7 étapes pour transformer ChatGPT en ton assistant personnel
Julia Aujourd’hui, ce n’est ni Julie, ni Julia qui t’écrit, mais Claire. Tu m’as peut-être vue passer sur les réseaux sociaux sous le pseudo ClaireNoCode. Si je me permets de prendre le contrôle du blog de J&J aujourd’hui, c’est pour te parler Intelligence Artificielle et automatisation. 🦾
Avant de rentrer dans le vif du sujet, je vais me présenter en quelques lignes…
Cela fait maintenant 5 ans que je suis indépendante et que j’accompagne les entreprises, de toutes tailles, dans leur transformation digitale.
Avant de me lancer dans cette folle aventure, j’étais ingénieure et développeuse. C’est en 2019 que je me suis reconvertie en tant qu’Ingénieur Pédagogique, ce qui m’a amenée pour la première fois à travailler aux côtés d’équipes non-tech.
J’ai observé ainsi à quel point les équipes non-tech sont extrêmement mal outillées pour effectuer leurs tâches du quotidien. 😑 Si bien qu’elles perdent chaque jour de précieuses heures à effectuer toutes sortes de tâches reloues et répétitives. Et c’est peut-être encore ton cas aujourd’hui.
C’est ainsi que, dès ma première mission d’ingénieure pédagogique, je suis devenue no-codeuse à mi-temps. J’ai analysé les process de mon équipe, j’ai mis en place leurs premiers outils d’organisation (of course Notion, mais ça, tu connais bien !) et automatisé toutes les tâches les plus redondantes !
Ainsi, en seulement quelques mois, le quotidien des équipes s’est grandement amélioré. Moins d’heures travaillées, moins de stress, moins de tâches à faible valeur ajoutée à réaliser chaque jour. 💫
Aujourd’hui, je continue à réaliser des missions pour des clients à mi-temps et je développe ClaireNoCode le reste du temps : mes réseaux sociaux, mes formations en ligne et bootcamps autour du no-code et de l’IA.
Aujourd’hui sans l’automatisation et sans l’Intelligence Artificielle, je serai incapable de faire tout ce que je fais chaque semaine. Je travaille avec 3-4 freelances au quotidien sur des sujets très spécifiques, mais mon business reste un solobusiness que je fais tourner en grande partie grâce à mes workflows d’automatisation.
Aujourd’hui, je t’emmène donc à la découverte de l’automatisation no-code avec le partage d’un tutoriel pour te permettre, à ton tour, de transformer ChatGPT en ton assistant personnel. 🙌🏻
Pourquoi les entrepreneurs automatisent leurs process ?
J’aime dire qu’une automatisation permet de faire bien automatiquement ce que les humains font mal manuellement.
Cela n’a pas vocation à nous remplacer, mais bien à nous assister sur toutes les tâches qui sont hors de notre zone de génie.
Disons qu’en tant qu’humain, il y a plein de choses que l’on fait extrêmement bien mais aussi plein de choses que l’on fait extrêmement mal !
👉🏻 Si je te demande de prendre un papier et un crayon et d’écrire la liste des nombres entiers de 0 à 1 000 de 5 en 5, tu n’as aucune chance de ne pas te tromper. Pourtant, une machine permet de faire ça en seulement quelques secondes. Pourquoi ne pas en profiter ?
La définition proposée par le dictionnaire Larousse est également intéressante : l’automatisation désigne l’exécution totale ou partielle de tâches techniques par des machines fonctionnant sans intervention humaine. ⚙️
Cela signifie, que l’exécution doit s’allumer toute seule ! C’est pourquoi la première chose à définir quand on veut créer une automatisation, c’est l’événement qui va permettre de l’allumer. On appelle ça le déclencheur et on retrouve souvent le terme anglais : trigger.
Une fois le déclencheur défini, demande-toi quel est le résultat que tu souhaites obtenir puis détaille la suite d’actions à effectuer, nécessaires pour arriver à ce résultat.
Et hop, tu as défini ton automatisation : Déclencheur + Suite d’actions ⇒ Résultat !
→ Par exemple, dès qu’un client se procure une de mes formations sur mon site internet, alors sa facture est générée et lui est envoyée par mail.
