11 astuces pour respecter tes deadlines sans stress ni pression

1. Utiliser un logiciel de gestion de projet
2. Créer un rétroplanning pour t’organiser
3. Définir une deadline en prenant de la marge
4. Découper chaque projet en différentes actions
5. Évaluer le temps que tu prends pour réaliser chaque tâche
6. Prioriser tes tâches grâce à la matrice d’Eisenhower
7. Réserver des blocs de temps pour te concentrer à fond et avancer rapidement
8. Limiter les sources de distraction au travail
9. Accepter des projets qui t’inspirent et qui te motivent
10. Déléguer certaines tâches inhérentes à la gestion de ton entreprise
11. Déconnecter régulièrement et recharger ta barre d’énergie

1. Utiliser un logiciel de gestion de projet

On commence avec LE meilleur allié pour tenir ses deadlines : un logiciel de gestion de projet. Il s’agit d’un outil numérique dans lequel tu vas pouvoir entrer une grande quantité de données visualisables à tout moment par l’ensemble des membres d’une équipe de travail.

🎯 Le but : tout centraliser pour assurer la planification, l’organisation, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation du projet.

⚡ Chez J&J, on utilise Notion pour gérer un projet de A à Z. Selon nous (et les innombrables adeptes de cet outil 😇), c’est la solution ultime pour gagner en clarté, en rapidité et en efficacité, quel que soit le type de projet à assurer.

➖ Si tu travailles à plusieurs, chaque collaborateur ou collaboratrice aura une to-do list précise avec ses propres deadlines. Ça évite tout malentendu et ça limite ainsi le risque de retard !

➖ Si tu es solopreneur.e, ce sera à toi de tout faire, mais tu auras aussi la possibilité de partager cet espace en ligne avec ton ou ta client.e si ça s’avère pertinent. C’est une façon de communiquer de manière transparente sur ton avancée, ce que tu as déjà accompli, et ce qu’il reste à faire avant d’honorer tes délais. 🙂

Autre avantage non négligeable : une fois le projet terminé, tu pourras conserver tout l’historique dans des archives, afin de garder une trace de toutes tes réalisations. Fini les feuilles qui volent et les dossiers qu’on passe 2 h à chercher, accroupi.e à côté d’une tonne de classeurs en vrac. 🥲

2. Créer un rétroplanning pour t’organiser

Que tu utilises ou non un outil de gestion de projet, je te recommande fortement de choisir ta deadline après avoir créé un rétroplanning complet.

➡️ Un rétroplanning est un calendrier prévisionnel que tu construis en partant d’une date limite pour le projet (généralement fixée par le ou la client.e en fonction de ses besoins). On prend donc le contrepied d’un calendrier classique où tu vas raisonner à partir de la date de début de l’évènement : tes prochaines disponibilités par exemple.

Le rétroplanning est extrêmement pratique puisqu’il permet de :

• Vérifier que tu as bien assez de temps devant toi pour respecter les délais imposés.
• Dérouler toute l’organisation avec un échéancier, pour vider ton cerveau et limiter le stress face à un « flou artistique » qui serait très inconfortable à gérer.
• Formaliser des étapes et des sous-étapes d’avancement (avec des temps d’échange pour faire un point et résoudre d’éventuelles difficultés qui pourraient retarder le projet).

💡 Il existe une vue chronologique sur Notion pour visualiser ton projet sous forme de rétroplanning. Cette fonctionnalité s’inspire du diagramme de Gantt, mais en plus efficace et en plus flexible !

3. Définir une deadline en prenant de la marge

Autre principe clé pour éviter d’être en retard vis-à-vis de tes deadlines : prévoir une marge de manœuvre pour faire face aux imprévus. Malheureusement, ces contraintes temporelles sont inévitables dans la vie d’un freelance, et il faut apprendre à composer avec. 😓

Quelques exemples d’obstacles qui peuvent retarder un projet :

• un gros coup de fatigue qui te ralentit ;
• un souci de santé (toi, ton enfant ou un membre de ton entourage) ;
• un accident qui t’empêche momentanément de travailler ;
• un bug technique ou une panne si tu utilises des outils informatiques ;
• une casse de matériel qui t’empêche de travailler ;
• un problème de transport si tu dois te déplacer ;
• un feedback et un temps de validation très longs côté client ;
• des demandes de modifications plus nombreuses que prévu.

