Déléguer dans son entreprise : comment ça fonctionne chez J&J ?
Julie Fabre Aaaah voilà un sujet qui a pris pas mal de place chez J&J ces derniers mois, mais qui n’a pas été une mince affaire 😅. Depuis la création de notre SAS, Julia & moi avons du nous rendre assez vite à l’évidence : nous ne pouvons pas être partout !
🌪 Déjà, notre temps et notre cerveau ne sont pas des éléments extensibles, donc à un moment donné ça coince, nous ne pouvons pas tout gérer. Mais nous avons aussi compris qu’il nous fallait nous décharger de certaines choses non cruciales pour pouvoir nous concentrer sur nos objectifs principaux et être pleinement disponibles pour la réalisation de nos projets, à la fois d’un point de vue planning mais aussi d’un point de vue cérébral et créatif. Ce fut valable aussi pour certaines missions pour lesquelles nous ne disposions pas des compétences requises.
🙌 Bref, l’évidence était donc sous nos yeux : il faut déléguer ! Mais crois-moi, ni Julia ni moi ne nous sentions parfaitement prêtes pour ça… Notre niveau d’exigence, notre difficulté à confier des parties de notre business et à lâcher prise sont autant de freins que nous avons du lever pour sauter le pas.
Alors, comme la question revient très souvent, je te partage aujourd’hui notre vision et les étapes selon nous indispensables pour déléguer sereinement dans ton entreprise.
Un état d’esprit disposé à déléguer
🧠 Avant de rentrer dans les détails pratiques et techniques des choses, parlons mindset car c’est la première clé.
Pour déléguer dans de bonnes conditions, il faut être prêt mentalement à le faire. Si on n’y croit pas, si on n’est pas sûr que c’est une nécessité, ça ne marchera pas ou mal. Avec Julia, ça nous a pris un peu de temps et lorsqu’on a commencé nos recherches, on avançait un peu à l’aveugle.
Déléguer, ça veut dire « confier ». Et qui dit confier dit confiance (oui je sais, je suis perspicace 🤩)… c’est là que les choses peuvent se corser car accepter de faire confiance n’est pas inné chez tout le monde, c’est notre cas. Mais ça se travaille ! 😀
Déléguer, ça veut aussi dire manager et il faut en être conscient dès le départ pour en assumer la responsabilité et ce que cela implique concrètement en termes de positionnement et de relation.
⛔️ Bien souvent, comme ça a pu être le cas pour nous, on se met des barrières psychologiques qui deviennent des freins pour déléguer dans de bonnes conditions, du genre :
« Ça va me prendre + de temps d’expliquer que de le faire moi-même »
« Ça ne sera pas bien fait » (mais si on est honnête c’est plutôt « Ça ne sera pas fait exactement à ma façon »)
« Mes clients, mes prospects, mon audience s’attendent à ce que ce soit moi qui réalise ces choses donc ça va être mal perçu »
…etc.
👉 Ces réflexions assez naturelles sont pourtant de fausses excuses qu’il faut lever car elles risquent clairement de venir gâcher le déroulé et la réussite de cette délégation.
OUI, tout ne sera pas parfait tout de suite.
OUI, tu vas perdre un peu de temps au départ (on y reviendra dans la suite de cet article).
OUI, il est possible que tu sois déçu ou frustré.
Mais NON tu ne peux pas sauter le pas et déléguer sans accepter ça 🙏
Trouver les bonnes personnes
Ici tout va dépendre de la mission concernée et du besoin auquel elle répond. Mais que l’on décide de déléguer pour gagner du temps, pour arrêter de réaliser certaines tâches qui ne nous plaisent pas ou plus, ou encore parce qu’on ne dispose pas des compétences suffisantes pour le faire soi-même, trouver LA bonne personne n’est pas évident ! ⚡️
Tu peux choisir de faire appel à un spécialiste du recrutement (coucou Les Nouvelles Recrues) ou bien sourcer toi-même, à toi de voir selon tes besoins et tes ressources (temps, budget, réseau…)
💬 Dans tous les cas, il est indispensable de prendre le temps de réellement échanger avec les ou les « candidats » : faire connaissance, découvrir leur personnalité, leur parcours, leurs compétences, leurs expériences, leurs points forts et leurs points faibles… etc.
Ne pas hésiter à poser des questions qui ont du sens pour toi et qui vont te permettre de valider que le feeling est bon ou pas. ❤️ Le feeling et ce que nous indique notre instinct sont très importants, presqu’aussi voire + importants qu’un CV !
☝️ Je te conseille aussi de prêter attention à l’intérêt et à l’enthousiasme que portent les candidats à la mission que tu leur proposes, ce sont des vrais indicateurs car ils vont + ou – conditionner leur investissement et leur implication par la suite.
Bien entendu, ne pas hésiter à consulter les références, les témoignages clients, les réseaux sociaux et tout ce à quoi tu pourras te permettre d’en savoir davantage sur ces personnes. (On s’comprend hein, inutile d’engager un détective privé non plus ! 🙃)
Bien préparer le terrain
Étape cruciale, que tu peux d’ailleurs choisir de réaliser avant de commencer à chercher les profils qui pourront prendre en charge la ou les missions que tu souhaites déléguer.
💫 C’est dans cette préparation que vont se jouer les conditions et chances de réussite de ton projet de délégation, et ça relève clairement de ta responsabilité.
📜 Il faut commencer par lister en détail, avec minutie et précision, toutes les tâches que tu souhaites déléguer ou ce que comprend exactement, step by step, la réalisation de la mission que tu vas confier. Tu peux commencer par les choses les + évidentes ou par une liste générique et large, pour ensuite venir découper et détailler chacun des points. Si c’est possible, ne pas hésiter à estimer un temps à passer sur chaque.
