5 notions admin’ à transformer en fun dans ta micro-entreprise

1. Les factures, les devis et les relances automatisées
2. Faire sa déclaration de chiffre d’affaires
3. Passer à la TVA (et donc la facturer)
4. Faire un bilan du mois écoulé en freelance
5. Trier ses papiers administratifs

Les factures, les devis et les relances automatisées

Premier arrêt : la facturation en micro-entreprise. A priori, on n’est pas sur la pire tâche administrative de l’entrepreneur.e, puisqu’il s’agit quand même d’encaissements dans ta trésorerie. Et quand ton objectif financier se remplit petit à petit chaque mois, ça fait toujours plaisir 👌

Cela dit, faire ses documents comptables (factures de toutes sortes ou devis), ça peut être très compliqué quand on part de zéro. J’entends par là : devoir se créer soi-même un template de document administratif conforme sur un logiciel adapté, en étant certain.e de n’oublier aucune information légale obligatoire. Ou encore le simple fait de calculer des totaux, des remises, des acomptes, etc. Bref, la facturation est parfois le cauchemar des anti-maths ! 🙈

Si tu redoutes ce moment mensuel (ou plus régulier) de ton côté, alors laisse-moi te reparler d’un bijou. Que dis-je, le fleuron de la facturation des freelances : Freebe. Si tu as l’habitude de nous lire, tu connais sans doute déjà très bien les avantages de cet outil (qui a très vite fait partie de nos indispensables quand nous étions nous-mêmes en micro-entreprise).

🙌 En bref, faire tes factures du mois en freelance ne sera jamais aussi rapide qu’avec Freebe. En quelques clics, il reporte toutes les données de ton client, toutes les informations de ton devis initial, et toutes les infos légales à ne pas oublier. Son petit bonus ultime : son interface très agréable sur laquelle tu seras probablement très heureux.se de te rendre pour faire ta facturation ☕️

Tu peux d’ailleurs tester l’outil gratuitement pendant 2 mois pour vérifier qu’il matche avec tes besoins de freelance, en cliquant directement ici 😎 (lien affilié)

Faire sa déclaration de chiffre d’affaires

Ici, je pense sans me tromper qu’on se situe sur une étape qui peut donner des sueurs froides à pas mal de freelances 😅. La déclaration du chiffre d’affaires mensuel ou trimestriel est une démarche administrative qui demande toute ta concentration (pour ne pas te tromper d’un euro). Mais aussi et surtout une bonne organisation, car elle est soumise à un calendrier fiscal très strict.

🎶 À chaque période, c’est la même chanson :

• Te connecter avant la date d’échéance (et ça peut faire mal en cas d’oubli) ;
• Avoir tous tes encaissements du mois ou du trimestre écoulé sous les yeux, donc avoir un outil qui recense toutes tes factures encaissées sans aucun oubli ✖️ ;
• Être sûr.e de déclarer le bon montant HT, car de cette déclaration découle tes cotisations sociales et tes impôts sur le revenu.

Bref, tu connais ! Sans surprise, la meilleure solution que je peux te recommander pour gagner du temps et de la sérénité sur tes déclarations de chiffre d’affaires, c’est Freebe (tu l’as pas vu venir hein ? 😇).

Il te donne en permanence une vue d’ensemble de ta micro-entreprise sur la période en cours et écoulée. C’est-à-dire : le montant encaissé (HT ou TTC si tu as la TVA), le montant à déclarer, le montant des cotisations sociales à anticiper, etc. Bref, tu as très peu de chances de te tromper en te basant sur les informations données par Freebe. D’autant plus qu’il t’envoie toujours un petit mail pour te rappeler de faire ta déclaration si ce n’est pas déjà fait 💡

⚡️ Sache qu’une fonctionnalité fera son grand retour sur Freebe cette année : tu pourras directement y faire ta déclaration de CA sans même passer par le site de l’URSSAF (qui sera un partenaire officiel). En clair, on donnerait tout pour que ce soit aussi simple en société 😂

Passer à la TVA (et donc la facturer)

💪 Alors là, on s’attaque clairement à un gros morceau de la micro-entreprise. Si tu ne le sais pas encore, tu es exonéré.e de TVA en tant qu’auto-entrepreneur.e en-dessous d’un certain seuil de chiffre d’affaires. Il s’élève à 34 400€ (ou majoré 36 500€) en prestations de services, et à 85 800€ (ou majoré à 94 300€) pour les commerçants. On parle bien sûr en chiffre d’affaires encaissé HT. Au-delà de ces plafonds, tu deviens donc assujetti.e à la TVA comme on dit. Et tu dois donc modifier le régime fiscal de ta micro-entreprise, ainsi que facturer TTC à tes clients.