👉🏻 Anticiper ce genre d’aléas est salvateur : ça t’évitera des sueurs froides et des crises d’angoisse à l’approche d’une date limite mal fixée. Car, bien souvent, un retard en entraîne un autre, et les projets se chevauchent quand ton planning est mal organisé.

4. Découper chaque projet en différentes actions

L’erreur à éviter, c’est de se fixer une seule échéance pour la livraison ou la mise en ligne d’un projet. Dans la plupart des cas, cela te paraîtra loin (à part s’il s’agit d’une mission en urgence).

Il vaut mieux définir des actions intermédiaires avec, à chaque fois, un délai de réalisation à respecter : c’est à la fois plus pratique, plus facile à gérer, et mille fois plus motivant. C’est aussi hyper gratifiant, car tu es à la fois fier.e et heureux.se de cocher une petite case dans ta checklist. Tu peux même prévoir une petite récompense à chaque fois pour te remotiver. 😎

👉🏻 Prenons l’exemple d’un projet de rédaction d’un livre blanc (un e-book édité par une entreprise).

Tu vas pouvoir découper ce projet en micro-tâches successives :

➖ Trouver une problématique en lien avec le domaine d’expertise de l’entreprise.
➖ Définir une ligne éditoriale et une charte graphique.
➖ Rédiger le briefing avec tous les éléments à respecter.
➖ Rechercher puis prélever l’information en ligne et dans les documents internes à la structure.
➖ Prévoir un délai à mi-projet pour que le ou la client.e valide le plan du livre et les idées principales.
➖ Rédiger le texte.
➖ Relire à froid plusieurs fois et corriger les erreurs.
➖ Chercher des visuels pour les illustrations.
➖ Mettre en page l’e-book sur un logiciel dédié.
➖ Etc.

Il va sans dire que si c’est la première fois que tu effectues une telle mission, il faudra prendre beaucoup plus de temps en amont du projet pour bien lister toutes les tâches intermédiaires et leur attribuer une deadline réaliste. 🙏🏻

5. Évaluer le temps que tu prends pour réaliser chaque tâche

Autre astuce pour bien optimiser la gestion de tes délais : mesurer ta productivité pour savoir combien de temps tu passes sur chaque type de tâche à effectuer dans ton planning prévisionnel.

⏱️ Pour ce faire, tu peux utiliser un outil de time tracking comme Clockify ou Toggl. Il te suffit d’activer le tracker à chaque session de travail : tu enclenches le chronomètre au début, puis tu l’arrêtes quand tu as terminé.

Ensuite, tu as la possibilité de consulter tes données et de les analyser pour connaître la durée à allouer à une tâche précise.

👉🏻 L’intérêt de traquer ton temps, c’est surtout de t’aider à fixer des délais réalistes. Pas de panique si tu sous-estimes ton temps de travail : tu vas affiner tout ça au fur et à mesure avec ta pratique et ton expérience. D’où l’utilité de prévoir une marge et de considérer cette évaluation comme une simple estimation.

6. Prioriser tes tâches grâce à la matrice d’Eisenhower

Si tu veux réussir à tenir tes deadlines, il est indispensable de prioriser tes tâches, notamment si tu travailles sur plusieurs projets simultanés. Ainsi, tu pourras identifier les actions qui nécessitent une attention immédiate en période de rush. 🥵

⚙️ Il y a un outil très connu (et très simple d’utilisation) pour assurer cette fonction : la célèbre matrice d’Eisenhower.

Cette matrice est constituée de 4 quadrants :

1. Les tâches importantes ET urgentes (quand la date butoir approche à grands pas).
2. Les tâches importantes, mais qui ne sont pas urgentes.
3. Les tâches qui ne sont pas importantes, mais qui sont urgentes.
4. Les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. ✌🏻

📅 En tête de liste sur ton planning, tu vas donc traiter toutes les tâches qui sont à la fois importantes et urgentes dans un court délai. Les tâches importantes, mais non urgentes seront, pour leur part, à programmer dans un avenir proche.