→ Autre exemple, dès qu’un prospect prend rendez-vous dans mon agenda via mon lien Calendly, il reçoit un email de confirmation avec le lien de la visioconférence, est ajouté à mon CRM sur Notion et je reçois une notification dans un canal Slack dédié.
Il y a de grandes chances que tu aies déjà un très grand nombre d’automatisations dans ton business, pré-intégrées à des outils, dont tu n’as même pas conscience. 🤗
Cependant attention, pour mettre en place des automatisations, il faut d’abord se pencher sur son organisation et ses process.
En général, la première année de son business est vraiment dédiée à l’expérimentation. C’est un peu le bazar, c’est normal, c’est une phase nécessaire qui permet l’apprentissage. Tant que tu n’as pas de méthode de travail définie, éprouvée et approuvée, cela ne sert à rien de l’automatiser car elle risque encore d’évoluer !
La seconde année, tu vas commencer à avoir un business qui tourne. Tu vas commencer à voir se dessiner tes méthodes de travail. Ce sont les bases de tes process.
C’est à ce moment-là qu’il est important de se poser dessus pour les conscientiser, les schématiser et les documenter, car c’est la seule façon de pouvoir capitaliser sur ton apprentissage et continuer à t’améliorer. 💪🏻
→ Par exemple aujourd’hui, à chaque fois que je veux lancer une nouvelle formation je n’ai qu’à cliquer sur un bouton et cela “lance la machine” !
Toutes les tâches nécessaires au lancement et à la création de la formation sont alors créées automatiquement dans mon espace de gestion de projet sur Notion. Et hop, je n’ai plus qu’à me mettre à travailler !
→ De la même façon, à chaque fois que j’on-boarde un nouveau client, je clique sur un autre bouton qui lui crée son espace personnel, l’invite, lui partage tous les accès nécessaires !
Ainsi, 98% de mon temps est consacré aux tâches à forte valeur ajoutée.
Les 2% restants le sont à résoudre les quelques bugs que mes automatisations peuvent parfois rencontrer ! 🥲
Sans les automatisations, je ne serais pas parvenue à scaler mon solobusiness.
J’aurais toujours été limitée par ma ressource la plus précieuse : mon temps ! ⏳
Et les meilleur(e)s entrepreneur(e)s l’ont très bien compris, c’est pourquoi l’automatisation est devenue un sujet incontournable.
Depuis l’intégration de l’Intelligence Artificielle à mon système d’automatisations, j’ai encore pu aller un cran plus loin…
Que vient faire ChatGPT là-dedans ?
Le 30 novembre 2022, OpenAI annonce la sortie de ChatGPT. 🤖
En seulement 5 jours, l’application comptabilise 1 million d’utilisateurs ! À titre comparatif, il aura fallu 2 mois et demi à Instagram pour passer ce cap. C’est une toute première dans l’histoire, à la hauteur de la révolution technologique qui était sur le point d’avoir lieu.
Mais tout d’abord, posons les bases : qu’est-ce que l’Intelligence Artificielle ? 🧐
L’Intelligence Artificielle représente tout outil utilisé par une machine afin de reproduire des comportements liés aux humains, tels que le raisonnement, la planification et la créativité. Définition du Parlement européen.
Jusqu’ici, malgré la puissance des machines, il y avait encore beaucoup de choses que seuls des humains étaient en mesure de faire. Par exemple, reconnaître un visage sur une photo ou rédiger un article de blog original. Les Intelligences Artificielles ont été créées pour répondre à ces besoins !
Aujourd’hui, quand on pense à de la productivité, on pense toute de suite à l’Intelligence Artificielle. Quand on pense à l’Intelligence Artificielle, on pense tout de suite à ChatGPT. Mais ce n’est pas aussi simple que ça. 😏
J’aime rappeler que les entreprises productives n’ont pas attendu l’arrivée de l’IA pour le devenir.
L’Intelligence Artificielle n’a pas été créée pour gagner en productivité. C’est la façon dont on va l’utiliser qui va nous permettre de gagner du temps. La meilleure façon de gagner en productivité grâce à l’Intelligence Artificielle reste de l’intégrer dans un système d’automatisations existant.
En ajoutant de l’Intelligence Artificielle à nos automatisations, nous allons pouvoir :
- Ajouter des briques de génération de textes, d’images ou d’audio, ce qui va nous permettre d’automatiser encore une plus grande partie de notre travail,
- Mais également faire mieux car peut-être qu’aujourd’hui certaines de tes automatisations fonctionnent avec des modèles de contenus textuels que tu vas pouvoir transformer en contenus générés par IA !
