7 habitudes pour booster ta productivité

1. Faire une seule chose à la fois, et chaque chose en son temps
2. Simplifier ton quotidien d’entrepreneur.e
3. Identifier ton cycle de productivité
4. Organiser ton planning à l’avance
5. Pratiquer le batching de tâches
6. Poser tes limites, et les faire respecter
7. Noter tes idées quand elles arrivent, et passer à autre chose

Faire une seule chose à la fois, et chaque chose en son temps

Mon premier conseil pour toi, et sans doute le plus important à retenir, c’est d’entretenir ta capacité à être focus. Il est clair que le cerveau humain est beaucoup plus efficace lorsqu’il doit gérer une seule chose à la fois 🧠. C’est ainsi, nous sommes avant tout des êtres humains. Et lorsque tu entreprends trop de projets à la fois, tu te retrouves littéralement submergé.e d’efforts à produire, de choses différentes à penser et fatalement… de stress ! 😬 J’ajouterai même que jongler entre plusieurs tâches en même temps, ça néssecite forcément une gymnastique cérébrale fatigante. Sans parler de la perte de temps entre chaque tâche pour te remettre dans le contexte et dans le bon mood de travail 💭

Bref, tu m’as comprise, tu ne peux pas espérer une productivité parfaite si tu travailles sur la création de ta formation en ligne ET sur les missions de 15 clients en freelance ET sur ta production de contenus ET sur les réponses à tes emails, etc. Le tout, sur la même période 🤯

Du coup, comment être focus et plus productif.ve ?

✔️ Donne un ordre de priorité à tes projets et tes tâches du quotidien. Personne ne va t’interdire de travailler sur plusieurs projets à la fois, bien entendu. Mais je te conseille tout de même de définir ta top priorité du moment, et de la mener jusqu’au bout. C’est sur celle-ci que tu vas concentrer la majorité de tes efforts, ainsi qu’un créneau régulier pendant lequel tu seras 100% focus. Rien ne t’empêche ensuite d’avoir des side projects en tant que freelance ou entrepreneur.e. Ces derniers ne doivent tout simplement pas prendre la main sur ce que tu as défini comme étant le plus important à terminer, là maintenant ⚡️

✔️ Concentre-toi sur ton action en cours. Il n’y a sans doute rien de pire pour ta productivité que d’être constamment dérangé.e dans un travail en cours. Un email sitôt arrivé sitôt ouvert, une notification sur les réseaux sociaux, un mp, un pote qui te propose un ☕️, etc. Ce ne sont que des choses qui vont au mieux te faire perdre quelques minutes, au pire te déconcentrer totalement 😅. Il n’y a que toi qui puisses dire stop à toutes ces distractions et rester focus sur ta tâche en cours. Je ne te dis pas de ne pas répondre à tes emails ou tes commentaires, mais de le faire au bon moment pour toi ⏱. Si tu en as besoin, réserve-toi un créneau précis au début ou à la fin de ta journée de travail pour consulter boîtes mails, répondeurs et réseaux sociaux par exemple.

Simplifier ton quotidien d’entrepreneur.e

Une des raisons qui peut expliquer ce sentiment d’avoir beaucoup de choses à faire, mais de n’avoir rien accompli à la fin de la journée, c’est le fait d’avoir des process trop complexes ou de ne pas en avoir du tout. En tant que freelance ou entrepreneur.e, tu as généralement de nombreuses choses différentes à faire : de l’administratif, des missions clients, du marketing, de la création de contenus, des échanges avec pas mal de contacts, etc. Bref, il y a laaaaargement de quoi s’éparpiller à force 🤪. Tu as donc besoin de remettre de la simplicité et de l’automatisation dans ton quotidien ✨

✔️ Identifie et analyse tes tâches récurrentes. Certaines choses reviennent systématiquement dans une to do list de freelance : décortique-les et programme-les à l’avance. Prenons l’exemple du point administratif de fin de mois, pendant lequel tu devras sans doute : éditer tes factures, les envoyer et rédiger le mail qui les accompagne, les classer dans tes archives, mettre à jour ton tableau de bord financier, etc. Si toutes ces choses ne sont pas écrites sur une to-do list précise et systématique, tu vas forcément perdre du temps à réfléchir à tout ce que tu dois faire le jour J. Je te conseille donc de décrire ni plus ni moins les petites actions qui composent ce process, et de t’en servir comme référence le moment venu. Résultat : gain de temps, d’efficacité, et donc de productivité. Et c’est valable pour quasiment tout ce que tu as à faire au quotidien ✌️

✔️ Automatise ou délègue ce qui peut l’être. Tu ne peux pas être au top sur tous les fronts, surtout quand on considère qu’il n’y a que 24 heures dans une journée. Si tu as déjà fait le travail d’analyse de tes process (aka le point ci-dessus), tu peux déjà mettre le doigt sur ce qui peut être confié à une autre personne (un freelance dont c’est l’expertise par exemple). Mais aussi sur ce qui peut être automatisé via un outil. Chez J&J, on investit par exemple dans certains outils qui nous sont indispensables au quotidien (comme Zapier, Iconosquare, Convertkit, Tailwind, etc.). Ces outils sont des aides précieuses car ils réalisent toutes les micro-tâches qui ne nécessitent pas notre cerveau. Résultat : on gagne du temps pour travailler dans notre zone de génie, sur de vraies tâches à valeur ajoutée 🔥