🔗 Tu vas ensuite devoir préparer les briefs et les process correspondants pour que la personne puisse suivre des consignes précises et sache exactement ce que tu attends et comment faire. Transmets tout ça sans oublier toutes les ressources nécessaires dont elle aura besoin. Selon la typologie de la mission, cela peut même impliquer un temps de formation avant le démarrage.
🎯 Il est également important d’impliquer la personne en lui expliquant clairement les objectifs, les enjeux et la stratégie qui va derrière telle ou telle mission pour qu’elle puisse avoir un horizon limpide à regarder et que son travail soit drivé par les bonnes intentions et ambitions.
Mettez-vous ensuite d’accord sur les aspects logistiques, techniques et pratiques des choses : transmission, périmètres, échanges, deadlines…etc. Plus vous serez précis et cadrés dans les moyens et les processus, plus la collaboration sera fluide et efficace.
C’est un fait, mais cela n’empêche évidemment pas d’ajuster les choses en temps réel car vous allez affiner tout ça ensemble avec le temps.
Cette étape de « préparation de terrain » implique d’y consacrer pas mal de temps au départ et c’est normal, il faut l’accepter : le set-up prend du temps, mais c’est logiquement pour en gagner ensuite ! 🥳
Vous pourrez également, avant de démarrer la collaboration, établir et signer un contrat pour encadrer cette mission. Périmètre de la prestation, conditions générales, engagements, confidentialité, durée, modalités de paiement, conditions de résiliation… sont autant de paramètres que vous pouvez fixer et ratifier ensemble en amont.
Supervision et suivi
Lorsque tu estimes avoir transmis toutes les cartes nécessaires, il est temps de laisser la personne prendre ses marques, mettre les mains dans le cambouis et attaquer son travail de manière effective.
Je t’invite à lui laisser un maximum d’autonomie pour qu’elle puisse révéler son expertise dans les meilleures conditions, tout en s’appropriant tout ce que tu lui as transmis.
🤓 Tu devras alors rester disponible, à l’écoute et réactif, autant pour répondre à ses questions et besoins éventuels que pour recevoir ses suggestions et propositions.
C’est aussi ça l’avantage à ne pas occulter dans cette délégation : tu vas bénéficier d’un regard extérieur, objectif et pertinent sur ton entreprise, tes process, tes actions…etc. Ces retours et remarques pourront être précieux et parfois même révélateurs !
Dans cette collaboration, la communication sera évidemment indispensable (mais ça c’est vrai pour à peu près tout selon moi ahah) et il conviendra de la soigner ☀️
Tu devras également contrôler et suivre le travail réalisé, il faut le prévoir dans ton planning. Attention à ne pas être trop envahissant et à rester bienveillant.
Ne pas être trop exigeant non plus au départ en visant la perfection (qui n’existe pas, on le rappelle), il faudra un peu de temps pour que les choses se mettent en place et que la confiance s’installe.
Selon le type de collaboration et de mission, il sera également très important de prévoir des points / bilans / débriefs réguliers entre vous.
🤝 Lors de ces points, tu pourras donner ton ressenti, émettre des critiques constructives, faire part de ce qui fonctionne très bien et ce dont tu es satisfait (les félicitations et retours positifs sont très importants !) ainsi que ce qui ne convient pas. Invite bien entendu à ton collaborateur à en faire de même.
Assure-toi également de son bien-être et du plaisir qu’il prend dans la réalisation de sa mission.
Ces points vous permettront ainsi de reproduire/prolonger ce qui est OK, d’ajuster/adapter ce qui doit l’être, voire d’élargir le champ d’actions, donner de nouvelles responsabilités…etc.
Il est également possible que la collaboration ne fonctionne pas pour X raisons de n’importe quel ordre. Ça nous est arrivé, et ce n’est pas un échec en soi, c’est la vie en fait (et c’est valable pour tout type de relations entre des humains) 🤷🏻♀️
Dans ce cas, inutile de s’embourber, personne n’a rien à gagner dans une situation qui ne convient pas et il y a de grandes chances que ça empire. ✋ Donc on en parle, on explique les raisons et on met fin à la collaboration sans drama (et en respectant les modalités convenues dans le contrat s’il y en a un).
Ensuite on digère, et on reprend le process du départ pour trouver une nouvelle personne ! Sache qu’on tire toujours des enseignements et que ça ne peut qu’être utile pour la suite.
Voilà, encore une fois, tout ceci n’est pas une science exacte et universelle. Ce sont les bases qui nous semblent importantes par rapport à notre petite expérience sur le sujet. 🙂
Chez J&J, on commence à être de plus en plus à l’aise avec la démarche de déléguer et on en apprécie de plus en plus les bienfaits en tout cas.
Tu as déjà sauté le pas toi ?
Comment bien déléguer dans son entreprise ?
🤝 Pourquoi et comment déléguer des tâches de son entreprise ?
Déléguer une partie de tes tâches, ça veut dire confier et faire confiance en une personne extérieure, il faut donc s’y préparer mentalement et pouvoir le manager.
🔎 Comment se préparer à déléguer dans son entreprise ?
Pour commencer, il te faut trouver les bonnes personnes avec qui travailler, mais aussi préparer des briefs et des process bien clairs pour que la collaboration se passe bien.
👌🏻 Comment bien déléguer des tâches dans son business ?
Quand tu délègues des tâches à un prestataire, il te faut rester disponible et à l’écoute, tout en contrôlant et en suivant le travail réalisé.
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