6 mauvaises pratiques dans ta boîte mail

1. Te laisser distraire par tous les emails entrants
2. Ne pas organiser ta ou tes boîtes mail
3. Ne jamais faire le tri dans tes abonnements emails
4. Ne communiquer QUE par email
5. Ne jamais déléguer la réponse à certains emails
6. Ne pas avoir de process pour traiter tes emails

Te laisser distraire par tous les emails entrants

On commence avec un grand classique : les petites notifications d’email qui te dérangent à tout moment de la journée 🎶. Inutile de te dire que si tu as activé les notifications de bureau, tu n’as pas fini d’en entendre parler, y compris lors de tes sessions deep work.
Je te l’accorde : c’est très tentant de vérifier immédiatement chaque email entrant quand on est entrepreneur.e. Ça peut être un client avec une question urgente, un prospect qui valide un devis, une démarche administrative méga importante dont tu attends l’issue, etc. Le problème, c’est que ça te rend aussi très improductif.ve au quotidien 🤯

✖️ Consulter immédiatement chaque email te coupe dans ton élan. Et si tu étais concentré.e sur une tâche importante, il te faudra quelques minutes pour y revenir pleinement avec toutes tes capacités cérébrales. Et quelques minutes, ça n’a l’air de rien mais si tu répètes l’opération 15 fois par jour, c’est une sacrée perte de temps ⏳

✖️ Sans compter que la tentation est grande d’y répondre dans l’immédiat. Certains interlocuteurs te demanderont peut-être quelques minutes de réflexion, de faire une tâche “rapide” ou d’envoyer des documents. Et là, c’est le drame : tu passes de 30 secondes de lecture à… un temps infini pour formaliser ta réponse 🌪

✔️ Je ne peux donc que t’encourager à prévoir des créneaux entièrement dédiés à tes emails, en dehors desquels tu n’es pas disponible (sauf urgence évidente). Pour te donner un exemple, je m’accorde 3 sessions boîte mail par jour : le matin, le midi, et le soir quand toutes mes tâches sont terminées. En dehors de ces 3 blocs de temps, je n’ouvre pas mes emails sauf si je dois moi-même en envoyer un 👌

Ne pas organiser ta ou tes boîtes mail

Bien gérer tes emails, c’est aussi traiter chaque chose en son temps. Tu ne peux pas te permettre de mélanger messages de tes clients & prospects, newsletters & publicités, et chaîne envoyée par tes grands-parents. Il est toujours conseillé de séparer ses vies pro et perso pour que l’une ne déborde pas sur l’autre, et c’est valable pour ta boîte mail 🙌

✔️ Si ce n’est pas déjà fait, assure-toi d’avoir une adresse email professionnelle et une autre pour ton entourage et tes proches. Bon, c’est un peu le niveau zéro des conseils pour gérer sa boîte mail, mais c’est plus que nécessaire si tu mélanges encore le tout 😅
Et une adresse pro te rendra aussi plus professionnel.le quand tu t’adresses à de nouveaux prospects.

✔️ Si tu te retrouves avec plusieurs boîtes mail (pro et/ou perso), alors tu as tout intérêt à opter pour un outil de gestion d’emails. Ce dernier te permettra de centraliser toutes tes boîtes de réception, en plus de fonctionnalités pour t’aider à organiser tout ça. Chez moi, c’est Superhuman et Spark pour Julie. Tu peux aussi jeter un oeil du côté de Newton si tu as des appareils Android 🤖

✔️ Je te recommande aussi de te créer un système de tri de tes mails en fonction de leur destinataire ou de leur importance. Tu peux opter pour des tags ou un rangement automatique dans certains dossiers.
Par exemple : envoyer automatiquement toutes les newsletters dans un dossier dédié (💡 ou carrément avoir une adresse email dédiée pour elles), faire passer les emails clients en haut de la liste, etc.

L’objectif de tout ça, c’est de pouvoir mieux prioriser tes emails entrants et de pouvoir les traiter quand toi tu l’auras choisi. Et pour ça, rien de tel que les outils et une méthode de classement efficace !

Ne jamais faire le tri dans tes abonnements emails

Parlons des newsletters et autres publicités. Comme tu le sais sans doute déjà, elles peuvent être très nombreuses chaque jour. Et après plusieurs années d’entrepreneuriat ou d’existence de ton adresse email, tu t’es surement abonné.e à des tas de mailing list. Sans compter l’adresse mail que tu laisses quand tu réalises un achat en ligne, tu seras forcément sollicité.e régulièrement pour d’autres produits et services 🤯

✖️ Les newsletters sont un cas à part dans ta gestion de ta boîte mail. En plus d’être nombreuses si tu suis beaucoup de marques et autres entrepreneur.e.s, elles demandent du temps de lecture. Et là aussi, il vaut mieux prévoir un créneau dédié plutôt que de les éplucher au fur et à mesure 👌

✔️ N’oublie pas non plus de faire le tri dans tes abonnements d’emails marketing de temps à autre. Si tu veux garder une boîte mail dépolluée et atteindre facilement le zéro inbox, ce tri est essentiel 🙏.
C’est un peu tristoune de te conseiller ça alors que nous envoyons nous-mêmes notre newsletter backstages tous les dimanches. Mais on sait très bien que les quelques personnes qui n’ouvrent plus nos emails, ce sont celles qui ne sont plus intéressées par nos contenus ou nos produits digitaux (et qui seront sans doute supprimées lors de notre propre tri de notre mailing list).

Ne communiquer QUE par email

Lorsque l’email est ton seul moyen de communication avec tes clients & partenaires (en dehors du téléphone), alors il n’y a rien d’étonnant à ce que les courriels se multiplient comme des lapins 🐰. Si tu travailles avec des clients réguliers ou une poignée de partenaires que tu connais bien, il est peut-être plus judicieux de choisir un mode de communication plus facile et rapide.