Identifier ton cycle de productivité

Ce serait trop simple de dire que pour être productif en freelance, il suffit simplement d’être focus. En réalité, ce serait mettre de côté tout ce qui fait de toi un humain, avec des pics d’énergie et des moments plus « chill » 🏝. Chacun d’entre nous a son propre cycle de productivité, et ne sera pas forcément efficace tout au long de la journée ou de la semaine. Si un.e freelance est 100% motivé.e sur des journées classiques de 9h à 17h, mais que toi tu ne te retrouves pas dans ce schéma, c’est parfaitement ok ! 👌 Et c’est d’ailleurs ce qui peut te faire culpabiliser, lorsque tu te rends compte que tu n’es PAS fait.e pour la parfaite morning routine de l’entrepreneur à 5h30 du matin 😂

✔️ Identifie tes pics d’énergie et exploite-les. Si tu sais que tu ne seras pas efficace le lundi matin à 8h00, alors ne programme pas une tâche particulièrement difficile sur ce créneau. Tu risques tout simplement de plomber ta journée entière parce que tu n’auras pas effectué ta tâche dans les temps, ou pas de manière optimale. Planifie-la plutôt à un moment où ton cerveau sera parfaitement branché et opérationnel. C’est peut-être simplet comme conseil, mais je sais qu’il est difficile de se défaire du schéma de travail classique que l’on apprend presque tous en passant par la case salariat. En tant que freelance, tu as cette liberté de pouvoir exploiter ton énergie de manière stratégique, profites-en ! 😎

Organiser ton planning à l’avance

Ne pas planifier tes journées de travail, c’est (sans surprise) aller droit dans le mur. Tu es libre en freelance, mais tu as tout de même besoin de structurer ton travail pour t’y retrouver. Sans une bonne organisation, je pense que tu sais déjà qu’il est facile d’oublier des choses, de se souvenir d’une deadline au dernier moment ou d’être totalement surbmergé.e 😅. Tout ça entraîne du mauvais stress, celui qui t’empêche d’être productif.ve et satisfait.e de ta journée.

✔️ Utilise un outil pour planifier toutes tes actions. Qu’il s’agisse d’un Google Agenda ou d’un outil de productivité comme Notion, les solutions ne manquent pas pour organiser ton travail. Ainsi, chaque mission, chaque tâche et chaque réunion devrait être programmée à l’avance pour plus de sérénité dans ton quotidien de freelance. Le bénéfice d’avoir un outil d’organisation est même double : en ayant une vision globale sur ton planning, tu peux identifier les disponibilités qu’il te reste pour une tâche inattendue. Et je te conseille également de n’utiliser qu’un seul outil d’organisation, ou de les limiter au strict nécessaire. Si tu multiplies les to do list, les carnets de notes ou les applis de gestion, tu risques tout simplement d’oublier où tu as noté telle ou telle chose 🧐

✔️ Fais le point sur ton planning chaque jour ou chaque semaine. Prenons deux exemples : un freelance A effectue ses tâches au jour le jour, il prend 30 minutes tous les matins pour analyser ses priorités du jour, et une pause entre chaque pour faire le point. Un freelance B centralise toutes ses tâches au même endroit, ne réfléchit pas à ce qu’il doit faire à l’instant T et va droit au but. Bon, il est clair que le freelance B a plus de chances d’être productif au cours de sa journée 🤗. Tu n’es pas obligé.e de planifier 100% de tes journées à l’avance, mais au moins ce qui est important pour toi et ce qui doit être fait en temps et en heure. C’est le meilleur moyen d’avoir une vision claire sur ton planning, et de savoir exactement où aller sans perdre de temps 🙌

Pratiquer le batching de tâches

En matière de productivité, le batching est sûrement la technique qui l’emporte haut la main. En 🇫🇷, il s’agit tout simplement de faire les choses par « lots ». Par exemple, je dois créer 30 publications Instagram pour le mois prochain, il y a donc plusieurs sous-tâches à réaliser : écrire les posts, ajouter les hashtags, réaliser les visuels, programmer les publications et (un peu plus tard) répondre aux commentaires. Si je veux gagner du temps en batchant ce travail, je vais écrire tous les posts d’un coup, puis réaliser tous les visuels d’un coup, etc. Plutôt que de jongler entre toutes les sous-tâches au fur et à mesure. Par la même occasion, je vais choisir de réaliser toutes ces choses sur un seul bloc de temps, plutôt que de fractionner la tâche tout au long du mois. Tu vois où je veux en venir ? 😎

Faire du batching te permet d’être plus concentré.e en plus d’être plus productif.ve. Tu limites considérablement les distractions puisque tu es focus sur un seul et même type de tâche à la fois. Et tu deviens capable d’abattre une grosse quantité de travail en peu de temps ⌛️