Et en ce qui concerne le 3e cadrant, ce sont les types de tâches que tu peux déléguer si tu en as le budget : répondre à tes mails et à tes messages privés par exemple. J’en parle un peu plus bas dans cet article. 😉

Cette matrice peut être un bon outil pratique pour (ré)organiser ta to do list quand tu commences à te sentir sous l’eau. En revanche, si tu veux instaurer une véritable organisation en tenant compte de tes objectifs et priorités à long terme, je t’invite à découvrir notre programme en ligne Objectif Lune. Il est conçu pour t’aider à construire ta propre roadmap étape par étape, et c’est un vrai game changer pour la gestion de ton planning ! 🔥

7. Réserver des blocs de temps pour te concentrer à fond et avancer rapidement

Une fois que tu as identifié tes tâches prioritaires, tu es en mesure de planifier ta semaine (voire ton mois, en fonction de ton organisation).

💡 Au lieu d’écrire une liste de choses à faire dans ton agenda papier ou sur ton dashboard Notion pour chaque semaine, je te conseille de définir des blocs de temps précis jour par jour.

J’applique cette méthode d’optimisation et de gain de temps depuis plusieurs années déjà. En un seul coup d’œil, ça te permet de visualiser ta semaine/ton mois, pour savoir précisément ce que tu dois faire.

☝🏻 Encore une fois, le but n’est pas de créer un emploi du temps de rêve, mais plutôt un planning réaliste, qui tient compte du temps à consacrer à chaque tâche + la marge nécessaire (sous forme de « trous » entre deux blocs ou carrément d’une demi-journée entière).

Tu pourras placer des sessions de deep work sur ces blocs de temps : c’est-à-dire des plages horaires où tu es 100 % focus sur le travail à réaliser pour tenir tes délais. Le mieux étant de programmer ces moments en fonction de la période où tu es au max’ de ta productivité (à l’aube, en fin de matinée, l’après-midi ou le soir quand il n’y a aucun bruit). 💪🏻

8. Limiter les sources de distraction au travail

Dans un contexte où notre capacité d’attention et de concentration est mise à rude épreuve, il est essentiel de mettre en œuvre des techniques éprouvées par d’autres freelances pour éviter de te dissiper. 😌

Oui, on connaît toutes et tous ce moment d’égarement en pleine session de travail, quand on reçoit une notification sonore ou que l’on saisit son téléphone par automatisme pour scroller sur Instagram. 👀

La dispersion est l’ennemi n° 1 de la productivité. Le pire dans tout ça, c’est que généralement le temps file beaucoup plus vite quand tu t’amuses que quand tu travailles, si bien que tu te retrouves dans une faille spatio-temporelle qui ruine tout ton programme initial. 🤪

👉🏻 Teste nos techniques pour réussir à être focus et injecte un maximum d’autodiscipline dans ton quotidien d’entrepreneur.e. C’est en fixant certaines limites et en adoptant de bonnes habitudes de travail que tu arriveras à résister aux distractions. 🙂

9. Accepter des projets qui t’inspirent et qui te motivent

Si tu dois bosser sur un projet qui ne t’intéresse pas, forcément, tu vas y aller à reculons. Et c’est un peu ce qu’il se passe au début pour les freelances… On accepte pratiquement toutes les propositions, et on a beaucoup de mal à dire non. 🛑

Non seulement parce qu’il faut bien cumuler les expériences pour se faire la main et acquérir une véritable expertise (du moins, c’est ce que tu te dis 🤫), mais aussi à cause de certaines peurs. La peur de manquer de projets, de rater des opportunités, et de ne pas réussir à atteindre ton objectif de chiffre d’affaires.

Résultat : tu ressens de la démotivation au travail, tu procrastines sans cesse et tu bosses au ralenti. Dans cette configuration, comment veux-tu réussir à respecter tes deadlines sans souffrir le martyre ? 😟

Autre problématique du même genre : accepter un tarif trop bas, ce qui te pousse à alourdir ta charge de travail en multipliant les collaborations, donc les deadlines à tenir.