Pour ma part, par exemple, je suis en train de tester une nouvelle automatisation :
👉🏻 Dès qu’un prospect passe mon test pour rejoindre mon prochain bootcamp Make, ChatGPT vient analyser ses réponses, corriger et générer un mail de retour suite au test.
Avant, le modèle d’email de confirmation était basique, simple et la seule variable était le prénom. Maintenant, l’IA me permet d’aller jusqu’à analyser les réponses et les corriger !
C’est un exemple concret de l’intégration de l’Intelligence Artificielle à un système d’automatisations permettant de gagner du temps. ⏳
Et la bonne nouvelle c’est qu’aujourd’hui, automatiser ses process et y intégrer de l’IA est accessible à tous, grâce aux outils no-code.
Mon outil d’automatisation favori, Make !
Les outils no-code sont une toute nouvelle génération d’outils qui permet de répondre à des besoins qui jusqu’alors nécessitaient de faire appel à des développeurs.
Alors pour tous les entrepreneur(e)s qui ont un business en ligne, ils sont devenus IN-CON-TOUR-NABLES !
Notion fait par exemple partie de cette génération d’outils.
Parmi tous ces nouveaux outils, on trouve les outils d’automatisation no-code. Ces outils rendent enfin l’automatisation accessible, sans écrire une seule ligne de code.
Alors ce n’est pas parce que c’est accessible que c’est facile. Je vois encore trop de personnes qui font des raccourcis et qui ne comprennent pas la nécessité de se former sur ces outils pour bien comprendre comment les utiliser. Cependant quand on s’attaque à des sujets aussi pointus, on ne peut pas passer à côté des notions théoriques de bases de données, de variables ou encore d’API. 🙏🏻
Alors certains pourraient se dire, mais quel est l’intérêt des outils no-code s’il faut également se former ?! Et bien les outils no-code permettent de faire ce que l’on appelle de la programmation visuelle.
Uniquement avec un système de déplacement d’objets sur ton écran, tu vas pouvoir créer des solutions. Cela t’affranchit de l’apprentissage des langages de développement, et crois-moi, c’est une énorme avancée ! 🤯
Parmi les outils d’automatisations no-code, on retrouve notamment :
→ Zapier, l’outil le plus connu, le plus accessible mais aussi le plus limité,
→ Make, l’outil européen qui permet d’associer accessibilité et performance,
→ n8n, l’outil no-code préféré des développeurs, autant dire que je ne te recommande pas de débuter par celui-ci.
Tu peux débuter ton apprentissage de l’automatisation no-code sur Zapier.
Cependant, tu risques de très vite te sentir limité. Dès que tu vas vouloir créer des scénarios à plusieurs étapes, plusieurs branches, tu rencontreras des difficultés à les maintenir et à les faire évoluer car la représentation visuelle ne permet pas de bien représenter l’arbre des possibilités.
C’est pourquoi je te recommande grandement de directement vous lancer sur Make. Les tarifs des abonnements sont bien plus intéressants et tu pourras faire énormément de choses sans en toucher les limites.
Grâce à Make, tu vas donc pouvoir être en mesure de créer ton système d’automatisations, et d’y intégrer des modules d’IA OpenAI pour générer du contenu textuel, générer des images, générer des audios, et bien plus encore !
Ce que je te propose aujourd’hui, c’est de créer ton premier scénario qui va te permettre de générer des brouillons de posts Instagram directement dans ton espace Notion grâce à l’Intelligence Artificielle. 🤩
Mais pour cela, commençons par nous familiariser avec l’interface de création d’un scénario de Make :
- Le premier module avec l’horloge est le déclencheur.
🕙 Parfois, il sera affiché avec un éclair à la place de l’horloge. Ce sont les deux types de déclencheurs qui existent. L’éclair s’allumera dès que l’événement se produira alors que l’horloge permettra de lancer le scénario à intervalles de temps réguliers et de vérifier si depuis le dernier lancement l’événement s’est produit. - Les modules suivants sont les actions qui permettent d’obtenir le résultat que l’on souhaite.