Comment gagner en productivité grâce au batching ? ⬇️

✔️ Identifie les tâches similaires et programme-les dans un bloc de temps. Faire du batching, c’est loin d’être compliqué. Il s’agit simplement de rassembler sur un laps de temps les tâches qui se ressemblent. Ça peut être ta production de contenus comme on vient de le voir. Mais ça peut aussi être la réponse à tes commentaires sur Instagram ou à tes emails, l’envoi de tes factures, la programmation de tes épingles sur Pinterest, etc. Bref, tout ce qui nécessite le même taux de concentration. N’oublie pas non plus de te laisser un laps de temps suffisant pour batcher tes tâches. Il ne faut jamais sous-estimer le temps de travail nécessaire sur quelque chose 🤓

Poser tes limites, et les faire respecter

Vouloir être productif.ve 100% du temps peut être un poil frustrant. Tu ne maîtrises pas forcément tous les paramètres autour de toi (c’est normal), et tu ne peux pas toujours être là où tu le voudrais. C’est par exemple le cas lors d’un appel client qui s’éternise, d’une tâche qui prend beaucoup plus de temps que prévu, ou encore d’un imprévu qui se pointe au beau milieu d’une journée millimétrée 😬. La conséquence directe, c’est que tu devras forcément finir à la va-vite ou reporter quelque chose, et potentiellement te mettre en retard. Du coup, bye bye la productivité et le sentiment d’avoir été efficace 👋

✔️ Pose des limites avec tes clients. Je te conseillerai toujours d’avoir une communication fluide et transparente avec tes clients. En revanche, tu n’es pas obligé.e d’être une hotline disponible 24h/24. Si tu as prévu une journée de travail productive et un certain nombre de tâches à réaliser, alors non, tu n’es pas disponible pour une visio surprise de 4 heures avec ton client. De la même façon que si tu as prévu une réunion d’une heure, tu ne peux pas te permettre de la laisser déborder sur le reste de ta journée, sauf si c’est nécessaire pour toi ou ton client. Je te conseille donc de communiquer clairement tes plages de disponibilité et les moyens pour te contacter. Tu peux aussi te préparer un ordre du jour lorsque tu as un rendez-vous, histoire de ne pas s’éparpiller ni perdre de temps 📄. Tes clients ou tes partenaires peuvent tout à fait comprendre que tu as d’autres occupations et que ton temps ne leur est pas 100% dédié 😅

✔️ Pose des limites avec ton entourage. Il en va de même avec ton entourage personnel, et je sais que ce point peut être compliqué à gérer lorsqu’on travaille à la maison. En freelance, il n’est pas toujours possible de s’isoler pour se concentrer. L’une de ces situations te parle d’ailleurs peut-être : un.e conjoint.e qui vient taper la discut’, de la famille qui te prend pour la baby-sitter de service ou des amis qui te demandent un service en journée 👀. Il est donc important de fixer des limites et de les faire respecter par les personnes qui t’entourent. Entreprendre, c’est un travail à plein temps et tu ne peux pas (toujours) grignoter ton planning par gentillesse 👋

Noter tes idées quand elles arrivent, et passer à autre chose

Et enfin, parfois ce ne sont pas les autres qui te distraient mais… toi-même et tes pensées ! 💭 C’est un peu le pack de base de l’entrepreneur.e : ton cerveau est sans cesse sollicité par les choses que tu fais, les choses que tu as à faire, les idées, les projets, etc. Bref, je parle bien des éclairs de génie ou des rappels importants qui arrivent sans prévenir et te déconcentrent totalement de ton travail en cours ⚡️. En soi, ce n’est pas du tout une mauvaise chose (au contraire !), mais attention à ne pas tomber dans le syndrome de l’objet brillant. C’est ni plus ni moins le cas lorsque tu te lances constamment dans une nouvelle chose sans avoir fini la précédente. Résultat des courses : tu ne vois jamais le bout de ta to do list 🙈

✔️ Dirige ta créativité vers un moment plus opportun. Commence par noter toutes ces idées quelque part, qu’il s’agisse d’une simple pensée, d’un potentiel futur projet ou d’un contenu du web qui t’intéresse. Tu pourras y revenir plus tard sur un bloc de temps dédié 🗓. Si tu utilises Notion comme second cerveau par exemple, tu peux te créer une base de données facilement accessible qui sera alimentée au fil de tes pensées. Objectif : rediriger ton attention sur la tâche en cours 📍

J’espère que toutes ces bonnes habitudes t’inspireront pour créer une routine plus productive en tant que freelance ✌️. Tu n’es pas obligé.e de revoir complètement ta façon de faire à l’issue de cet article. Eh oui, se créer une toute nouvelle organisation quotidienne, c’est une tâche longue et complexe en soi. Je te recommande donc d’identifier et d’agir sur ce qui t’empêche clairement d’être pleinement productif.ve aujourd’hui, puis d’intégrer toutes ces bases saines petit à petit 🤗