☝🏻 C’est dans ton intérêt de refuser les projets qui ne t’inspirent pas ou des missions mal rémunérées. De cette façon, tu laisses la place dans ton emploi du temps pour d’autres missions plus motivantes et gratifiantes, que tu réaliseras avec entrain et surtout bien plus rapidement qu’en traînant des pieds !

⚡ Si tu veux travailler sur ta peur du manque et faire de meilleurs choix pour ton business, Julie t’a concocté tout un programme pour booster ton mindset et insuffler du bien-être dans ta vie d’entrepreneur.e. Ça t’aidera à éviter ce cercle infernal où tu n’arrives jamais à honorer tes délais par manque de motivation et de sens.

10. Déléguer certaines tâches inhérentes à la gestion de ton entreprise

Vouloir être au four et au moulin, c’est le meilleur moyen de te planter sur tes deadlines. ❌

Tu n’es pas seulement responsable de la bonne gestion du projet, mais aussi de toooouuutes les autres missions qui t’incombent en parallèle en tant que chef.fe d’entreprise :

• ta facturation et ta comptabilité ;
• ta gestion administrative ;
• ta veille informationnelle pour rester à jour dans ton domaine d’activité ;
• la prospection pour trouver de nouveaux clients ;
• la création, la maintenance et la mise à jour de ton site web d’entreprise ;
• ta stratégie de communication sur les réseaux sociaux pour te faire connaître et fidéliser ton audience ;
• ta création de contenus (posts sur Instragam, vidéos sur TikTok, articles de blog, newsletters, freebies, etc.) ;
• le montage de tes vidéos ou de tes épisodes de podcasts.

Cette liste est non exhaustive, mais je m’arrête là pour ne pas t’effrayer. 😂

👉🏻 Je t’invite à réfléchir au fait de déléguer certains aspects de ton business, si cela peut te permettre de gagner du temps pour tes projets clients. Au lieu de passer 3 demi-journées à t’arracher les cheveux chaque mois sur une tâche que tu ne maîtrises pas, pourquoi ne pas la confier à un.e professionnel.le qui le fera en quelques heures ?

💰 Pour savoir si c’est rentable, fais le calcul en comparant la somme que tu vas devoir débourser avec ce que tu peux gagner (une fois les charges déduites) si tu alloues ce temps disponible à un projet client. Si tu y gagnes dans l’histoire, c’est un investissement, pas une dépense !

11. Déconnecter régulièrement et recharger ta barre d’énergie

On peut dire ce que l’on veut, mais être efficace au travail demande d’être pleinement disponible dans sa tête et dans son esprit. 🙏🏻

Si tu te sens mal, pas à ta place, hésitant.e, fatigué.e, voire épuisé.e, il est évident que tu auras beaucoup de mal à honorer tes deadlines. Tu auras beau appliquer tous les conseils précédents et t’organiser au mieux, ce sera une véritable épreuve de te concentrer et de donner le meilleur de toi-même pour chaque projet, même en restant raisonnables sur les échéances à tenir. 😔

Je tenais donc à évoquer cette question de la santé mentale, parce qu’elle touche à ce que l’on a de plus précieux en tant qu’entrepreneur.e : notre principale ressource, c’est notre cerveau, et ce même si l’on exerce un métier manuel. On a besoin d’idées et de créativité pour faire un travail de qualité. Autrement, on a l’impression d’avoir un abricot sec à la place du cerveau.

👉🏻 Pour respecter tes délais en toute sérénité, je t’invite à prévoir des pauses régulières dans ton planning de travail, des moments satisfaisants qui te reboostent et décuplent ta productivité. Ces temps de déconnexion seront hyper bénéfiques pour ton mental et te préserveront du surmenage. 🤗

Et voilà, on arrive au bout de cette liste ! J’espère que ces 11 astuces t’aideront à tenir tes deadlines sans stresser ni t’épuiser. Cela demande une excellente organisation, une communication transparente pour définir des délais réalistes, mais aussi une vraie prise de recul vis-à-vis de l’opérationnel. Bref, une vision d’entrepreneur.e claire, avec des objectifs précis et une ligne directrice pour bien choisir tes projets, les planifier efficacement et honorer tes engagements sans vivre sous pression H24. 😊