→ Ici, notre déclencheur va surveiller la création d’une nouvelle page dans notre table de planning éditorial sur Notion, puis les actions qui suivent vont permettre de demander à ChatGPT de générer un brouillon de post à partir du titre de la page et de l’ajouter dans la page Notion. - Ce bouton “Run Once” permet de lancer le scénario une fois, manuellement, idéal pour effectuer ses tests,
- Et le bouton “Scheduling” permet d’allumer le scénario lorsqu’il est en position “On” !
- La disquette permet d’enregistrer son scénario. ☝🏻 Il est important de s’habituer à enregistrer son travail régulièrement car sinon, tu risques de le perdre ! La sauvegarde n’est pas automatique sur Make.
- Enfin, dans cette zone tu vas retrouver tous les modules que tu peux ajouter à tes scénarios. Chaque module est lié à un outil et permet d’effectuer une action précise.
Maintenant que tu comprends un peu mieux comment utiliser l’interface de Make, voici le tutoriel pas à pas pour, à ton tour, créer ce premier scénario et enfin transformer ChatGPT en ton assistant personnel ! 😎
Crée ton premier scénario d’automatisation !
- Crée ton compte sur Make
Le compte gratuit suffira amplement, il te suffit de cliquer par ici ! - Crée ton compte sur la plateforme OpenAI
Pour cela, c’est par ici ! Attention, ce n’est pas parce que tu as déjà un compte ChatGPT que tu as un compte OpenAI. Les deux sont très différents.
→ ChatGPT est un chatbot auquel tu peux souscrire à un abonnement mensuel de 20$,
→ Alors que la plateforme OpenAI permet de directement faire appel aux différents modèles d’IA développés par la société OpenAI et de payer à la consommation !Lorsque tu vas créer ton compte, OpenAI offre très souvent 5$ de crédit, valables pendant 3 mois, ce qui va te permettre de tester la solution. - Crée un scénario
En haut à droite de l’écran, clique sur le bouton “+ Create a new scenario”
- Télécharge mon scénario pré-construit
- Importe-le dans Make ⤵️
- Paramètre ton scénario !
À cette étape, tout est déjà préconstruit. Il te suffit de cliquer sur chacun des modules un par un successivement pour t’assurer de bien connecter ton compte Notion et ton compte OpenAI et ainsi finaliser la mise en place du scénario.
👉🏻 Commence par créer ta connexion Notion en te laissant guider par le tutoriel de Make
Add a connection > Public connection > Save > Sélectionner votre espace Notion > Sélectionner les pages auxquelles vous donnez accès à Make > Donner l’accès.
👉🏻 Puis tu vas pouvoir créer ta connexion OpenAI
Cette fois-ci la manipulation est un peu différente ! Il faut cliquer sur « Add a connection », puis Make va te demander deux informations qui sont disponibles directement sur la plateforme OpenAI.
1. API Key
Dashboard > API Keys > Nomme la clé Make > Create secret key > Copy
2. Organization ID
Your Profile > General > Organization ID
👉🏻 Définir la table Notion de planning éditorial
Une fois les deux connexions créées, la dernière étape consiste à définir la table de planning éditorial Notion dans le premier module.
Pour cela, tu peux simplement cliquer sur Search puis Query, sans même rien renseigner et ainsi Make va t’afficher la liste de toutes les tables de ton espace Notion.
Si tu as un espace Notion bien fourni, je te recommande lors de l’étape Query de fournir le nom de la table Notion afin de la rechercher par mot-clé !
Une fois sélectionnée, tu vas pouvoir tester ton premier scénario ! 🎉
7. Teste ton scénario !
Maintenant que tout est bien paramétré, tu peux cliquer sur “Run Once” et observer le résultat de ton scénario !
Si tout s’est bien passé, tu dois observer sur Make le scénario sous cette forme :
Et sur Notion le post généré par IA a été intégré directement dans la page, à la suite d’un contenu potentiellement existant !
☝🏻 Si ton scénario affiche des points d’exclamations en rouge, alors cela signifie que certains modules ne sont pas bien paramétrés. Dans la grande majorité des cas, cela provient des connexions. Je t’invite donc dans ce cas à la supprimer et à la recréer en suivant les étapes précédentes !
IA et automatisation no-code : ce qu’il faut retenir
Je voudrais terminer cet article en te résumant les choses importantes à retenir de cette lecture.