Bref, c’est un gros changement dans ta comptabilité habituelle. Et pour être passée par là, ce n’est pas franchement l’étape la plus facile à mettre en place. L’Administration n’est pas toujours très au courant des règles appliquées à la micro-entreprise. Mais heureusement, ça peut aussi très bien se passer pour toi avec suffisamment d’informations de source sûre, et de l’anticipation 🤓

Pour faciliter ce processus administratif de ton côté, je te donne de suite un guide spécial TVA en micro-entreprise que tu peux conserver au chaud pour le moment venu ! Ce guide te donnera toutes les bases pour bien comprendre le régime de la TVA, mais aussi toutes les étapes pour te mettre à la facturer ou la déclarer. Tu n’as plus qu’à suivre le guide sans te prendre la tête. Crois-moi, ça va te retirer une sacrée épine du pied 😌

💡 J’en profite pour te dire qu’une fois assujetti.e à la TVA, tu peux passer ta facturation sur un outil comme Freebe pour te faciliter la vie. Il calculera automatiquement le montant de TVA à ajouter, en plus de te donner un récap’ en temps réel de la TVA récoltée ou déductible.

Faire un bilan du mois écoulé en freelance

Si on te dit souvent que faire régulièrement le point sur tes projets et objectifs est primordial pour avancer en freelance, on sait aussi que ce n’est pas toujours évident. Quelles informations surveiller ? Dans quel ordre ? À quel moment s’y prendre ? Combien de temps faut-il y consacrer ? Que faire de ses analyses ? Quelles suites donner à son bilan mensuel ? Bref, ça peut être un exercice difficile sans process particulier 🤯

Doooooooonc, je te propose de mettre en place ta propre méthode pour faire le point sur ton entreprise. L’objectif est de ne pas avoir à y réfléchir 100 ans : tu sais quand t’y mettre, pour combien de temps et ce que tu vas chercher à analyser.

• Commence par réfléchir aux tâches que tu fais systématiquement en début ou fin de mois et fais-en une liste. Ça peut être : ta facturation ou ta déclaration de CA, mais aussi ton planning éditorial, le point sur tes KPI, ta progression sur tes projets, le statut actuel de tes prospects et clients, etc.
• Rassemble un maximum de ces tâches sur un créneau suffisamment long et entièrement dédié à ton activité. Ça peut être une journée entière, ou plusieurs demi-journées si c’est plus pertinent pour toi. L’essentiel est de le programmer à l’avance dans ton agenda 🗓
• Crée-toi un template de bilan mensuel sur un outil comme Notion. Il pourra contenir la to-do list de ton point mensuel à cocher au fur et à mesure, ainsi que des liens vers tes pages Notion concernées (clients, projets, trésorerie & factures, etc.) pour gagner du temps. Au moment de t’y mettre, tu n’auras plus qu’à créer une nouvelle entrée et suivre automatiquement le fil de ton process 🎈
• Tu peux également joindre à ce template ta to-do list Notion si tu organises toute ton entreprise sur cet outil. De cette manière, si tu prends des décisions à l’issue de ton bilan du mois, il ne te reste plus qu’à les glisser dans ta liste de tâches pour y travailler plus tard 💡

Trier ses papiers administratifs

Bon, je veux bien te l’accorder : si l’administratif en format digital n’est pas le plus fun au monde, l’administratif en format papier est sans doute la pire contrainte des français tant il y en a (exagération bonjouuuur 😅). On s’en passerait bien, sauf que… archiver et conserver certains de ses papiers administratifs est obligatoire dans notre beau pays. C’est par exemple le cas des factures clients, et même si elles peuvent être conservées en format digital, on n’est jamais trop prudents. Et c’est sans compter le nombre infini de documents importants à conserver en micro-entreprise ou en société : assurances, mutuelles, banque, URSSAF, impôts & TVA, etc. 📦

Si tu repousses constamment à demain le classement de tes papiers, ceci devrait t’intéresser. Si tu me suis déjà depuis un moment ici ou sur Instagram, tu sais que je suis capable de me motiver pour toute tâche ingrate tant que c’est dans un cadre esthétique (à mon sens). Naturellement, j’apprécie donc avoir un espace de travail épuré, minimaliste et qui me plaît.

Par conséquent, plutôt que d’accumuler des papiers dans un tiroir (et ça, ça ne donne pas du tout envie d’y jeter un oeil on est bien d’accord 🚫), je préfère stuffer mon bureau de jolies boîtes ou classeurs pour les ranger au fur et à mesure. Le sentiment d’accomplissement est présent quand tout est à sa place, et que ça ne pollue pas mon champ visuel (oui, c’est une astuce toute simple, mais on fait comme on peut pour pimper son admin’ 😂).

➡️ Par exemple : ce classeur mignon de chez l’incontournable Mr. Wonderful, ou ces boîtes de rangement. Ou carrément ces coffres pastel qui décorent une pièce à eux seuls, ou ce meuble classeur. Qui n’a pas envie de se servir de tout ça franchement ? 💛

J’espère que tous ces petits tips t’aideront à transformer toutes tes tâches administratives parfois pénibles en trucs fun qui ne te donnent pas l’impression de perdre ton temps ! Puisqu’on est tous et toutes obligé.e.s d’y passer en tant qu’entrepreneur.es, autant en faire des moments agréables ☕️