscrits. 😉

Même si tu as une « petite » liste d’e-mails, je t’encourage à faire de même. Supprimer les contacts inactifs chaque fin/début de mois présente de nombreux avantages : ça te permet d’améliorer la délivrabilité de tes messages et de ne pas plomber tes stats.

Qui plus est, c’est tout bénef’ pour toi si le tarif de ton outil d’emailing (ou sa gratuité) dépend du nombre d’abonnés. 😏

Nettoyer ta liste de contacts fait d’ailleurs partie des process indispensables pour un entrepreneur. Si tu réalises régulièrement cette tâche, tu t’assures de communiquer efficacement et de parler aux bonnes personnes, celles qui sont réellement intéressées par tes services ou produits.

La création et la programmation de tes prochains contenus

Dans ton planning mensuel de tâches, il y a aussi la création et la programmation de tous tes contenus : les posts sur Instagram ou sur LinkedIn, les vidéos sur YouTube, les épisodes de podcast, les articles de blog, les newsletters, et j’en passe.

Si tu ne veux pas perdre ton temps et t’éparpiller, il va falloir appliquer les bonnes méthodes et quelques astuces. Autrement, tu te retrouveras dans la même situation que pas mal d’entrepreneur.e.s qui galèrent ou qui procrastinent cette tâche.

🗓️ Chaque début/fin de mois, je te conseille de :

• Planifier une session de brainstorming pour lister toutes tes idées, enrichir ton planning éditorial et recycler de précédents contenus qui ont bien fonctionné auprès de ton audience.
• Consacrer du temps à la recherche d’informations fiables et de ressources inspirantes lors d’une veille sur internet, de façon à te tenir informé.e des tendances et à nourrir ta propre créativité.
• Bloquer un moment de la journée où tu te sens au max’ de ta productivité pour batcher ta création de contenu (= rédiger tous tes textes ou tous tes visuels par « lots », au lieu de passer d’un format à l’autre).
• Programmer à l’avance tes publications du mois grâce à un outil social media comme Iconosquare ou Tailwind.

💡 Pour orchestrer de manière efficace et stratégique ton calendrier éditorial, tu peux utiliser notre template Notion spécial production de contenus. Ce dashboard rassemble tout ce dont tu as besoin pour organiser, optimiser et planifier ta communication sur le web. Tu pourras même y compiler toutes tes statistiques pour mesurer tes performances et évaluer les retombées de chaque canal. 😊

Un bilan émotionnel et plus personnel de ton aventure entrepreneuriale

Quand on parle de faire un bilan mensuel en freelance, on résume souvent ça à un bilan financier.

C’est très réducteur, car dans les faits, il y a beaucoup plus de paramètres à prendre en compte pour évaluer l’état de santé d’une entreprise. Et, définitivement, ton mood et ton bien-être en tant qu’entrepreneur constituent des facteurs clés de réussite, quelle que soit ta vision du succès.

Déjà, tu peux prendre quelques minutes pour apprécier tout le chemin parcouru et célébrer tes petites victoires du mois. 🥳 C’est hyper motivant et ça te rebooste pour la suite.

Ensuite, rien de tel qu’un bilan plus personnel (à l’écrit ou en format audio) pour faire un travail d’introspection, mettre des mots sur tes émotions, dépasser tes frustrations et désacraliser certains fails. On pourrait presque considérer ça comme une sorte de thérapie pour avancer plus sereinement, comme lorsque tu racontes toute ta vie dans un journal intime, sans filtres ni jugement.

⚡ Pendant plusieurs années, j’ai publié sur ce blog des rapports de revenus en freelance, qui se sont transformés en bilan financier et émotionnel lorsque nous avons créé notre SAS avec Julie. Depuis le début, j’ai toujours trouvé utile et judicieux d’inclure dans ces points mensuels mes ressentis, mes réussites et des pistes d’amélioration pour surmonter mes difficultés.

Je suis d’avis que ce type d’exercice est ultra bénéfique pour la gestion de son business et son mental d’entrepreneur.e.

Si tu veux toi aussi tenter l’expérience, tu peux noter dans un carnet ou dans ton second cerveau :

• Ce que tu as fait et ce sur quoi tu as travaillé.
• Ce que tu as appris de nouveau.
• Ce que tu as rencontré comme besoin(s).
• Qui tu as pu aider et comment.
• Toutes les idées géniales que tu as eues.
• Les coups durs que tu as encaissés.
• Les challenges que tu as relevés.

Bref, le positif comme le négatif, pour prendre du recul sur ce que tu as vécu et garder une trace de toutes tes aventures entrepreneuriales dans un journal de bord, mois après mois.

L’organisation et le planning du mois à venir

On termine avec deux piliers de la gestion d’entreprise : l’organisation et la planification (mes sujets favoriiiis 💛).

Chaque fin/début de mois, il est essentiel de planifier les semaines qui arrivent et de t’organiser pour caser tout ce qui doit l’être dans ton agenda :

• Tes missions.
• Les deadlines que tu dois respecter.
• Tes rendez-vous pro ou perso (réunions, appels, rencontres physiques, etc.).
• Tes moments off pour décompresser.
• Les priorités du mois.

Sans une bonne planification mensuelle, il y a de fortes chances que tu te disperses, que tu remettes tout au lendemain ou que tu aies constamment l’impression d’être dans le rush à cause d’une mauvaise gestion du temps.

Et quand je parle de faire ton planning du mois, il ne s’agit pas uniquement d’écrire une liste de tâches. Je t’invite à (re)lire notre article sur l’organisation en freelance, pour comprendre la différence entre une to-do list et la méthode des blocs de temps que nous utilisons chez J&J.

💡 Pour structurer ton activité et gérer ton temps le plus efficacement possible, sers-toi de notre template planning sur Notion. Grâce à ce modèle pré-construit, tu pourras visualiser clairement tout ce que tu dois faire et t’organiser de manière méthodique.

Et voilà, tu as un bel aperçu de tout ce que tu peux inscrire sur ta to-do list mensuelle d’entrepreneur.e ou de freelance. L’objectif : piloter ton business efficacement, prendre de la hauteur et faire les bons choix pour le développement de ton entreprise. Bien entendu, cette routine mensuelle est à adapter en fonction de la nature de ton activité et de tes objectifs. C’est tout à fait normal (et c’est même bon signe) si certaines habitudes changent et évoluent d’une année à l’autre. 🤗

Qu’est-ce que tu as l’habitude de faire chaque mois pour gérer et développer ton entreprise ?