〰️ Même si sur les réseaux sociaux, nombreux sont ceux qui font le raccourci entre IA et productivité, utiliser ChatGPT n’est pas un gain de productivité en soi !
C’est la façon dont tu vas l’utiliser qui peut te permettre de gagner du temps… Ou bien de décupler ta créativité !
〰️ Afin de gagner en productivité, 80% du travail réside dans l’analyse de tes méthodes de travail et dans la mise en place de process en vue de leur automatisation.
C’est seulement une fois ce travail effectué qu’il est intéressant d’intégrer de l’IA et faire les 20% du travail restant afin de scaler ton business en freelance !
La clé pour décupler sa productivité est d’allier la puissance de l’IA à celle de l’automatisation no-code. 🦾
〰️ Pour autant, ce n’est pas parce que c’est accessible que c’est facile.
J’ai vraiment essayé de te proposer l’exemple le plus simple possible, avec le minimum d’étapes, et pourtant malgré tout j’ai bien conscience que cela nécessite une certaine gymnastique du cerveau et une certaine persévérance.
〰️ Ce n’est pas parce que c’est de l’automatisation no-code que cela signifie no-réflexion !
La seule chose dont cela t’affranchit réellement, c’est de l’apprentissage d’un langage de développement. Et crois-moi, c’est déjà un gain de temps énorme ! Pour autant, il est essentiel pour apprendre l’automatisation no-code de se former. Si les concepts de base de données, de variable, de fonction ou d’API sont des concepts qui te sont totalement étrangers, alors j’ai quelque chose à te proposer…
Tu peux poursuivre votre apprentissage à mes côtés ! 💫
Tu as apprécié cet article ? Tu as aimé créer ton premier scénario ? Tu as envie de poursuivre votre apprentissage ?
Alors tu es sans doute prêt(e) pour rejoindre mon bootcamp d’automatisation no-code. 🤗
Ce bootcamp est une expérience intensive de 4 semaines du 16 septembre 2024 au 13 octobre 2024. On se retrouve en visio chaque mardi et chaque jeudi de 18h30 à 20h30 pour pratiquer en petits groupes sur des use-cases concrets et automatiser l’assistance de ChatGPT.
Chaque promo est encadrée par deux coachs et le nombre de places est limité à 10 participants pour vous assurer un accompagnement de QUA-LI-TÉ !
Je t’invite à te rendre ici pour en savoir plus sur ce bootcamp d’automatisation no-code (lien affilié).
🥳 Grâce à J&J tu bénéficies de -20% sur ta place avec le code promo JANDJBOOTCAMP !
On se retrouve donc très vite pour pratiquer ensemble & je reste à ta dispo si tu as la moindre question 💜
Transformer ChatGPT en assistant personnel
🪄 Pourquoi utiliser ChatGPT n’est pas un gain de productivité en soi ?
Ce n’est pas l’utilisation de ChatGPT qui permet de gagner en productivité, mais la façon dont tu vas en tirer parti. Utiliser ChatGPT au quotidien peut tout autant te permettre de décupler ta créativité que ta productivité !
La clé pour gagner en productivité, c’est d’intégrer de l’IA dans un système d’automatisations existant pour te permettre de t’affranchir de toutes tes tâches reloues et répétitives !
🤓 Quelles sont les étapes clé préalables à l’automatisation ?
Avant même de penser automatisation, il faut penser organisation et process.
La mise en place d’un système d’automatisations efficace pour ton entreprise nécessite un travail préalable considérable : 80% de l’effort consiste à analyser tes méthodes de travail actuelles et à établir des processus adaptés à l’automatisation. Il est crucial d’avoir déjà testé et validé manuellement tes méthodes de travail. En effet, automatiser un processus défaillant risque de te faire perdre plus de temps qu’il ne t’en fera gagner !
🤖 Pourquoi choisir Make pour automatiser ses process ?
Make est un outil d’automatisation no-code alliant simplicité et puissance. En le choisissant, tu optes pour une solution plus puissante que Zapier et plus accessible que n8n — idéal pour ne faire aucun compromis sans pour autant devenir développeur.
En seulement un mois d’apprentissage, tu vas maîtriser l’outil et mettre en place ton système d’automatisation, tout en ayant encore de la marge pour explorer tout ce qu’il permet de faire !
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