✔️ Ça te permettra de désengorger considérablement ta ou tes boîtes email. Toi et tes clients habitués pouvez échanger par email uniquement en cas de nécessité ou pour des messages longs, des comptes-rendus, des pièces jointes, etc. Et tu garderais ainsi plus facilement le contrôle sur tout ce qui entre dans ta boîte mail, c’est-à-dire toutes tes autres prises de contact : prospects, admin’, etc. 💬

✔️ Avec tes contacts les plus réguliers, tu peux ainsi passer par un outil de messagerie plus direct. Pour te donner un exemple, Julie et moi échangeons avec Lise et les freelances qui nous accompagnent via un serveur Discord dédié. Notion nous aide aussi à centraliser tous les échanges sur des contenus, des chantiers en cours ou des produits directement sur son interface. Pour tout te dire, je peux compter sur les doigts d’une main les emails que j’ai envoyés à notre team de freelances ce mois-ci. Et pourtant, ce sont des personnes avec qui nous échangeons quotidiennement 😎

✖️ Bien sûr, cette pratique n’est pas possible si ta clientèle est nombreuse et rarement composée de personnes régulières. Ça peut être le cas si tu vends uniquement des produits (digitaux ou non) par exemple. Mais si tu es entouré.e d’une team à qui tu délègues ou sous-traites des tâches, n’hésite pas à leur proposer un serveur Discord / Slack ou un espace Notion ✌️

Ne jamais déléguer la réponse à certains emails

Quand on est seul.e aux commandes de son entreprise, on peut vite se laisser dépasser par toutes ses tâches, et la réponse aux emails en fait partie. En fonction de ton activité, tu reçois peut-être de nombreux emails pour lesquels ton cerveau n’est pas forcément indispensable. Je pense par exemple à des questions fréquentes, du “service après-vente”, du service client, de l’administratif et de la compta’, etc. C’est typiquement quelque chose que tu peux facilement déléguer à une personne extérieure, comme un.e assistant.e virtuel.le par exemple 🤓

✔️ Chez J&J, nous ne saurions clairement plus où donner de la tête si nous devions prendre en charge la totalité des sollicitations qui arrivent dans nos boîtes mail. C’est donc Lise qui prend le relais sur certaines typologies d’emails, qui répond à certaines questions des élèves de nos formations, ou qui gère certains échanges administratifs. Son aide précieuse nous permet de ne pas passer des heures à satisfaire tous ces interlocuteurs au quotidien et dans un délai de réponse correct 🙌

👉 Si tu n’as jamais délégué la réponse à tes emails à un.e partenaire, tu trouves peut-être la chose impensable. Eh oui, il faut une bonne dose de confiance car ton prestataire parlera en ton nom, et engagera donc ton image de marque. Mais crois-moi : il y a des personnes parfaitement compétentes pour ce type de missions (et tout ce que tu peux avoir besoin de déléguer en plus pour le bon fonctionnement de ton business d’ailleurs). Et puis, ça ne se fait pas du jour au lendemain, libre à toi de transmettre des process précis pour répondre aux emails à ta place, une base de données de questions/réponses fréquentes, etc. Bref, de livrer une boîte à outils pertinents pour que la transmission se passe bien entre vous 📦

Ne pas avoir de process pour traiter tes emails

Et on passe donc à mon ultime conseil pour toi et pour t’aider à mieux gérer ta boîte mail. Si tu me suis régulièrement ici ou sur Instagram, alors tu connais sans doute déjà mon amour pour les process 💛. Ils structurent toute ma vie d’entrepreneure, me facilitent un nombre incalculable de tâches et surtout me font gagner un temps fou. Alors tu sais ce que je m’apprête à te dire : la gestion de ta/tes boîtes mail a aussi droit à ses propres process 🤗 Quelques exemples à piocher en fonction de tes besoins :

✔️ Créer des templates d’emails pour répondre plus rapidement. On peut imaginer tout un tas de réponses email pré-construites et à personnaliser pour gagner du temps : des relances de factures, des envois de devis, des propositions commerciales, des propositions d’échanges de contenus, etc. La plupart des outils d’emails comprennent une fonctionnalité pour enregistrer ces templates (y compris Gmail).

✔️ Traiter intelligemment les typologies d’emails. Si tu es fatigué.e de passer du coq à l’âne lorsque tu batches tes emails, pense à les rassembler par catégories sur des blocs de temps pertinents. Par exemple : tout ce qui concerne la facturation / l’admin / la compta’ lors de ton CEO day ou de ta session facturation. C’est ce qui t’évitera une certaine gymnastique de cerveau, d’autant plus que certains emails peuvent attendre un jour ou deux 😄

✔️ Définir précisément les emails à déléguer et ceux à conserver chez toi. Et ça peut passer par la création d’une adresse email générique au nom de ta marque ou pour chaque personne impliquée dans ton entreprise, en plus de la tienne, ou encore par des guidelines précises sur les informations à donner, le lieu où les retrouver en cas de besoin, etc.

✔️ Programmer des rappels (ou des “snooze”) pour les emails importants auxquels tu aurais pu oublier de répondre. Eh oui, personne n’est parfait 😅

✔️ Créer des raccourcis clavier pour aller plus vite dans tes réponses (possible avec Superhuman par exemple).

J’espère que ce billet t’aura permis de détecter ce qui te rend inefficace avec tes emails actuellement. N’hésite pas à piocher des astuces et bonnes habitudes pour les tester dans ton propre environnement. Teste de nouveaux outils pour gérer tes boîtes mail, améliore tes process avec ton équipe ou envisage pourquoi pas d’en déléguer une partie. Bref, à toi de jouer ! 🎶